Электронные координаты архивов

В настоящее время российская архивная отрасль демонстрирует ошеломляющие темпы информатизации. Одним из сильнейших «стимулов» для перехода архивов на прогрессивные технологии является необходимость оказывать государственные и муниципальные услуги в электронном виде.

В отечественных государственных и муниципальных архивах хранится огромный объём сведений, постоянно востребованных гражданами и организациями. В архивные учреждения обращаются с запросами о подтверждении трудового стажа, образования, записей актов гражданского состояния, о репрессиях и реабилитации, за генеалогической информацией и так далее. Закон требует от архивов обеспечения доступа к документам с помощью справочно-поисковых средств, а также содействия в получении подлинников и копий документов, в т.ч. электронных, путём дистанционного обращения к архивным фондам.

Объединённый государственный архив Челябинской области (ОГАЧО) — крупнейшее учреждение архивной службы региона, в котором хранится более 2 млн дел. Сегодня одной из ключевых задач учреждения является предоставление в кратчайшие сроки необходимой архивной информации для перехода органов власти Челябинской области на оказание государственных услуг в электронном виде. Архив должен обеспечивать возможность подавать обращения в учреждение удалённо, контролировать ход и результаты их исполнения для обработки социально-правовых запросов УПФР, организаций и граждан; удалённую работу с документами из состава фонда пользования на электронных носителях для зарегистрированных пользователей читального зала.

Ещё в 2008 году в ОГАЧО была создана техническая основа Единой информационно-поисковой системы архивов Челябинской области, внедрена система автоматизации "ЭЛАР Архив" (АИС Архив). Был создан и загружен в систему пилотный информационный ресурс объёмом 1454 дела (327799 листов), поставлен специализированный комплекс сканирования. Так была автоматизирована деятельность читального зала и стола справок учреждения. Однако внедрённая система не поддерживала портальных решений по обработке зап­росов пользователей и предоставлению дос­тупа к НСА и фондам в электронном виде. Поэтому было решено провести обновление АИС АРХИВ с добавлением и доработкой типовых модулей и реализацией web-сервисов.

Сегодня при поступлении запроса из УПФР сотрудник ОГАЧО может автоматически выгрузить из АИС АРХИВ и отправить требуемые сведения о гражданине в согласованном с УПФР формате. В течение 2011 года был значительно увеличен объём фонда пользования в электронном виде. Выполнена индексация 875 000 листов архивных документов, содержащих исторические и социально значимые атрибуты, с размещением электронных образов в соответствующие разделы хранилища.

В настоящее время завершается создание интернет-портала архивной службы облас­ти, обновляются существующие модули сис­темы, а также подключаются дополнительные. В частности, будут обеспечены регистрация новых удалённых пользователей архива, предоставление доступа к информационно-поисковым средствам учреждения, а также к фонду пользования на электронных носителях. Пользователь архива сможет создать на портале личный кабинет, регистрировать и подавать обращения в архив, а также получать информацию о ходе и результатах исполнения своих запросов.

Архитектура системы архива Челябинской области предполагает совместимость с информационными системами государственного сектора и различных ведомств за счёт использования открытых стандартов взаимодействия.

Информационно-поисковая система архивов Челябинской области в дальнейшем будет развиваться за счёт подключения к ней муниципальных архивов. Кроме того, в ОГАЧО продолжатся работы по оцифровке исторически и социально значимых документов.

Курская область

В рамках областной целевой программы "Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015 годы" в Государственном архиве региона реализован проект по формированию центра сканирования архивной документации. В архив­ном фонде области насчитывается 2 316 280 единиц хранения, и учреждение должно решить задачи как предоставления доступа к этим документам, так и сохранения культурного и исторического наследия субъекта РФ. За рекордные два месяца в архиве осуществлено внедрение восьми комплексов планетарного сканирования ЭЛАР ПланСкан различной модификации, серверного оборудования, кластерной системы архивного хранения данных, устройства долговременного хранения, а также программного обеспечения для формирования участка сканирования и ретроконверсии описей и документов архивного фонда и создания баз данных. В конце 2011 года была проведена беспрецедентная по масштабам модернизация архива. Успешная инсталляция программно-аппаратного комплекса по созданию электронно-информационных ресурсов позволила специалистам учреждения в кратчайшие сроки организовать двусменную работу по оцифровке архивных документов.

Бийск и Нижний Тагил

Наряду с государственными, муниципальные архивы также обрабатывают растущее количество социально-правовых запросов для подтверждения прав граждан на обретение гарантий и льгот. В архивных учреждениях городов и посёлков увеличивается объём обращений к хранящимся здесь историческим, научным и краеведческим документам.

В Нижнетагильском городском историческом архиве (НТГИА) хранятся фонды местных гос­органов, научно-технической документации крупных промышленных и строительных предприятий. Для того чтобы повысить эффективность учёта фондов, архивом было решено внедрить информационно-поисковую систему "Электронные описи НТГИА" с одновременным сканированием и индексированием описей. На первом этапе проекта оцифровано 724 описи (индексирование 134 000 записей уровня заголовков дел), большую часть которых составляли ветхие документы со слабоконтрастным текстом.

Полученный электронный ресурс загружен в систему "Электронные описи НТГИА" (14 рабочих станций), синхронизированную с ПК "Архивный фонд-4". В рамках второго этапа проведена модернизация системы для хранения и поиска информации (как индексной, так и графической) до уровня заголовков документов. Затем объём информационного ресурса был расширен: оцифровано ещё 75 000 листов особо ценных и ветхих архивных документов. Специалисты корпорации ЭЛАР, проводившие сканирование на территории архива, столкнулись со старыми нерасшиваемыми делами в твёрдой обложке и переплете, угол раскрытия которых не превышал 90°. Однако при сдаче информационного ресурса успешно прошли проверку все 100% электронных копий. Внедрение информационно-поисковой системы и перевод описей и документов в электронный вид позволили повысить эффективность архивной деятельности за счёт оперативности поиска дел и документов и снизить количество обращений к ветхим бумажным оригиналам. Кроме того, создана основа для предоставления доступа исследователям к фонду пользования в электронном виде.

Для развития и поддержки социальной, инженерной и инновационной инфраструктуры города Бийска как наукограда РФ максимально автоматизирована деятельность архивного отдела Администрации города по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов. Благодаря внедрению комплексной системы автоматизации архив­ной деятельности АИС Архив обеспечена поддержка полного цикла жизни документов — от сканирования с бумажных носителей, хранения и индексации до пои­ска и выдачи необходимой информации по web-интерфейсу. Открытый программный интерфейс АИС Архив позволил легко интегрироваться с существующей системой межведомственного взаимодействия (СМЭВ), в результате чего осуществлена совместимость с используемыми государственными, муниципальными и иными информационными системами органов, являющимися потребителями архивной информации и источниками комплектования архива