СЭД наращивают функционал

Изменения в российском законодательстве, происходящие в течение последних нескольких лет, содействуют превращению систем электронного документооборота из вспомогательного механизма в полноценный инструмент для работы государственных учреждений. При этом, возможности самих СЭД должны быть существенно расширены.

Еще совсем недавно СЭД в госорганах использовались преимущественно для автоматизации делопроизводственных процессов с сохранением официального бумажного документооборота. В связи с принятием целого ряда государственных инициатив, начался процесс реального встраивания СЭД в системы ведомственного и регионального управления, оказания государственных услуг.

Процессы законодательно-методологических изменений в области электронного документооборота начались несколько лет назад. Однако переломный этап для электронного документооборота пришелся на лето 2010 года, когда были приняты нормативные акты, внесшие изменения более чем в 20 федеральных законов. Электронные документы были уравнены в правах с бумажными как при взаимодействии госорганов друг с другом, так и при взаимодействии ведомств с гражданами и организациями.

Кроме того, утверждение государственной прог­раммы "Информационное общество (2011-2020 г.)" способствовало тому, что в органах госвласти должны использоваться СЭД, обеспечивающие безбумажный документооборот внутри ведомств, межведомственное электронное взаимодействие, в т.ч. для оказания госуслуг в электронном виде.

Принятый в 2010 году ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению" снял проблему формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Автоматическая регистрация и маршрутизация документов, направляемых в различные ведомства, автоматическая доставка оповещений о состоянии работы с отправленными ранее документами и так далее отныне доступны.

В настоящее время нормативная база продолжает совершенствоваться. Утвержден "План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности". Принимаются законы, которые предполагают осуществление юридически значимого электронного документооборота в регулируемых отраслях: "О таможенном регулировании" и "Об обязательном медицинском страховании". Законопроект "О бухгалтерском учете", предусматривающий ведение и хранение первичной бухгалтерской документации в электронном виде, уже принят в первом чтении. В апреле 2011 г. был подписан новый ФЗ "Об электронной подписи".

Правовые и методологические изменения, касающиеся электронного документооборота, в ближайшем будущем продолжатся. Вероятнее всего, будут выпущены дополнительные нормативные требования, регламентирующие использование всех трех видов электронной подписи на разных этапах обмена между МЭДО и СЭД.

Стоит также ожидать появления требований к системам хранения юридически значимых электронных документов и к СЭД, которые закупают органы госуправления.

Унификация работы систем электронного документооборота в разных ведомствах — еще одна актуальная задача, которую предстоит решить в ближайшее время. Разноформатные документы, которые проходят по системе МЭДО, должны адекватно обрабатываться остальными информационными системами. Иными словами, системы должны работать не только с текстовыми файлами, но и графическими копиями, с приложенными документами. Однако сегодня не все ведомства "справляются" с разноформатными документами. Решением этой проблемы может стать построение внутриведомственных СЭД на основе портальных технологий.

Госорганы от систем электронного документо­обо­рота ожидают поддержки процессов управления электронными документами на протяжении всего жизненного цикла — от создания и утверж­дения до хранения и последующего уничтожения. Одновременно СЭД должны обеспечить автоматизацию бизнес-процессов, в частности, работ по оказанию государственных услуг. Таким образом, СЭД предстоит наращивать свой функционал.