Калининградская область: полная оцифровка

Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по сканированию всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния. Проект получил международную поддержку в рамках Программы приграничного сотрудничества Литва Польша-Россия 2007-2013 г.

С момента образования Калининградской области в 1946 году архивы органов ЗАГС накопили более 9000 актовых книг. В учётную систему внесены сведения об актах граж­данского состояния, начиная с момента её внедрения — в 2004 году. Записи с 1946 по 2003 годы (около 2 миллионов) представлены только в бумажном виде.

Создание электронного архива ЗАГС стало частью новой Целевой программы "Развитие информационного общества в Калининградской области на 2011 2014 годы". Было решено в 2012 году провести сканирование всего объёма актовых записей за 1946 2003 годы, а также проиндексировать (создать электронные карточки) тестовый массив отдела ЗАГС Гурьевского муниципального района.

Архивы органов ЗАГС в каждом регионе очень неоднородны. Форматы и структура бланков для каждого типа записей менялись, актовые книги имеют различное физичес­кое состояние и способы сшивки. Поэтому перед началом работ специалистами ЭЛАР был проведён экспертный анализ состава и состояния первых экземпляров актовых книг, хранящихся во всех отделах ЗАГС Калининградской области. На основе этого анализа был составлен "Регламент работ по сканированию документального фонда записей актов гражданского состояния отделов ЗАГС Калининградской области за период 1946-2003 годы", детально описывающий особенности организационного обеспечения проводимых работ.

В соответствии с регламентом на территории Агентства ЗАГС Калининградской облас­ти был организован Центр сканирования, укомплектованный профессиональным сканирующим оборудованием ЭЛАР для создания электронных образов как расшитых, так и сшитых документов.

Каждый отдел ЗАГС самостоятельно отбирал требуемые актовые книги и подготавливал их к транспортировке. Затем упакованные книги, с приложением реестра, доставлялись в Центр сканирования. Обязательно осуществлялся входной контроль массива доставленных документов с составлением акта о выявлении дефектов внешнего вида документов, наличия листов, имеющих физические дефекты, наличия в книгах документов, не подлежащих обработке, и др. Затем книги расшивались и сканировались на поточных сканерах. Небольшой процент не подлежащих расшивке книг проходил оцифровку на специализированных планетарных сканерах ЭЛАР ПланСкан.

Все получаемые изображения проходили процедуру автоматической обработки и контроль качества. По окончанию очередного этапа работ весь массив готовых графических образов в обязательном порядке проверялся должностным лицом соответствующего отдела ЗАГС. Затем все расшитые тома восстанавливались в первоначальное состояние, с переплётом в новую жёсткую обложку, и возвращались в отделы ЗАГС с составлением соответствующих актов. После завершения работ по сканированию документов всех отделов ЗАГС массив отсканированных электронных образов был передан Агентству ЗАГС Калининградской области.

Всего за 2 месяца с момента заключения Государственного контракта были отсканированы все востребованные архивные фонды ЗАГС Калининградской области за период 1946–2003 годы. Это 8 750 актовых книг, содержащих около 2 млн актовых записей.

cоответствующего отдела ЗАГС. Затем все расшитые тома восстанавливались в первоначальное состояние, с переплётом в новую жёсткую обложку, и возвращались в отделы ЗАГС с составлением соответствующих актов. После завершения работ по сканированию документов всех отделов ЗАГС массив отсканированных электронных образов был передан Агентству ЗАГС Калининградской области.

Для отработки подхода к извлечению сведений из оригиналов актовых записей и формирования электронных учётных карточек, в том же 2012 году было произведено индексирование актовых записей отдела ЗАГС администрации муниципального образования "Гурьевский муниципальный район".

Процесс индексирования — извлечение из каждого отсканированного документа (электронного образа) информации, необходимой для последующего поиска и группировки. В связи с уникальностью реквизитов, для каждого из 6 видов актовых записей был определён свой состав извлекаемых сведений (записи об усыновлении не обрабатывались).

Ключевым стало требование индексирования как первично введённых, так и последних данных, внесённых в актовую запись, что потребовало привлечения для работ наиболее компетентных сотрудников ЭЛАР, имевших опыт оцифровки АГС в других проектах корпорации.

В течение 2013 г. будет создан информационный ресурс, состоящий из электронных образов документов и строго соответствующих им учётных карточек. Ресурс будет загружен в поисково-справочную систему "Электронный архив ЗАГС" Калининградской области. Таким образом, найдя в электронном архиве интересующую актовую запись, сотрудник сможет использовать сведения из учётной карточки и, при необходимости, мгновенно поднять электронный образ для получения расширенной информации.

Калининградская область получит в электронном виде один из наиболее социально значимых документных ресурсов, а к концу 2013 года, благодаря извлечению значимых сведений и наполнению системы электронного архива, сможет обеспечить полноценный переход на предоставление услуг ЗАГС в электронном виде и интегрировать органы ЗАГС в инфраструктуру межведомственного электронного взаимодействия.