5 Апреля 2018

Бумаги ждут сканера. "Цифровая экономика" требует перевода документации в электронный формат

Тезис о том, что будущее за "цифровой экономикой", сегодня уже не вызывает сомнений. Более того, он становится реальностью: около 72,8 процента населения России пользуется сетью Интернет, а электронные технологии проникли почти во все сферы жизни. В нашей стране в июле прошлого года была утверждена соответствующая программа. Среди главных задач "цифровой экономики" - с помощью современных IT-технологий повысить эффективность труда, качество предоставления услуг, в том числе государственных, и, конечно же, качество жизни. Но этого нельзя достичь без перехода к электронному документообороту, документам и данным.

Чтобы перевести архив в электронную форму, необходимо обратиться к профессионалам. Фото: Татьяна Кравченко/РГ
Чтобы перевести архив в электронную форму, необходимо обратиться к профессионалам. Фото: Татьяна Кравченко/РГ

Проще, удобнее, надежнее

Еще недавно и государственная машина, и коммерческие организации буквально тонули в море бумаг. Найти в архиве нужное дело, откопировать его (опять же, на бумаге), переслать с курьером, хранить документы в специально отведенном месте или отдельном помещении - все это требовало серьезных материальных и временных затрат. Бумажный документооборот замедлял работу и снижал ее эффективность.

Сегодня это уходит в прошлое. На смену бумаге пришла "цифра" - удобный и надежный носитель. Электронный формат позволяет в десятки раз ускорить поиск нужного документа в архиве и мгновенно переслать его подрядчикам работ и услуг, контрольно-надзорным органам, партнерам по межведомственному взаимодействию. Оцифровка дает возможность гарантированно сохранить важную информацию и документы на случай утраты или повреждения бумажного массива.

Но дело не только в прикладных преимуществах электронного формата. Россия переходит на реестровую модель госуслуг. Так, с 2019 года 50 видов лицензий, ранее выдававшихся на бумажном носителе, будут храниться в электронном виде в специальных государственных реестрах, а все изменения вноситься в соответствующие электронные базы. В перспективе - полный отказ от бумажных лицензий и разрешений. И это выгодно не только гражданам и предпринимателям - власть получит прозрачную и ясную картину того, что происходит в определенных сегментах экономики и социальной сферы.

Перед госструктурами и хозяйствующими субъектами как никогда остро встала задача - максимально избавиться от бумажного делопроизводства.

Залог эффективного управления

Специалисты корпорации "ЭЛАР" отмечают, что эта задача наиболее актуальна для муниципальных органов власти, где до сих пор в среднем 63 процента документации о земельных участках и объектах собственности остается на бумажных носителях и не внесено в информационные системы управления имуществом.

А ведь именно налог на землю и имущество обеспечивает основную долю доходов муниципальных бюджетов. Из-за работы с бумажной формой документации местные власти теряют серьезные суммы налоговых платежей. Лежащие в архивах фактически мертвым грузом договоры, заключенные двадцать лет назад, предполагают в том числе арендные платежи по ставкам, которые действовали в то время. Сил на их аудит у органов власти просто нет. Иное дело, когда все сведения оцифрованы, и любой документ можно за секунду "поднять" из электронной базы, проанализировать или отправить в ответ на запрос.

Такие же задачи "цифровизации" документооборота стоят перед всеми органами государственной власти, отвечающими за управление и обслуживание земель и помещений, дорог, инженерной и прочей инфраструктуры. Например, в 2015 году в ведение субъектов РФ были переданы дела БТИ. А все это, опять же, огромный массив документов, которые нужно хранить, иметь быстрый доступ к ним и возможность оперативно передавать их в электронном виде по каналам межведомственного взаимодействия.

Поэтому практически во всех регионах и отраслях сегодня переходят на электронные формы документов и данных. Но если новая документация по большей части появляется в электронном виде, то с огромным массивом накопившихся за прошлые годы бумаг возникают проблемы.

Чтобы перенести информацию с бумаги в современные информационные системы и электронные реестры, документы необходимо оцифровать.

Понятно, что выполнить такую работу непросто: речь идет минимум о десятках тысяч страниц, которые надо не только отсканировать, но и проиндексировать, то есть извлечь из цифровых копий ключевую атрибутивную информацию, необходимую для поиска. В частности, для документов земельно-имущественного комплекса это адрес объекта, кадастровый номер, наименование покупателя или землепользователя, номер и дата основного договора.

Оцифровка своими силами потребует много людей и времени.

- К нам обращались органы власти, которые пытались проделать такую работу самостоятельно, в течение пяти-семи лет привлекая сотрудников, в том числе внеурочно, но в итоге оцифровали всего 12-15 процентов из 
числа нужных документов, - вспоминает эксперт корпорации "ЭЛАР" Илья Веригин.

Для качественной и быстрой оцифровки большого массива документов необходимы особые технологии автоматического извлечения и проверки данных, сканеры, операторы, которые могут обрабатывать то, с чем не справляются специальные программы. И там, где к решению проблемы привлекаются действительно профессионалы, желаемый результат получается при оптимальных затратах.

Так, в прошлом году по заказу департамента земельных и имущественных отношений Приморского края проведена оцифровка наиболее востребованных документов. Создано более 433,5 тысячи электронных образов распоряжений, актов проверок, договоров найма, аренды и другой документации. А сами бумажные документы подготовлены к длительному хранению, которого требует законодательство.

В том же году для департамента земельных и имущественных отношений Владимирской области выполнена оцифровка архивных документов в рамках мероприятия "Создание автоматизированной системы электронного архива департамента имущественных и земельных отношений администрации области" региональной госпрограммы "Информационное общество (2014-2020 годы)". Оцифровано 70 тысяч страниц документов.

- Реализация проекта позволит сформировать единое информационное пространство для сотрудников подразделения региональной администрации и сделать более эффективной их работу. В частности, оперирование данными в электронном виде существенно сократит время поиска и предоставления архивных документов. Также уменьшится количество операций, которые совершают специалисты департамента с бумажными оригиналами документов, - первоисточники заменены на цифровые копии, - пояснил Александр Клименко, руководитель направления по работе с организациями имущественно-земельного комплекса "ЭЛАР".

Важно для всех

Между тем спектр оцифровки документов весьма широк, так как бумажные дела имеются в большинстве ведомств и организаций. Например, дорожники, коммунальщики, службы благоустройства ведут дела на каждый инфраструктурный объект. Создание единых цифровых ресурсов, к которым могут получить доступ различные заинтересованные ведомства, - одно из положений концепции "умных городов", которые уже появляются в России. Ведь сегодня нередки случаи, когда, например, свежеуложенное дорожное полотно взламывают, чтобы проложить кабель или трубу. Причина в том, что ведомства планируют деятельность по отдельности, не синхронизируя действия с другими службами, и создание цифровых баз общего доступа решит эту проблему.

Еще одно важное направление - оцифровка проектно-сметной документации на объекты, построенные и строящиеся с участием государства. К таким стройкам привлечено особое внимание контрольно-надзорных органов. Поэтому заказчик заинтересован в том, чтобы вся проектно-сметная и техническая документация была у него в электронном виде, с возможностью быстро находить документы, оперативно предоставлять их по запросам, а также располагать страховой копией на случай, если возникнут проблемы с выполнением обязательств подрядчиком. К примеру, в 2016 году такие работы провело ФГУП "Дирекция по строительству в Дальневосточном федеральном округе". Выполнена оцифровка примерно 400?тысяч страниц документов в рамках проекта строительства Приморского океанариума.

Требуют оцифровки массивы организационно-распорядительной документации и обращения граждан. Особенно много таких бумаг хранится в федеральных органах власти и администрациях регионов. Плановую оцифровку и развитие электронного документооборота осуществляет минимум половина федеральных ведомств. А электронный архив администрации президента РФ (словом, крупнейшего получателя обращений граждан) ведется уже более семи лет и насчитывает десятки миллионов страниц. 
Конечно же, нельзя утверждать, что уже завтра документы на бумажных носителях утратят всякую силу. Но то, что уже скоро найти нужный приказ, распоряжение, договор в соответствующей информационной базе будет так же просто и быстро, как сегодня заказать такси со смартфона, - не что иное, как требование времени. И те, кто раньше подготовится к работе в новом электронном формате, конечно же, окажутся в выигрыше.

Кстати

В регионах необходимо провести масштабную работу по формированию единого государственного реестра объектов культурного наследия в соответствии с федеральным законом №73-ФЗ от 25.06.2002. Для этого требуется оцифровать паспорта объектов, извлечь данные, создать соответствующие записи баз данных для реестров и приложить электронные копии всех документов, включая схемы межевания, кадастровые документы, акты обследований, фотографии. Такие работы выполняли Москва, Московская область, Санкт-Петербург, Татарстан. В частности, в 2016 году для ГКУ "Мосреставрация" в электронный вид переведено свыше 21 тысячи листов документации о проведении контрольных мероприятий, связанных с объектами культурного наследия. А в прошлом году - более 4 500 паспортов и 3 000 фотографий для Главного управления культурного наследия Московской области.

Популярные статьи