Каждому архиву — по потребностям, от каждого архива — по госуслуге

Сегодня всем российским архивам независимо от их статуса — и государственным, и муниципальным — необходимо становиться полноправными субъектами информационного общества. Времени на это осталось не так много: уже с 1 января 2014 года государственные органы и учреждения должны обеспечить получение результатов оказания государственных услуг в электронном виде.

Общественная функция

В государственных архивах регионов хранится огромный объём сведений, востребованность которых гражданами и организациями постоянно возрастает. Это связано с активизацией работы поисковых отрядов, лавинным ростом интереса к генеалогической информации и родовой истории. Но основной поток, как всегда, составляют запросы социально-правового характера: люди обращаются в архивы, чтобы подтвердить трудовой стаж, звания и награды, образование и так далее. Наряду с государственными архивами, востребованные граж­данами, госорганами и предприятиями сведения хранят в своих фондах и муниципальные архивы. Это документы по основной деятельности местных органов власти, судов, общественных организаций, промышленных, сельскохозяйственных и иных предприятий. И объём их велик — по данным Росархива, в муниципальных архивах сосредоточено более 25% документов Архивного фонда РФ.

В целом же, государственные и муниципальные архивы региона составляют единую систему, живущую по правилам общих федеральных законов. Именно вся эта система в совокупности испытывает увеличивающийся с каждым годом поток обращений.

Благо информатизации

Так почему же количество обращений постоянно растёт? Ответ прост — помимо увеличения интереса к ряду тем, здесь есть системный фактор — возможность доступа к информации порождает спрос на неё. В сознании многих людей обращение в архив за документом — дело почти безнадёжное. Мне тоже так прежде казалось. Но когда я обнаружил, что через портал госуслуг могу не просто отправить запрос в несколько интересующих меня архивов, но и заранее удостовериться в том, что нужные мне фонды находятся именно в них, я был удивлён. Думаю, большинство соотечественников удивляются. Вот только настолько высоким уровнем информационных систем могут похвастаться немногие государственные архивы, а тем более — муниципальные.

С другой стороны, полноценная информационная система с наполненным научно-справочным аппаратом — это именно то средство, которое позволяет повысить эффективность работы архива без увеличения штатной численности. Архив не просто принимает больше запросов — он способен их все исполнить, причём в установленные регламентами сроки.

Именно поэтому требование к 1 января 2014 года обеспечить получение результатов предоставления государственных услуг в электронном виде (Распоряжение Правительства РФ от 28.12.2011 №2415-р) — безусловное благо. Оно побуждает государственные и муниципальные архивы, наряду с другими органами государственной власти, внедрять автоматизированные системы, переводить в электронный вид описи и востребованные фонды, включаться в структуру электронных правительств для участия в межведомственном взаимодействии. Ведь только так могут быть реализованы основные принципы информационного общества — чтобы гражданин мог получить услугу удалённо, по месту своего фактического пребывания, и чтобы обмен информацией между государственными органами осуществлялся автоматически, без требования излишних документов от граждан.

В единстве сила

Эра «лоскутной» информатизации подходит к концу. Причины две. Во-первых, несколько отдельных внедрений всегда обходятся дороже, чем создание единой системы. Здесь экономия на «железе», организации закупок, сопровождении и т.д. А во-вторых, в определённый момент появляется проблема последующей интеграции систем между собой, которая в любом случае требует дополнительных затрат, а зачастую оказывается невозможной.

Сегодня появляется всё больше проектов по созданию единых информационных систем на уровне региона в различных отраслях государственной власти. Не исключение и архивы. Уже реализованы и развиваются проекты по созданию единых информационных систем архивов в Самарской и Тюменской, Воронежской и Псковской областях, республике Мордовия, Москве. Но наиболее интересны регионы, решившие не ограничиваться государственными архивами и включить в единый информационный контур муниципальные архивы.

О двух таких проектах, — с единой целью, но различной реализацией, — я и расскажу. Особенно интересно то, что регионы эти соседи и нередко конкурируют в сфере информатизации. Речь идет о Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах.

Одна задача — два решения

Итак, оба региона задались целью создать централизованную систему управления архивной деятельностью — не только построить единое информационное пространство, но и решить конкретные задачи по автоматизации процессов основной деятельности каждого отдельного архива. Независимо друг от друга для создания системы они выбрали один программный продукт — АИС ЭЛАР-Архив.

Работы по созданию Единой информационно-поисковой системы Службы по делам архивов ЯНАО корпорация ЭЛАР начала в 2011 году в рамках реализации мероприятий Ведомственной целевой программы «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011-2013 годы)». Основной целью стало повышение эффективности процессов основных направлений деятельности государственного и муниципальных архивов, а также переход на предоставление архивных услуг в электронном виде.

В рамках первого этапа система была внедрена в Службе по делам архивов и Государственном архиве ЯНАО. При этом в подсистему Государственного архива были включены модуль хранения, ввода информации и доступа к информационному ресурсу; модуль автоматизации учёта приёма и исполнения запросов; модуль автоматизации деятельности читального зала, а также модули интеграции с ПК «Архивный фонд» и взаимодействия с внешними системами. Было осуществлено первичное наполнение системы путём импорта данных из ведущейся общеотраслевой БД «Архивный фонд» и создан электронный фонд пользования путём оцифровки 20 архивных описей и более 1000 архивных дел за период с 1887 по 2000 годы.
Для Службы по делам архивов, в свою очередь, был реализован функционал по автоматизации деятельности экспертно-проверочных комиссий и формированию отчётно-статистической документации по результатам деятельности как отдельного архива, так и всей отрасли в целом.

Следующим этапом стала автоматизация деятельности муниципальных архивов. Для них была разработана типовая подсистема «Муниципальный архив», состоящая из сокращенного набора модулей АИС ЭЛАР-Архив:

• хранения, ввода информации и доступа к информационному ресурсу
• автоматизации учёта приёма и исполнения запросов
• взаимодействия с ПК «Архивный фонд», администрирования и защиты
В рамках целевой программы «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства ЯНАО на 2011-2013 годы» подсистема была установлена в 7-ми муниципальных архивах и архивных отделах муниципалитетов ЯНАО (городов Салехарда, Губкинского, Новый Уренгой, Лабытнанги, Ноябрьска, Муравленко, Надыма и Надымского района). Произведено первичное наполнение системы учётными сведениями путём оцифровки 1178 архивных описей к фондам муниципальных архивов.

Подобная конфигурация позволила гарантировать работоспособность Единой информационно-поисковой системы в условиях низкого качества каналов связи — одной из основных проблем, ограничивающих развитие информационных технологий в российских регионах. В каждый муниципальный архив установлена своя, автономная информационная система, а Служба по делам архивов получила возможность создать единую точку доступа к услугам всех архивных учреждений ЯНАО.

В настоящий момент проводятся работы по подключению муниципальных архивов к региональной межведомственной телекоммуникационной сети, что позволит включить их автоматизированные подсистемы в контур ЕИПС и создать единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов ЯНАО.

Благодаря этому муниципальные архивы, наряду с Государственным архивом ЯНАО, смогут обеспечить доступ к своим услугам через Портал государственных и муниципальных услуг, а также сеть многофункциональных центров Ямало-Ненецкого автономного округа.

Отдельно отмечу, что каждое архивное учреждение было укомплектовано профессиональными планетарными сканерами для дальнейшей самостоятельной оцифровки фондов.

Иным образом подошли к поставленной задаче в Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

Создавать автоматизированную информационную систему «Электронный архив Ханты-Мансийского автономного округа — Югры» было решено по принципу «корпоративного облака». Использовать подобный подход позволила АИС ЭЛАР-Архив, для доступа к которой необходимы только браузер и логин с паролем.
Ядром электронного архива стали подсистемы Службы по делам архивов и Государственного архива Югры, практически полностью идентичные внедрённым в Ямало-Ненецком автономном округе. Была произведена оцифровка и загрузка в систему около 90% архивных описей Государственного архива. А для муниципальных архивов была разработана подсистема удалённого доступа. Посредством неё уже сегодня 22 архивных отдела муниципалитетов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры имеют возможность удалённо пользоваться всеми предоставленными им функциональными возможностями АИС ЭЛАР-Архив. При этом для каждого архива выделен свой, индивидуальный сегмент информационной системы, а Служба по делам архивов способна в режиме реального времени отслеживать все процессы, происходящие в архивной отрасли ХМАО.

Благодаря централизованному хранению всех данных, реализация проекта не потребовала интеграций и настройки взаимодействия подсистем, что, кроме всего прочего, сократило сроки и снизило стоимость внедрения.
Выбранная архитектура АИС «Электронный архив Ханты-Мансийского автономного округа — Югры» предоставила ещё одно преимущество: простоту и лёгкость планируемой в ближайшее время интеграции с Территориальной информационной системой Югры. Это позволит архивам включиться в информационный обмен в online режиме со всеми органами государственной власти автономного округа, а также реали­зовать единую точку доступа к услугам архивов.

Сухой остаток

Большинство представителей архивного сообщества понимает преимущества качественной информатизации. Более того, во многих субъектах РФ задумываются или уже прорабатывают вопрос о создании единой архивной системы.