Органы ЗАГС: история в документах

Срок хранения актовых записей в органах ЗАГС до передачи их в государственный архив составляет сто лет. Это второй, после фондов госархивов, по объёму и сложности бумажный массив документов. В нём отразились особенности условий, в которых сформировались российские органы записи гражданского состояния.

Регистрация актов гражданского состояния в Российской империи до начала XVIII века находилась в ведении русской православной церкви. В 1721 году по Указу Петра I установлена обязательная регистрация рождения у православного населения. Метрические книги церквей — это книги записей актов рождения и крещения, бракосочетания и смерти. Они заполнялись священником, который венчал, крестил и отпевал своих прихожан. Каждая книга состояла из трёх частей и содержала соответствующие сведения.

При регистрации духовные органы в своей деятельности руководствовались полным собранием законов Российской империи, указами самодержцев всероссийских и определениями Священного Синода.

После кодификации права, проведенной в начале XIX века, основные материалы, касающиеся семейного права и вопросов регистрации актов гражданского состояния, были собраны в десятом томе Свода законов Российской империи.

Российский законодатель должен был бы оговаривать в своих законах вопросы, которые касались не только людей православной веры, но и представителей других религий, поскольку империя была страной многонациональной и многоконфессиональной. Однако единого акта, регулирующего все вопросы семейного права, вплоть до революции 1917 года так и не было создано.

Кроме метрических книг, сведения о браке указывались в так называемых "обыскных" книгах — в них записывались данные "обыска", то есть показания свидетелей и поручителей об отсутствии законных препятствий к заключению брака.

В декабре 1917 года были подписаны Декреты Совета Народных Комиссаров Российской Республики "О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния" и "О расторжении брака". Чуть позже — в январе 1918 года Народным комиссариатом юстиции и Народным комиссариатом по местному самоуправлению утверждается Инструкция "Об организации отделов записей браков и рождений". Так, в молодой советской республике появилась особая структура для светской регистрации правового состояния граждан.

Сегодня в архивах органов ЗАГС можно встретить всё разнообразие физического состояния, типов и форматов бумаг, видов бланков, примеров заполнения и способов внесения исправлений в актовые записи. Формы бланков актовых записей за весь исторический период вводили: ВЦИК, НКВД, Министерство юстиции РФ, Федеральная регистрационная служба РФ, Правительство РФ. Бланк записи АГС о рождении с 1918 года менялся 15 раз, о смерти и браке — 14, о расторжении брака — 15 раз. В каждом регионе встречаются уникальные фонды, часто связанные со значительными историческими событиями, повлиявшими на условия деятельности органов ЗАГС.

Декреты чётко установили порядок регистрации рождения, заключения, расторжения брака, смерти. Несмотря на отстранение церкви от обязанностей по регистрации актов гражданского состояния, в некоторых регионах страны из-за отсутствия тщательно разработанных инструкций органы ЗАГС и приходские храмы работали параллельно вплоть до начала 20-х годов. В это время между причтами (состав лиц, служащих при одной церкви) и органами ЗАГС шла оживленная переписка по вопросам передачи документов о регистрации актов граж­данского состояния и выдачи повторных документов. И только в конце 20-х годов архивы метрических книг были почти полностью переданы на хранение отделам ЗАГС. Остальные документы поступили на хранение в центральные и местные государственные архивы.

Вне зависимости от региона актовые книги за 1919-1950 годы находятся в ветхом состоянии. Страницы в них с разрывами и повреждениями, неравномерными краями и затёртыми зонами, пятнами от сырости, плесени. Бумага — разной плотности и цветовых оттенков. Информация с трудом прочитывается, чернила размыты.

Нормативные акты по вопросам деятельности органов ЗАГС в начале 20-х гг. принимались различными государственными органами: Наркоматом юстиции, Наркоматом внутренних дел, Наркоматом по местному самоуправлению, Главархивом. Общее руководство органами ЗАГС РСФСР стал осуществлять Центральный отдел ЗАГС при НКВД РСФСР. Был принят первый советский кодекс — "Кодекс законов об актах граж­данского состояния, брачном, семейном и опекунском праве". Согласно документу, структура органов ЗАГС состояла из окружных и местных отделов ЗАГС при волостных, городских и районных органах управления.

В эти годы органы ЗАГС столкнулись с проблемой нехватки бумаги. В связи с отсутствием бумаги в 1918 году была остановлена работа по составлению вторых экземпляров актовых книг и алфавитов к ним. Как и во всем госаппарате, в отделах ЗАГС началась работа по упрощению делопроизводства и статистической отчётности в целях экономии бумаги.

Общее руководство регистрацией актов гражданского состояния осуществлял Центральный отдел ЗАГС. Органы ЗАГС в то время вели: книги записей рождений; книги записей смертей; книги записи отсутствующих, книги записей браков; книги записей разводов; книги заявлений о происхождении зачатых детей; книги записей лиц, изменивших фамилии и прозвища, и алфавит к ним.

В Калининградской области из-за дефицита бумаги в послевоенные годы часть записей была выполнена на оборотной стороне заново разлинованных литовских бланков. Многолетнее применение метода полистной обработки, который является необходимым условием при рассмотрении запросов граждан и организаций, плохое качество бумаги и чернил, использованных при составлении записей актов, приводят к физическому старению документов. Бумага становится хрупкой, чернила значительно выцветают. И мало того, что время старит бумагу, многим актовым записям пришлось пережить коммунальные аварии: подтопления и пожары, многочисленные переезды, слияния и разделения архивов (особенно в условиях войны и изменения административно-территориального деления регионов), неприемлемые условия хранения и обращения.

19 ноября 1926 г. был принят Кодекс РСФСР о браке, семье и опеке (КоБСО). Отделы записей браков и рождений переименовываются в бюро записей актов гражданского состояния, которые создаются в городах и районных центрах. В июле 1934 года органы ЗАГС как ведомство, хранящее первостепенную информацию по текущему учёту населения, были включены в структуру Народного комиссариата внутренних дел. Все сотрудники отделов ЗАГС приобретают милицейские чины, начальники отделов становятся лейтенантами. В соответствии с приказом НКВД СССР от 27 августа 1937 г. руководство работой органов по Союзу ССР стал осуществлять Отдел Актов Гражданского Состояния НКВД СССР. Работой органов, регистрирующих акты гражданского состояния в союзных и автономных республиках, в краях и областях, руководили отделы актов гражданского состояния НКВД союзных и автономных республик и соответствующих краевых и областных управлений НКВД.

После Великой Отечественной войны требовалось коренным образом перестроить работу органов ЗАГС. В 1946 году вышло постановление СНК РСФСР "О мероприятиях по упорядочению регистрации актов гражданского состояния". НКВД было переименовано в Министерство внутренних дел.

25 октября 1956 г. органы ЗАГС были переданы в ведение местных советов народных депутатов.

7 июня 1957 г. Совет Министров РСФСР принимает постановление "Об организации руководства ЗАГСами". В штатах Совета Министров автономных республик, крайисполкомов, облисполкомов и горисполкомов городов республиканского подчинения были утверждены должности инспекторов по ЗАГСам для руководства и контроля за работой органов ЗАГС.

Записи за 1950-1980 годы находятся в лучшем состоянии по сравнению с более ранним периодом. И только книги ориентировочно за период с 1980 по 1990 годы (иногда с 1970 года) выполнены на бумаге одинаковой плотности и хорошего качества. Но даже при хорошем состоянии бумаги распознать информацию в документе бывает очень сложно. К примеру, среди записей за 90-е годы встречаются массивы, напечатанные на матричном принтере с повреждённой лентой, дающей белую полосу на каждой строчке. Ещё есть индивидуальные особенности почерка, которым заполнены более ранние документы…>

Методическое руководство было возложено на Министерство юстиции РСФСР. На основании постановления Совета Министров РСФСР от 07.06.1957 №524 Минюстом РСФСР 20.01.1958 по согласованию с МВД РСФСР и Минфином РСФСР была разработана и утверждена Инструкция о порядке регистрации актов гражданского состояния. В 1969 году принят Кодекс о браке и семье РСФСР, в соответствии с которым регистрация актов гражданского состояния в городах и районных центрах стала производиться отделами (бюро) ЗАГС исполнительных комитетов районных, городских, районных в городах Советов народных депутатов, а в поселках и сельских населённых пунктах — исполнительными комитетами поселковых и сельских Советов народных депутатов.

Кодекс регулировал вопросы регистрации актов гражданского состояния вплоть до принятия Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".

Сегодня, в соответствии со ст. 4 ФЗ № 143-ФЗ государственная регистрация актов граж­данского состояния производится органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации. Полномочия на государственную регистрацию актов гражданского состояния являются полномочиями Российской Федерации, которые передаются органам государственной власти субъектов Российской Федерации (с возможностью делегирования органам местного самоуправления).

Полномочия на государственную регистрацию актов гражданского состояния осуществляются в соответствии с административным регламентом, который утвержден Приказом Минюста РФ № 412 от 13 декабря 2011 года. Контроль за деятельностью по государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации.

Органы записи гражданского состояния со дня своего основания работали подчас в очень сложных политических, экономических и бытовых условиях, сохраняя и накапливая бесценные документы, которые постоянно востребованы как в научных, так и в повседневных, практических целях.

В настоящее время российские органы ЗАГС ведут работы по переводу этих документов в электронный вид, что позволит сохранить ценнейший архив. Однако многообразие особенностей этих документов привело к тому, что практически в каждом регионе органам ЗАГС, которые принимают решение о сканировании и наполнении информационных. систем, приходится подбирать особое решение по оцифровке бумажных оригиналов.