Принцип «одного окна» в управлении технической документацией

С древних времен накопление знаний, а также возможность их регулярного использования было приоритетом развитых цивилизаций. В Греции, Римской Империи возводились невероятные архитектурные ансамбли, многие сооружения сохранились до наших дней. Безусловно, архитекторы тех лет руководствовались чертежами и планами, которые были мало похожи на современные, но стремление к стандартизации и унификации зародилось именно тогда. Известны случаи, когда найденные чертежи помогали в реставрации объектов.

Сегодня большие архивы технической документации промышленных предприятий и проектных организаций — норма. С течением времени работа с кульманом уступила место САПР. Новые разработки появляются уже в электронном виде, но бумага не утратила свое значение. Подлинники по-прежнему сдаются в архив: документы распечатываются, подписываются и отправляются на хранение. Все изменения в проектах оформляются на бумаге. На предприятиях существует реальная потребность в регулярном обращении к бумажному архиву.

Почему нужна автоматизация

Есть несколько причин, побуждающих внедрять электронные архивы и автоматизировать процессы управления технической документацией. Помимо высокой вероятности безвозвратной утери документов, а также вопросов, лежащих в экономической плоскости, связанных с необходимостью снижения издержек на содержание помещений за счет минимизации обращений к документам, централизации и упразднения разбросанных архивов подразделений.

Главная причина — низкая скорость доступа и неудобство использования информации, причем как в бумажном, так и в электронном виде. Здесь важным фактором является не только сложность нахождения документа в бумажном архиве, но и трудности последующей работы — отсутствие возможности получения консолидированной и всеобъемлющей информации по проекту или объекту, отраженному в документации, если таковая потребуется. Другими словами ни бумажный архив, ни весь спектр информационных систем, функционирующий на современных предприятиях, не может предоставить оперативный доступ ко всем необходимым документам и проектам из единой точки входа. Все это негативным образом отражается на эффективности производственных процессов, увеличивает трудозатраты и трудоемкость выполнения задач. Особенно, диссонируя с лозунгами цифровизации и наступлением Индустрии 4.0.

Решение

Специализированные ИТ-решения: CAD/CAM, PDM/PLM, ERP, СЭД, каждое из которых выполняет безусловно важную, но обособленную функцию, все-таки являются разрозненными системами со своим собственным контентом, структурой и пользователями. В такой ситуации обратиться к сквозному поиску и найти выборку нужной вам информации не представляется возможным — ее придется собирать поэтапно. Не хватает дополнительного программного слоя — звена для взаимодействия прикладных систем и накопленного документального фонда, работающего по принципу «одного окна». Таким коннектором, который смог бы объединить архивные документы, разработки, справочную информацию и бизнес-процессы все чаще становятся платформы класса ECM (Enterprise content management).

Сегодня сервис-ориентированные ECM предлагают пользователям набор функциональных модулей, из которых, как в конструкторе, собирается то или иное решение. Такой подход позволяет взять только необходимое, и в будущем, при возникновении потребностей, всегда иметь возможность безболезненно масштабировать решение. В качестве модулей доступны сервисы хранения и управления документами, автоматизации бизнес-процессов (BPM), сканирования и распознавания, готовые интеграционные коннекторы для различных программных продуктов (SAP, 1C, TeamCenter и т.д.) и многое другое.

За счет этого ECM-платформа решает множество задач предприятия: от автоматизации документооборота и внедрения электронного архива до организации совместной работы проектных команд и автоматизации учета бумажных документов.

С чего начать

Основа — это повышение доступности информации. Ситуация, при которой чтобы получить документ необходимо прийти за ним в архив, выглядит, в общем-то, патовой. И дело именно в том, что подобный подход с точки зрения доступных сегодня технологий архаичен. Хранение оригиналов документов и обращение к ним только в исключительных ситуациях — да. Регулярная работа — нет.

Представьте себе, вы обращаетесь к инвентарной книге, находите нужный номер, затем берете папку и ищете там необходимый документ. Вы его можете не найти. Если вносились изменения, то инвентарный номер, полученный при первичной регистрации, не обязательно совпадает с номером, присвоенным после изменения. Тогда вам необходимо прибегнуть к книге регистрации извещений об изменении. Сколько времени это займет? Дополнительно в ходе работы вам может понадобиться контрольный список проекта, личная карточка ответственного сотрудника, техническое задание и много чего еще.

Поэтому целесообразней начинать с внедрения системы электронного архива. Чтобы вся необходимая информация была всегда «под рукой» и стала доступна «в один клик».

Электронный архив будет хранить реестры проектов, включая необходимые реквизиты и документы. Будет организована перекрестная связь между всеми единицами, задействованными в техническом документообороте: к примеру, из электронной карточки проекта можно обратиться к любым формам учета технической документации (инв. книга, книга извещений, книга регистрации и т.д.), ведомостям, перепискам. А также к спискам и личным карточкам сотрудников и, конечно, просмотреть любой из документов проекта в электронном виде.

Наполнение системы электронного архива организуется двумя способами — единовременный залповый ввод ретрофонда, чаще всего с помощью заказа услуг оцифровки востребованного количества бумажного архива, а также регулярная оцифровка собственными силами для текущего пополнения системы. И перенос сведений существующих в электронном виде: справочных данных, проектов и чертежей, документов и другой информации из учетных и специализированных систем, файловых хранилищ и систем документооборота.

Безусловно, электронные карточки, структура связей и экранные формы разрабатываются индивидуально с учетом специфики документов, деятельности организации и установленных проектом требований. Электронный архив может иметь несколько самостоятельных разделов, включать и конструкторскую, и проектно-сметную, и любую другую документацию. Для каждой из них выстраивается структура и определяются собственные принципы хранения. Электронный архив, построенный на основе промышленной ECM-платформы, способен хранить неограниченный объем контента и любые форматы файлов (dwg, Tiff, PDF, Jpeg, Xml, видео/аудио и т.д.), а встроенные средства просмотра дают возможность работать с документами не устанавливая дополнительных приложений. Между тем, современные ECM с полнофункциональным веб-клиентом полностью снимают любые территориальные ограничения, связанные с доступом к документам и данным.

Следующий аспект — это безопасность и неизменность информации. ECM-платформа позволяет исключить риски несанкционированного доступа, кражи или удаления информации. Все данные хранятся в собственном зашифрованном формате, который невозможно открыть извне. Настраивается ролевая модель доступа к документам и разделам системы в соответствии с организационной структурой и полномочиями сотрудников. При необходимости модель запретов распространяется до уровня документов или определенного сегмента документа (например, сокрытие штампа чертежа для выбранных категорий сотрудников). Ведется полный аудит действий, используется механизм версионности — любые изменения отслеживаются и добавляются в качестве новой версии.

Формирование «одного окна»

Для окончательного формирования «единого окна» необходима интеграция электронного архива с профильными ИТ-системами предприятия. Интеграция настраивается в части синхронизации справочной информации и установления взаимосвязей между объектами, хранимыми в электронном архиве и профильных системах. Структурно — это выглядит, как подключение к единому электронному архиву на базе ECM всех задействованных в бизнес-процессах предприятия систем, где выполняется та или иная производственная деятельность.

В итоге специалисты, работая в привычных интерфейсах, могут из собственных систем получать доступ к сведениям и объектам в электронном архиве: скан-копиям документов, чертежам в электроном виде и т.д. И наоборот в едином электронном архиве обращаться к консолидированной информации собранной из внешних систем.

Остается автоматизировать процессы. На предприятиях довольно много бизнес-процессов, связанных с управлением проектами и технической документацией, которые не эффективны или четко не регламентированы. Развитые функции BPM (business process management) в современных ECM-платформах позволяют унифицировать и оптимизировать работу практически всех подразделений предприятия, в том числе в рамках холдинговой структуры.

Автоматизировать процессы можно поэтапно, например, начав с архивной службы. Перенеся в электронный вид процедуры передачи документов в архив, топографирование архивохранилищ, учет использования и выдачи документов и другие функции архивного хранения. Причем организованных в форме смешанного учета комплектов электронных и бумажных документов. И закончив созданием сервисов для совместной работы проектных команд с возможностью предоставления регламентированного удаленного доступа к необходимым разделам и документам в электронном виде внешним партнерам и проектировщикам. С функциями коллективного согласования проектов, обсуждения разработок и редактирования документов.

Итоговым решением является единая корпоративная ECM-платформа, обеспечивающая консолидированный доступ ко всему многообразию технической информации предприятия, быстрый поиск и надежное хранения документов. Система позволяет автоматизировать процессы согласования и предоставления доступа к проектам и информации, регламентировать процедуры учета архивной службы, в том числе помогая сократить издержки на эксплуатацию бумажного архива.

Материал подготовлен на основе опыта реализованных проектов в промышленности и ТЭК на базе отечественной ECM и BPM платформы «ЭЛАР Контекст» (реестр отечественного ПО рег. № 4144, сертифицирована ФСТЭК, имеет ряд партнерских сертификатов и разработанных коннекторов для интеграции с 1C/SAP, PDM/CAD, поддержки ЮЗ ЭДО, ЭП и пр.)