Оцифровка документов в госсекторе: важная задача, решать которую нужно централизованно и профессионально

Бумажные «традиции» тормозят цифровое развитие, будь то государственное управление или промышленное производство. Оцифровка зачастую — единственный способ добиться эффективности и прозрачности. Не откладывать на последний момент и запустить плановые работы — значит начать получать положительный эффект уже сегодня. Каким организациям оцифровка нужна прежде всего, какие особенности процесса оцифровки необходимо иметь в виду — об этом рассказывает Илья Веригин, руководитель направления услуг корпорации ЭЛАР.

Цифровизация = оцифровка

Основная задача Цифровой экономики заключается в необходимости перехода к работе с цифровой информацией — электронному документообороту и полным, достоверным базам данных. Однако, как показывает практика, в большинстве случаев эта информация, важная для государственных сервисов и услуг, промышленного производства и взаимодействия с клиентами, лежит в виде накопленных бумажных ресурсов: документов, которые нужно привести в цифровой вид.

Илья Веригин, руководитель направления аналитики и работы с госсектором ЭЛАР

Многими компаниями, органами власти и учреждениями создание цифровых ресурсов и наполнение баз данных запланировано или уже планомерно проводится. Например, по проекту «Цифровое государственное управление» планируется перевести в цифровой формат 85 социально значимых услуг и модернизировать деятельность более 40 контрольно-надзорных ведомств. Создание таких взаимодействующих между собой цифровых реестров, баз данных позволит запускать целые группы услуг по единому обращению гражданина (например, при рождении ребенка), а также снизить нагрузку на бизнес за счет полной прозрачности проводимых проверок.

Важнейший момент в работе с данными — избежать «зоопарка»!

Вспомните, какой «зоопарк» информационных систем получается, когда подведомственные учреждения внедряют ИТ-системы самостоятельно, не задумываясь о дальнейшем взаимодействии между собой. Российский ИТ-рынок это проходил, поэтому и пришел к пониманию, что наиболее эффективно создание «платформ». С данными та же проблема: есть много примеров, когда организации проводят оцифровку, не видя за локальной задачей глобальной цели — например, интеграции полученных баз данных между собой и в инфраструктуру электронного правительства.

Что же поможет избежать «зоопарка» данных?

• Централизация. Проекты оцифровки необходимо инициировать и выполнять на уровне региона/головной организации, видя и реализуя весь потенциал данных. Это дает управляемость — возможность контролировать выполнение работ, укрупнить статус, значимость объекта и его отчетные показатели.
• Стандартизация. Необходимо придерживаться единой технологии при создании цифровых ресурсов в случае территориально-распределенных работ, а также долгосрочных проектов.
• Сводимость. Итоговый ресурс сразу должен готовиться по единым критериям качества, чтобы обеспечить объединение данных без затрат на конвертацию и исправление ошибок.

Результатом такой оцифровки будут сводимые базы данных и электронные документы, подготовленные по единым стандартам, которые позволят сразу реализовывать госуслуги и сервисы на основе этих данных и получать положительный эффект.

Оцифровка в органах земельно-имущественных отношений

Каким организациям оцифровка необходима прежде всего? Например, ОГВ и ОМСУ в сфере земельно-имущественных отношений. Задача здесь — сформировать единые базы выделяемых и имеющихся объектов, их статусов и технического состояния на уровне регионов и федеральных ведомств.

Во-первых, это нужно для проведения инвентаризации, эффективного управления и распоряжения имуществом. Во-вторых, автоматизируется блок относящихся к этой сфере госуслуг. Простейший пример — предоставление участков многодетным семьям. Чтобы предлагать семьям варианты и вести учет, службы в сфере соцзащиты и имущества должны совместно иметь доступ к полной базе имеющихся в распоряжении участков, иметь возможность оперативно выделять и оформлять под ИЖС новые территории, оперативно согласовывая планы с соответствующими органами местного самоуправления и региональными ведомствами.

Наиболее востребованной здесь является оцифровка договоров аренды, социального найма и других документов, отражающих правовой и технический статусы объектов. Сканируется основной договор и приложения к нему, все приложения связываются в единый комплект, ему присваиваются индексы основного документа. В настоящий момент такие проекты проводят ДГИ, ЦАЖ, МФЦ Москвы, КИО Санкт-Петербурга, ДИЗО Владимирской области, ДЗИО Приморского края.

Еще одно актуальное направление — оцифровка технических паспортов. Известно, что переданный в 2016 году в ведение регионов гигантский архив БТИ обширен и нет единого мнения, что делать с накопленными документами. Просто платить за обслуживание этого массива БТИ из регионального бюджета, создавать специальное хранилище, оцифровывать? Наиболее разумный вариант был выбран самим рынком и включает: оцифровку небольшого наиболее востребованного массива, создание электронного хранилища с функциями управления электронным и бумажным архивом, реализацию сервисов сканирования по заявке и предоставления электронной копии технических документов в формате госуслуги. Такие системы уже реализованы в Приморье, Владимирской области и запланированы в ряде других регионов.

Оцифровка в сфере контрольно-надзорной деятельности

В контрольно-надзорной деятельности задача заключается в создании в каждом ведомстве реестра, содержащего сведения о проведенных, планируемых проверках по объектам и субъектам, вынесенным предписаниям. К сожалению, планы цифровизации и обеспечения «прозрачности» часто сталкиваются с нежеланием самих ведомств становиться открытыми, и сегодня преобладает закупка услуг архивирования, то есть наведения порядка в самих бумажных массивах.

Цель на ближайшие 2-3 года — перейти от подготовки бумаги к длительному хранению к «электронному архивированию» (по единому стандарту), которое позволит параллельно получить историческую БД и электронный фонд быстрого доступа. Пока что, ввиду федеральной задачи, активно реализуется только оцифровка по объектам культурного наследия — ее ведут Мосреставрация, Московская, Самарская область, Красноярский край.

Для оцифровки документации контрольно-надзорной деятельности требуется довольно сложное сканирование, так как дела обычно содержат множество нестандартных вложений — тонкие газетные листы, фотографии, билеты, чеки, карты, планы. Применяется сканирование 300 dpi в цвете документа, что дает видимость печатей и линий границ на технической документации.

Документы различных видов (предписания, акты и пр.) учитываются отдельно, сохраняются в виде многостраничного PDF со своим набором реквизитов (индексных данных), но для взаимосвязи каждому присваивается сведение о «материнском» объекте/субъекте. А главное — создается база данных, отражающая всю актуальную историю проверок. Этот реестр объектов также создается, нормируется и вычищается в процессе оцифровки.

Оцифровка документов держателей федеральных реестров

Организациям федерального значения цифровые реестры нужны, чтобы в онлайн-режиме подтверждать и транслировать всем другим организациям эталонные сведения о статусах и правах граждан, предоставлять электронные копии документов в рамках оказания госуслуг. Подобные проекты проводят, например, ЗАГС, где еще предстоит решить проблему приведения к единообразию и исправления ошибок данных; Пенсионный Фонд, где ведется оцифровка пенсионных дел государственных служащих и граждан, проживающих за рубежом; силовые ведомства — помимо наполовину оцифрованных оперативно-справочных картотек МВД, есть огромное количество других бумажных учетов (оружия, технических средств и пр.).

Такие учетные, реестровые сведения обычно представляют собой множество одинаковых, однотипных документов и записей — «карточки» или записи в журналах с персональными данными, рукописными и просто плохо читаемыми текстами. Поэтому технологии оцифровки для держателей федеральных реестров особые:

• Применяются специальные механизмы деперсонификации сведений, которые позволяют повысить эффективность обработки и устранить риски прочтения конфиденциальной информации при обработке документов операторами.
• Особое внимание уделяется отсутствию ошибок и однотипности, поэтому обязательно применяются различные справочники, в том числе нередки случаи, когда справочники создаются под проект или генерируются «на лету» в процессе извлечения сведений.
• Обязателен двойной/мульти ввод данных, когда сведение считается достоверным, только если одинаково распознано несколькими операторами.
• Обязательно проводится программная и ручная проверка сводимости (включая внешнюю — например, формально-логический контроль xml Росреестра).

Чтобы выполнять задачи оперативно, к оцифровке привлекаются десятки единиц сканеров и сотни сотрудников. Такой участок сканирования может разворачиваться и на территории заказчика.

Нужно ли оцифровывать все и сразу?

Нет, не надо. Во-первых, разумно оцифровывать актуальные документы, в ряде случаев достаточно перевести в электронный вид 15-20 % наиболее востребованных фондов, чтобы достигнуть 80 % эффекта от оцифровки. Во-вторых, для сбалансированной нагрузки на бюджет и отсутствия необходимости в разовых «шоковых» затратах, проекты могут реализовываться поэтапно в течение 3-5 лет.

Где сканировать?

Наименее затратным является вывоз фондов на подготовленную площадку — в ближайший производственный центр ЭЛАР, где все организовано для быстрой и качественной оцифровки. Документы, которые нельзя вывозить, могут быть оцифрованы на территории заказчика путем организации участка сканирования непосредственно по месту их хранения. Также временный центр сканирования может быть организован в непосредственной близости к организации заказчика.

С чего начать?

Так как проекты должны реализовываться централизованно на уровне региона или головной организации, прежде всего нужно сформулировать и утвердить региональные/отраслевые стандарты и регламенты перевода выбранных групп документов в электронный вид! Компания ЭЛАР готова оказать содействие в разработке такой документации — она будет отвечать и повестке дня, и федеральным НПА.

Наши специалисты готовы провести консультации в организациях по всей стране и взять на себя все работы по оцифровке фондов любого масштаба и сложности, потому что:

• ЭЛАР является крупнейшим европейским предприятием в сфере оцифровки, имеет обширный, передовой опыт;
• Мы тесно сотрудничаем с ВНИИДАД и ВШЭ в части разработки регламентов, стандартов работ и программных документов, входим в состав в состав профильных рабочих групп ГП «Цифровая экономика» по нормативному регулированию;
• Мы досконально знаем и любим свою работу.

Автор: Илья Веригин, руководитель направления аналитики и работы с госсектором корпорации ЭЛАР