Документы предприятий: Стратегия оцифровки и особенности конфиденциальности

Когда сотрудники предприятия работают на компьютерах и планшетах, необходимость обращения к бумаге оказывается банально вредной: представьте специалиста ремонтной бригады, которому для починки небольшого элемента конвейера понадобилось срочно найти документацию к нему в архиве, пусть даже она есть в подразделении и используется при техническом обслуживании.

Во сколько компании обойдется время простоя производства? Еще очевидней такая задача в добывающей промышленности и строительстве линейных объектов, где потери измеряются километрами и часами. По этой причине большинство крупных компаний сегодня в той или иной мере реализуют политики безбумажной работы, в которых оцифровка оказывается необходимым и абсолютно естественным элементом

Нужно ли переводить в электронный вид все и сразу? Очевидно, нет. Оцифровка — это именно элемент стратегии, и выполняется в плановом порядке, по степени востребованности документов и их влияния на основные производственные и экономические показатели. Плюсом такого подхода является сбалансированное поэтапное финансирование, без необходимости разовых шоковых затрат.

В первую очередь в цифровой вид переводятся «фонды риска», наличие которых критически важно для обеспечения непрерывности строительства, технологических и производственных циклов. Обычно это 10–20 % документов, и их оцифровка проводится максимально оперативно, с разверткой участка сканирования из 10–40 «больших» сканеров у заказчика или вывозом документов в центр сканирования ЭЛАР.

Такую плановую стратегию оцифровки реализует ОАО «Волжский трубный завод», одно из крупнейших предприятий ТМК, в электронный архив которого с 2012 года загружено уже более 3 600 000 страниц оцифрованной проектно-конструкторской, исполнительной и эксплуатационной документации (в приведении к формату А4).

Первый или второй уровень приоритета также отдается фондам, по которым есть риск безвозвратной потери из-за плохого физического состояния, обычно вызванного ненадлежащими условиями хранения.

Эти фонды редко собраны в едином архиве предприятия — чаще всего нужные документы хранятся «под рукой» в подразделениях (проектно-сметная, конструкторская, эксплуатационная документация и пр.). Стратегия оцифровки обязательно учитывает эту особенность: для каждого массива подбирается своя технология и сканеры, разрабатываются план-графики — так, чтобы максимально эффективно использовать имеющееся оборудование и на каждом этапе получать улучшение в работе каждого из подразделений.

Документы в обязательном порядке индексируются, чтобы была возможность их упорядоченно хранить и находить в системе, в которую они будут загружены. Подходы к индексированию (извлечению данных) дифференцируются, — как для различных задач, так и для различных видов документации, — и в большинстве проектов разрабатываются совместно с заказчиком услуг. К примеру, для чертежей обычно извлекаются данные штампов (в разном объеме) и проводится упорядочение электронных копий в соответствии с иерархической структурой, в которой может быть до 40–45 уровней вложенности. Часто приходится параллельно формировать справочники изделий.

Фото 2. Процесс извлечения данных максимально автоматизирован для снижения себестоимости, большинство напечатанных сведений определяются в документах и распознаются программно, сверяются с имеющимися справочниками и реестрами.

Но ручного труда не избежать. Во-первых, нужно проверять все извлеченное «машиной» на ошибки. Во-вторых, с любым рукописным или поврежденным текстом программы не справляются. Эту работу выполняют операторы индексирования. Задача в том или ином объеме есть в любом проекте, поэтому число таких сотрудников в штате ЭЛАР превышает 3000 человек и значительно расширяется в периоды пиковой нагрузки.

Здесь и появляются вопросы к соблюдению конфиденциальности. Можно ли доверить внешнему исполнителю оцифровку документов, относящихся к коммерческой тайне или секретности?

Вопрос частый, так как разработки любого конструкторского отдела де-факто являются интеллектуальной собственностью предприятия, которая защищается даже без официального введенного режима коммерческой тайны. Сведения о суммах и показателях в проектно-сметной документации носят конфиденциальный индивидуально-коммерческий характер. А в добыче полезных ископаемых часть геологической документации о разработке недр вообще относится к государственной тайне. Не стоит забывать и про персональные данные, с которыми приходится иметь дело, скажем, в оцифровке картотек и справочников абонентов ресурсоснабжающих организаций.

Если говорить о проектах оцифровки в крупных компаниях, то отдельные повышенные условия безопасности сведений, помимо NDA, выдвигаются всегда! В ЭЛАР приспособили технологии к такому режиму.

Первый этап — сканирование. Если заказчика не устраивает вариант транспортировки документов в ближайший производственный центр ЭЛАР, включая доставку ФГУП «Спецсвязь», он может рассчитывать на оборудование участка сканирования необходимой мощности на своей территории. Работы будут выполнены по графику предприятия, под присмотром ответственных сотрудников, постоянной группой операторов ЭЛАР. Ни один оригинал документа не выйдет за пределы ограниченной территории хранения.

Фото 3. Участок сканирования на территории заказчика обычно состоит из 10–40 промышленных сканеров, чтобы выполнить сканирование оперативно и с минимальным изъятием документов из текущей деятельности.

Индексирование — более сложная задача: сведений гораздо больше, чем листов документов, и на их извлечение и проверку требуется гораздо больше человек / часов. Чтобы выполнить проект в разумный срок, необходимо участие нескольких сотен, а то и тысяч операторов. Естественно, организовать их работу на своей территории заказчику неудобно/невыгодно/трудозатратно, и необходимо передавать документы на индексирование вовне.

Корпорация вышла из ситуации, разработав специальный подход: из отсканированных изображений на территории заказчика «вырезаются» фрагменты с информацией, которую нужно проиндексировать. Эти фрагменты кодируются, чтобы невозможно было связать их между собой, и уже в таком виде передаются на обработку. Кодировочная таблица — ключ, по которому можно собрать фрагменты воедино — остается у заказчика.

Причем «разрезать» можно не только строго структурированную информацию (к примеру, штампы чертежей или обложки дел ПСД), но и основные виды значимых сведений в текстах (имена, даты, адреса, суммы, различные числовые и буквенные значения). Распознанные и проверенные сведения собираются вместе в единую запись по документу, опять же, на территории заказчика

Такой подход нивелирует большинство организационно-технических сложностей. Исключение — обработка документов, относящихся к группам секретности. В этом случае и бригада индексирования должна работать по месту хранения документации, с оформлением допуска на каждого сотрудника. Поэтому для экономии разумно предварительно выделять секретные документы и обрабатывать их отдельно.

Фото 4. Оцифровать сегодня можно любые документы, нет ограничений ни по объемам, ни по состоянию, ни по конфиденциальности.

Если у вас остались такие «тормозящие» развитие «нецифровые» фонды, самое время задуматься о постепенном замещении их удобными и современными форматами электронных документов и данных в ваших PDM, ERP, CAD, ECM и прочих информационных системах.

Высокие стандарты и качество услуг ЭЛАР подкреплены механизмом гарантии, а также наличием всех необходимых лицензий на производство средств и защиту информации, включая лицензию ФСБ на работу со сведениями, составляющими государственную тайну.