Практика ОМК по созданию электронного архива технической документации

Дорогие документы – емкий термин. Он включает в себя одновременно трудности документационного обеспечения подразделений при работе с бумажными документами и высокую стоимость их хранения. Существенная часть документооборота производственного предприятия – это техническая документация. Многие документы эксплуатируются и сдаются в архив в бумаге. Поэтому для предприятий все более актуальными становятся вопросы оптимизации хранения и учета архивного фонда. Об это рассказывают представители Объединенной металлургической компании и корпорации ЭЛАР.

«Основными задачами для всех без исключения дивизионов мы видим дальнейшее повышение конкурентоспособности через оптимизацию производственного цикла, создание новых продуктов и, конечно, сокращение издержек», - отмечает заместитель председателя совета директоров Объединенной металлургической компании (АО «ОМК») Владимир Маркин.

К издержкам производства относятся и затраты на содержание архивов подразделений. Расходы предприятия, как и площади таких архивов, постоянно растут. Усугубляет ситуацию отсутствие централизации и автоматизированного учета. Падает скорость доступа к информации, усложняется ее хранение и использование. Тут-то и приходится руководству задумываться о способах снижения издержек и повышения эффективности документационных процессов. В АО «ОМК», в одном из крупнейших отечественных производителей металлопродукции, такой способ нашли.

«ОМК - это крупный холдинг, львиная доля общего документооборота которого составляет техническая документация с длительным сроком хранения. Ранее все оригиналы хранились в подразделениях, что сильно затрудняло поиск и доступ к документам. С целью оптимизации этого процесса мы провели исследование, которое показало, что порядок хранения документов в компании не систематизирован: в подразделениях не соблюдаются сроки хранения, отсутствует должный учет и реестры хранимой документации, не определены ответственные исполнители. В этой связи было принято решение передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать», – подчеркивает начальник Управления делами ОМК Татьяна Филимонова.

Документы на предприятии являются крайне востребованными, конечно, тяжело соблюсти баланс – должна быть гарантирована сохранность документов и одновременно необходимо повысить удобство работы с ними.

С централизацией хранения оригиналов все просто, их можно переместить в единый архив. Площади сократятся, физически документы будут находиться на одной площадке. Пожалуй, сложнее всего систематизировать их учет и автоматизировать процессы принятия документов на хранение. И важно, чтобы архивная служба «не над златом чахла», а имела возможность оперативно предоставлять эти документы по всей территориально-распределенной структуре холдинга. Другими словами, все заинтересованные пользователи должны иметь доступ к проектно-сметным, конструкторским и эксплуатационным документам в любой момент времени. Тогда такую автоматизацию можно считать эффективной.

У компании был успешный опыт автоматизации общего центра обслуживания (ОЦО) финансового учета. Благодаря реструктуризации бухгалтерского подразделения и внедрению современных технологий удалось существенно сократить издержки и повысить эффективность бухгалтерии. На данный момент документы поступают в единую бухгалтерию со всех производственных площадок АО «ОМК» в уже отсканированном виде, бумага сразу отправляется в архив. Принятие к учету в ERP-системе производится на основе скан-копий, которые складываются в специализированную систему электронного архива. Электронный архив обеспечивает надежное хранение и быстрый доступ ко всей финансовой документации, как для специалистов предприятия, так и для контролирующих органов. Причем поиск и просмотр документов может осуществляться напрямую из ERP-систем, с которыми электронное хранилище интегрировано.

Поэтому в ОМК решили пойти по схожему пути и внедрить систему электронного архива технической документации, которая помимо хранения и доступа к электронным документам позволит автоматизировать процессы передачи документов в архив - как в бумажном, так и в электронном виде.

Безусловно, просто взять и скопировать систему нельзя, здесь строится совершенно отличный от бухгалтерии бизнес-процесс. Необходимо учитывать особенности работы с технической документацией, ее классификацию и структуру. Нужно понимать, что такой архив будет востребованным. Поэтому потребуется удобная система поиска, проведение экспертизы оптимальной структуры хранения. К архиву будут обращаться специалисты разного уровня, никуда не уйти от разработки специфичной ролевой модели доступа к информационным объектам.

В целом особенности конструкторской и проектной документации заключаются в необходимости визуального просмотра документа. Потому система должна поддерживать отображение различных форматов файлов, интерфейс для работы с электронными копиями должен быть удобным и понятным. Много внимания следует уделить безопасности информации, защите данных и версионности, а также вопросам долговременного хранения. Следует не забывать об интеграции и синхронизации со справочной информацией из внешних информационных систем.

В идеале нужно внедрить такое решение, чтобы не думать о бумаге, а работать только с электронными ресурсами, тем самым обеспечив сохранность оригиналов.

Так что в итоге система получилась довольно кастомной, фактически – это совершенно новый проект. Само собой, вопросы внедрения коробочного решения даже не рассматривались.

Как замечает Татьяна Филимонова, «ОМК уже использует в своей работе электронный архив от ЭЛАР. Поэтому при внедрении электронного архива технической документации было принято решение о продолжении сотрудничества именно с этим разработчиком».

Электронный архив технической документации ОМК построен на отечественной ECM-платформе ЭЛАР Контекст (Реестр отечественного ПО рег. № 4144), которая полностью отвечает всем необходимым требованиям по безопасности и производительности.

Первый этап внедрения начался с установки системы на одном из предприятий ОМК – Выксунском металлургическом заводе. В сжатые сроки было произведено развертывание электронного архива и его залповое наполнение востребованной частью ретрофонда. После чего система планомерно дорабатывалась и расширялась.

«Методика быстрого старта и гибкость самой платформы Контекст позволяют нам разбивать внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки обеспечивать заказчика работоспособной и наполненной системой. На первом этапе разворачивается базовая конфигурация и наполняется документами. Пользователи имеют возможность работать в системе на всех этапах внедрения. К моменту сдачи проекта, когда реализован весь необходимый функционал, заказчик получает «живую» и эксплуатируемую систему. Немаловажно, что за это время к ней привыкают пользователи и такую систему гораздо проще развивать и поддерживать», - отмечает руководитель направления по работе с промышленностью корпорации «ЭЛАР» Максим Иваненко.

В электронном архиве реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.

Поиск по рубрикатору

Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Помимо SAP произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД.

Архивисты решили свои проблемы: автоматизировали регистрацию и учет технической документации. Теперь в архиве полный порядок, все документы принимаются по описи, которая заводится в системе электронного архива и для электронных, и для бумажных документов. Бумажные документы сканируются. Реквизиты и электронные копии документов попадают в систему, а бумага на стеллажи. Таким образом, реализовано и текущее наполнение электронного архива.

«Электронный архив позволил снизить риски хищения документов и на 30 % сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации. Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива», – комментирует Татьяна Филимонова.

Стоит отметить, что консолидированный электронный архив - это и повышение эффективности производственных процессов. Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде. Они обеспечены возможностью коллективной работы с документами и подбора информации, что называется, на местах. Канули в лету долгие запросы на предоставление бумажных документов – все необходимое есть в системе.

Интерфейс системы электронного архива

«Скорость доступа к документации увеличилась на 99 % - с 8 рабочих часов до 5 минут. Достигнут самый главный эффект – повысилась доступность информации. Конечно, мы заинтересованы и в дальнейшем развитии системы», – отмечает Татьяна Филимонова.

К развитию можно отнести тиражирование системы на остальные предприятия ОМК. Что, собственно, можно считать одной из составляющей общей ИТ-стратегии компании.

Проект по внедрению электронного архива технической документации ОМК достиг поставленных компанией целей. Многие российские предприятия промышленности также заинтересованы в решении подобных задач. Конечно, автоматизация работы с технической документацией – это многогранный вопрос. У каждой компании свое видение и уникальные потребности. Проект внедрения электронного архива на отдельно взятом предприятии не будет похож на другие подобные решения. Но все-таки концепция удешевления бумажных документов с помощью электронного архива выглядит наиболее эффективной.