Файлы вместо папок

Переводить деловую переписку и обмен документами в электронный вид - перспективный тренд, которому стараются следовать органы власти, ведомства и учреждения всех уровней. Но кипы старых постановлений, актов, планов и карт зачастую так и пылятся. "РГ" разбиралась, когда их оцифровка действительно необходима и можно ли ее провести своими силами.

Центр сканирования, организованный в 2017 году, расположен на территории Главного архивного управления Московской области. Фото: РГ

Сроки поджимают

Одними из первых системно сканировать архивные документы начали федеральные ведомства, чья деятельность связана с ведением госреестров и информационных систем. За последние годы в России упразднили многие "статусные" бумажки (например, свидетельства о праве собственности) и перевели обмен данными между ведомствами в электронную форму. По мере цифровизации экономики все документы, необходимые для получения госуслуг, будут представляться в виде файлов или ссылок на соответствующий реестр.

Для органов власти и местного самоуправления электронные документы означают совершенно иную скорость работы. Поиск нужной информации убыстряется в десятки раз. Цифровую копию "бумажки" можно мгновенно выдать гражданам или юрлицам, переслать по запросу коллегам либо подрядчикам. Это повышает оперативность и эффективность работы чиновников.

Зачастую оцифровка документов - причем в жестко ограниченный срок - прямо предписана федеральным законодательством и утвержденными в регионах "дорожными картами". Административные регламенты предусматривают все меньшие и меньшие сроки оказания государственных и муниципальных услуг. Штат сотрудников при этом планомерно сокращается.

Самим не справиться

Многие госорганы и ведомства пытались и пытаются вести оцифровку своими силами. Например, поручают это своим сотрудникам в их свободное или внеурочное время либо за небольшую плату нанимают студентов. Однако на поверку оказывается, что объем работы значительно больше, чем ожидалось.

- Оцифровывать фонды "лоскутно" и медленно никому не выгодно. Действительной эффективности можно добиться, если довольно оперативно перевести в электронный вид все документы, к которым идут обращения. В этом случае работать будет удобно. Однако нужно не только отсканировать десятки и сотни тысяч страниц, но и извлечь из них те данные, по которым этот поиск будет осуществляться. А это уже миллионы сведений, - пояснил руководитель направления аналитики и работы с госсектором корпорации "Элар" Илья Веригин. - Некоторые наши заказчики в итоге признавались, что сажали сотрудников вручную вбивать такие данные - и за три-пять лет выполняли от силы 15 процентов от нужного объема. Но, помимо временных потерь, не получали и финансовой выгоды - потому что нужно было организовывать рабочие места, доплачивать людям за внеурочную занятость. Выходило, что дешевле заказать оцифровку специалистам.

К тому же, если извлечением сведений занимаются вручную непрофессионалы или данные перепечатываются напрямую в установленную систему, доля неточностей может быть очень высока. Для государства такая ситуация - катастрофа. Неверное определение статуса гражданина или объекта может помешать им получить госуслугу или, что еще хуже, привести к судебному разбирательству.

Поэтому в России сформировался устойчивый рынок услуг оцифровки - только за 2016-2017 годы на сайте госзакупок можно найти не менее 600 профильных конкурсов и аукционов. Одна из наших компаний даже является европейским лидером отрасли.

Данных не хватает

Самый острый спрос на оцифровку предъявляют органы власти, которые распоряжаются землей и имуществом, - от эффективности управления ими напрямую зависит объем налоговых поступлений и наполняемость бюджетов. Муниципалитеты и регионы создают учетные и геоинформационные системы, чтобы в один клик узнавать статус любого участка, здания или сооружения на своей территории. Но в эти базы по статистике внесено менее 40 процентов документов на недвижимость. Остальное - неповоротливый бумажный архив, который формировался десятилетиями. Органы субъектов Федерации, кроме того, хранят дела БТИ - данные из них нужно оперативно предоставлять в цифровом виде по межведомственным запросам.

Подобную оцифровку проводила Москва, а в 2017 году архивные документы начали оцифровывать департаменты земельных и имущественных отношений Владимирской области и Приморского края - сотни тысяч страниц были распознаны, собраны в электронные дела PDF и проиндексированы по ключевым поисковым полям (кадастровый номер, адрес, наименование покупателя или землепользователя, тип и номер документа, дата подписания, номер основного договора и прочее).

Огромный массив работы связан с паспортами на объекты культурного наследия (ОКН). Они должны быть собраны в единую базу данных - Государственный реестр согласно закону № 73-ФЗ от 25.06.2002. Это позволит навести порядок в учете и действительно сохранять объекты. За последние годы оцифровку документов по ОКН провело Минкультуры РФ, органы охраны в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Татарстане и Ханты-Мансийском автономном округе.

Не менее активно проводят оцифровку своих фондов архивы, библиотеки и музеи. Это помогает привлечь посетителей и, по мнению экспертов, положительно влияет на инвестиционный климат регионов и страны. Музеи оцифровывают ценные экспонаты и учетную документацию, создают цифровые экспозиции. Архивы переводят в электронный вид описи, исторические документы - электронная база упрощает оказание востребованных услуг, таких как поиск информации о предках. А МИД России недавно оцифровал часть фондов Архива внешней политики в ответ на попытки исказить историю ХХ века.

Как проводится оцифровка

Начинается оцифровка с экспертизы документов, так как в зависимости от их физического состояния могут понадобиться разные сканеры. После определения параметров работ бумаги вывозят в центр оцифровки, либо бригада с промышленными сканерами выезжает к заказчику (не всегда собственник документов хочет или может дать разрешение на их вывоз). Затем электронные образы поступают на индексирование, то есть извлечение данных - чтобы можно было найти документ среди тысяч других или загрузить сведения в реестр.

Объем данных всегда разный. Так, для документов на имущество традиционно извлекаются кадастровый номер, адрес, имя человека или компании-арендатора. А из записи о рождении в ЗАГС нужно извлечь 12-15 сведений (ФИО, пол, дата и место рождения, семейное положение - все это важно).

- Основная часть этой работы делается с помощью наших, российских программ. Людей задействуют тогда, когда исходный документ рукописный или поврежденный, а также для проверки. У нас в компании вводом данных занято более пяти тысяч человек, - рассказал Илья Веригин. - Если документ секретный, конфиденциальный, для служебного пользования - мы разделяем его скан-образ на мелкие обезличенные фрагменты: на одном - дата, на другом - адрес или фамилия. Операторы ввода не видят текст целиком, а после извлечения данных программа "собирает" информацию воедино у заказчика. Такой комплексный подход к созданию электронных архивов позволяет изымать документ из оборота всего на несколько дней и вместо прямого перепечатывания данных в системы создавать проверенные и безошибочные ресурсы.

Электронные документы особенно важны при реализации строительных проектов с госфинансированием. Чем больше проект, тем выше вероятность проверок - создавая цифровые копии проектных документов, заказчик может в любой момент представить их в прокуратуру и другие контролирующие органы, в том числе в случае недобросовестного поведения подрядной организации. К примеру, недавно было оцифровано около 400 тысяч единиц проектно-сметной документации по Дальневосточному океанариуму, который возводили во Владивостоке.

Другое направление - системы типа "Умный город", о создании которых задумываются во многих муниципалитетах. Объединив дела объектов инфраструктуры в централизованные электронные ресурсы, можно оперативно и слаженно планировать хозяйственные работы. Иными словами, не допускать ситуаций, когда из-за несогласованности городских структур приходится ломать свежеуложенный асфальт для прокладки кабеля. Такую базу по объектам дорожного хозяйства сделали в ЦОДД Москвы. Вбив в строке поиска нужный адрес, чиновники могут за несколько секунд получить полный пакет документов на светофор, "зебру" или иной дорожный объект и отправить его другому ведомству.

В крупных федеральных ведомствах и администрациях регионов начата масштабная плановая оцифровка организационно-распорядительной документации и обращений граждан. Тон задает Администрация Президента РФ, чей электронный архив ведется уже более семи лет, и его пополнение продолжается. Во внутренней деятельности здесь почти полностью ушли от бумажного документооборота.

Сегодня проекты оцифровки нужны и уже запущены во многих ведомствах России, где есть дела на объекты или досье субъектов. Передовые технологии позволяют создавать электронные базы любой сложности в любом регионе.

Как видно, переход к электронным документам и данным - работа, без которой не возможно ни повысить эффективность деятельности, ни построить полноценную цифровую экономику, - запущен и постепенно проводится во всех направлениях государственного управления. Рано или поздно этому примеру последуют все госструктуры, и ощутимо выиграют те, кто успеет встать на "цифровые" рельсы раньше.