Как обосновать затраты: четыре полезных кейса и много чего ещё

Услуги сканирования применяются для решения различных задач, в том числе в качестве альтернативы другим способам управления документами – архивной обработке с уничтожением, внеофисному хранению, микрофильмированию. Ниже приведены примеры обоснования создания электронных ресурсов для различных жизненных ситуаций.

Массовое сканирование и индексирование документов организации часто является обязательным шагом, так как скорость и качество работы с бумажными массивами не соответствует современным стандартам производства, клиентского обслуживания или предоставления услуг.

В других случаях оцифровка рассматривается как один из вариантов оптимизации: сокращения затрат на управление документами, упрощения доступа к информации или обеспечения ее сохранности. Практика показывает, что плюсы сканирования и индексирования в большинстве случаев перевешивают результаты других подходов. Каждое технико-экономическое обоснование уникально, так как зависит от входных условий, поэтому ниже рассматриваются типовые примеры расчетов.

Кейс №1. Оцифровка документов по текущей деятельности

Классический вид бумажного архива органа государственной власти. Максимально компактное хранение в отрыве от рабочих кабинетов приводит к значительным трудовым издержкам. Востребованность оцифровки тем выше, чем больше ежедневных обращений к документам

Постановка задачи: орган государственной власти в процессе деятельности формирует дела на объекты учета (в среднем 60 страниц документов на один объект). Массив оперативный, так как регулярно вносятся изменения, поступают запросы на предоставление информации от физических и юридических лиц, дела предоставляются по требованию силовых структур и для судебных заседаний. Объем массива – 10 тыс. дел.

Документы хранятся в отдельных помещениях и подвале административного здания. На отработку одного обращения (поиск документа в архиве, копирование и составление ответа с перепечаткой текста) требуется в среднем 45 минут. Из-за обилия медленной ручной работы ОГВ не справляется со своевременным исполнением возложенных обязанностей, некоторые документы найти не удается, штат при этом рекомендовано сократить.

ОГВ рассматривает оцифровку с полнотекстовым распознаванием и индексированием как способ:

• ускорения поиска и доступа к информации, снижения нагрузки на сотрудников и повышения производительности их труда;
• наведения порядка в учете документов, исключения утрат, перехода на автоматизированный учет;
• перехода на межведомственное взаимодействие в электронном виде, включая составление подборок документов по определенным признакам (полнотекстовый поиск).

Помимо чистой экономии на заработной плате, орган власти исключил утерю документов и смог включиться в межведомственное электронное взаимодействие. Экономический эффект от этих результатов может быть рассчитан лишь частично

Расчет: Документы в деле многостраничные. Необходимо отсканировать все 60 страниц, проиндексировать только 20. Оцифровка документации по одному объекту стоит около p325. Затраты на перевод в электронный вид всего массива документов – в диапазоне p3–3,5 млн. Параметры работы с ресурсом в электронном виде: поиск документа, распечатка копий и составление типового ответа с приложением копий – 6 минут.

Общая эффективность работы повышается до 10 раз (по факту повысилась в 5–6 раз, так как сотрудник выполняет смежные обязанности, а часть работ по-прежнему требует доступа к оригиналу документа). Появилась возможность сократить штат с 10 до 7 штатных единиц. При среднемесячной заработной плате гражданских служащих в p32 тыс., по данным Росстата, даже без учета дополнительных выплат и компенсаций ежегодная экономия составит p1,152 млн.

Максимальный срок окупаемости проекта только за счет
повышения эффективности работы – 2,9 года.

Кейс №2. Архив технической документации. Сканировать самим или заказать услуги?

Постановка задачи: Промышленное предприятие в рамах модернизации производственного цикла и для сохранения документов решило перевести в электронный вид архив технической документации объемом 1,5 млн листов (преимущественно чертежи и приложения к ним формата А4–А0).

Расчет: Помимо заказа аутсорсинговых услуг, рассматривалось создание участка сканирования и оцифровка документов своими силами.

Более детальный расчет подтолкнул компанию выбрать именно заказ услуг
по причине гораздо более низкого периода окупаемости (PP=2,27 года).
Фактически, вместо 23-месячной постепенной самостоятельной оцифровки
с отложенным эффектом оптимизации предприятие смогло
за 6 месяцев создать ресурс, внедрить его на производстве и окупить на 82%.

Кейс №3. Первичная бухгалтерская документация. Оцифровка или внеофисное хранение?

Большинство первичных документов необходимо хранить 3 или 5 лет – после этого их можно уничтожить, но:
― есть документы более длительного хранения,
― не все документы хочется уничтожать даже по истечении срока – часть информации необходимо сохранить и иметь к ней доступ

Постановка задачи: Деятельность любой организации связана с накоплением массивов первичных документов (договоры, акты, счета и прочее). Для одних это несущественный вопрос, для крупных коммерческих компаний и ритейла – огромные траты на хранение и поиск информации.

Стремясь к сокращению затрат и не желая брать на себя организационные вопросы, связанные со строительством собственного архива, компании традиционно выбирают один из следующих вариантов аутсорсинга:

• оптимизировать работу с бумагой, передав архивные документы на внеофисное хранение,
• оцифровать и сохранить архивные документы в электронном виде, уничтожить всю бумагу с истекшим сроком хранения.

Расчет: Именно такая проблема выбора стояла перед одной крупной торговой компанией. Объем документов – 10 млн страниц (около 8 тыс. коробов). Доступ к документам регулярный, ежемесячно запрашиваются и изменяются около 5% коробов (400 штук).

Расчет не учитывает множества факторов, но позволяет увидеть, что подходы имеют диаметрально противоположные преимущества и недостатки. Это увидела и торговая компания.

По словам специалистов корпорации ЭЛАР, именно в сфере управления финансовыми документами популярен гибридный вариант услуг.

• Документы вывозятся на внеофисное хранение для мгновенного освобождения площадей и снижения расходов, связанных с их обслуживанием.
• Вместо физической доставки при запросе документы сканируются. Электронная копия пересылается компании быстрее и обходится дешевле, а ее хранение и повторное обращение к документу не требуют затрат.
• За 3–5 лет хранения постепенно формируется электронный фонд пользования (электронный архив, содержащий до 80% документов). По окончанию срока хранения бумага просто уничтожается с оцифровкой оставшихся 20% документов или без нее.

Подобный формат позволяет организовать и динамичное внеофисное хранение, когда ежемесячно и или ежеквартально хранимые документы с истекшим сроком сканируются и уничтожаются, а на их место привозятся новые короба.

В результате офис освобождается от документов. Объем находящегося на хранении массива постоянен. Вся информация сохраняется в электронном виде. Компания может видеть и точно планировать расходы на хранение и оцифровку документов.

Кейс №4. Страховой фонд. Сканировать или микрофильмировать?

Электронные страховые фонды побеждают микрофильмирование ввиду удобства использования и более низкой стоимости создания. К тому же развились технологии и стандарты долговременного хранения электронных ресурсов. Все чаще заказывается перевод микрофильмов в цифровой формат.

Постановка задачи: Микрофильмирование сегодня продолжает использоваться для создания страховых фондов, но обычно – лишь ввиду жестких требований отраслевого законодательства, а также в рамках государственных программ по сохранению научного и культурного наследия. В большинстве сфер деятельности, в том числе в государственных архивах, оборонной и атомной промышленности, все чаще побеждает создание электронных страховых фондов. Причины – гораздо более низкая стоимость и универсальность цифрового формата, а также появление цифровых носителей, гарантирующих сохранность на идентичный с микрофильмами срок (более 50 лет).

Одна из таких задач встала перед крупным промышленным предприятием. Ввиду риска утери накопленных за десятилетия знаний (конструкторская документация, отчеты по НИР и ОКР), требовалось в срочном порядке создать страховой фонд. Объем документов – 200 тыс. страниц (150 тыс. страниц формата А4, 50 тыс. – формата А1).

Расчет: Рассматривалось сканирование и COM-микрофильмирование (сканирование с последующей корректировкой изображения и записью его на пленочный носитель). Простейшее сравнение стоимости и преимуществ склонило предприятие к выбору цифрового формата.

Обе услуги гарантируют качество результата. Но по стоимости и удобству пользования информацией сканирование однозначно выигрывает. Тем более что имеются технологии долговременного хранения электронных документов, а его принципы описаны стандартами.

Полные, детализированные расчеты привести в статье не представляется возможным. Это объемные и сложные документы, причем преимущества той или иной технологи в конкретном случае могут увидеть только профессионалы. Не стесняйтесь обращаться к специализирующимся компаниям, тем более что экспертиза может быть проведена бесплатно.