Архивные дела Югры

Ежегодно в архивы Ханты-Мансийского автономного округа — Югры поступает около 40 тысяч дел постоянного срока хранения и по личному составу. Одним из основных направлений работы архивов по использованию документов является исполнение запросов граждан и организаций. Каждый год архивисты Югры отвечают на огромное количество запросов для подтверждения размера заработной платы, стажа работы, прав собственности и т.д. Руководитель Службы по делам архивов автономного округа Людмила Сажаева рассказывает, как развивается архивное дело Югры с точки зрения информатизации.

Сажаева Людмила Дмитриевна . Ежегодно в архивы поступает около 40 тысяч документов постоянного хранения и по личному составу от тысячи организаций — источников комплектования, в числе которых Правительство и Дума автономного округа, органы местного самоуправления, градообразующие предприятия, общественные организации, держатели личных фондов и так далее.

Э.Док: Людмила Дмитриевна, какие задачи стоят в настоящее время перед Службой в связи с тем, что законы обязывают государственные органы не только переходить на внутренний электронный документооборот, но и взаимодействие с юридическими и физическими лицами также должно осуществляться в электронном виде?

Л.Д.: Как и все государственные органы, Служба по делам архивов ХМАО участвует в реализации федерального и окружного законодательства по предоставлению государственных услуг и функций в электронном виде. Сегодня для этого в первую очередь необходимо обеспечить пользователям удаленный доступ к архивной информации, а также организовать электронное межведомственное взаимодействие с отделением Пенсионного фонда ХМАО в части исполнения социально-правовых запросов при оформлении гражданами государственных пенсий и пенсий по возрасту. Внедрение электронных технологий является одним из приоритетных направлений в деятельности Службы автономного округа.

P

За 77 лет архивистами Югры сформирована солидная документальная база — свыше 730 тысяч дел, содержащих много ценных и востребованных документов (среди них — собрание рукописных и старопечатных книг XVI-XX вв., коллекция метрических книг середины XIX-XX вв., списки спецпереселенцев 1930 — 1940-х гг. и др.).

Ежегодно в архивы поступает около 40 тысяч документов постоянного хранения и по личному составу от тысячи организаций — источников комплектования, в числе которых Правительство и Дума автономного округа, органы местного самоуправления, градообразующие предприятия, общественные организации, держатели личных фондов и так далее. С 2009 года Службой по делам архивов совместно с корпорацией "ЭЛАР" реализуется проект "Создание информационно-поисковой системы "Электронный архив". Реализация проекта позволит обеспечить пользователям удаленный доступ к научно-справочному аппарату, документам, хранящимся в архивах автономного округа, а также тематическим базам данных. Кроме того, мы сможем гарантировать предоставление государственных услуг, исполнение запросов граждан и юридических лиц в электронном виде. Положительным моментом является то, что в Государственном архиве автономного округа уже оцифрован весь научно-справочный аппарат, что дает возможность доступа к одной и той же описи нескольким пользователям одновременно.

Э.Док: Можете ли вы отметить увеличение количества обращений в архивы в электронном виде? Какова общая цифра таких запросов в связи с ростом документов, регламентирующих порядок обращений граждан и юридических лиц?

Л.Д.: Рост обращений граждан в архивы округа наблюдается ежегодно. В основном запросы поступают на бумажных носителях, но есть и в электронном виде. В течение последних десяти лет количество обращений граждан с запросами социально-правового характера возросло с 7 000 до 55 000. За 2010 год Государственный архив и 22 муниципальных архива Ханты-Мансийского автономного округа — Югры исполнили 66 000 социально-правовых и тематических запросов. Актуальная информация о деятельности Службы по делам архивов Югры размещена на портале органов государственной власти автономного округа и информационно-просветительском сайте. Она постоянно пополняется ретроспективными данными, виртуальными выставками архивных документов.

Для всех пользователей нашего субпортала размещается электронная версия Справочника по фондам архивов автономного округа, который раскрывает состав и содержание Архивного фонда Югры. В 2010 году к субпорталу Службы обратилось более 30 тысяч пользователей, среди них не только наши земляки и соотечественники, но и пользователи из Италии, Франции, Германии, Португалии, Англии, Канады, США и др.

Л.Д.: Точную цифру — нет, поскольку она огромна. Исключить бумагу пока невозможно, но оптимизировать работу, тем не менее, необходимо, и сделать это в наших силах. Например, упомянутый выше проект "Электронный архив" позволит создать фонд пользования на архивные документы в электронном виде, что обеспечит сохранность особо ценных документов, более оперативную организацию предоставления услуг населению. В электронную форму уже переведены все описи Государственного архива автономного округа. А в течение 2011 года будут оцифрованы и добавлены в систему особо ценные и наиболее востребованные архивные документы с целью гарантии доступа к оцифрованным образам архивных документов через сеть Интернет. Кроме того, полноценное межведомственное взаимодействие с органами исполнительной власти, с Пенсионным Фондом, органами ЗАГС также существенно оптимизирует нашу работу.

Л.Д.: Думаю, что еще долгое время в организациях будет существовать смешанная форма документооборота, и чтобы архивы начали принимать только электронные документы нужно очень многое сделать. Прием электронных документов на архивное хранение — актуальный вопрос сегодняшнего дня. Если говорить о том, чтобы архивы принимали электронные версии всех документов, то необходимой является выработка единых критериев, стандартов и так далее. Таковых пока нет, поскольку не существует закона об электронном документе, который, на мой взгляд, необходим архивам для оперативной работы.