Документы как движущая сила

В региональных министерствах и ведомствах в рамках e-gov для взаимодействия граждан и организаций с государственными органами создаются электронные архивы.

Имущество

В повседневной работе экспертам Министерства имущественных отношений Самарской области для принятия взвешенных решений требуется основываться на сведениях, подтвержденных документами. От того, насколько оперативно документ получен экспертом, зависит не только скорость выполнения административных процедур, но и исключение ошибок по вовлечению объекта недвижимости в арендную деятельность, приватизации пакета акций, предоставлению земельного участка под индивидуальное строительство и т.д.

Юридические лица и граждане, получившие во владение или в аренду от Самарской области земельные участки, имеют право обратиться в Министерство имущественных отношений региона для получения копий правоустанавливающих документов: решений о приватизации, предоставлении земельных участков в пожизненное наследуемое владение, передаче в аренду и т.д. Как показала практика обработки запросов выдачи копий архивных документов, основной поток таких обращений связан с делами о приватизации имущества и приказами министерства по основному виду деятельности.

В Министерстве имущественных отношений было принято решение поэтапного перевода всего информационного потока, связанного с бумажными носителями, в электронный вид за счёт внедрения специализированного хранилища электронных документов и файлов — программного комплекса Электронного архива Министерства имущественных отношений Самарской области (ПК ЭАМ).

В начале проекта были выявлены и согласованы наиболее востребованные в ежедневной работе массивы дел, разработаны требования к программному обеспечению. Затем информационное пространство министерства было наполнено электронными образами приватизационных дел и дел с приказами и решениями по основному виду деятельности.

В качестве платформы для создания электронного архива было использовано типовое программное средство управления электронным архивом САПЕРИОН 5.6. Оно изначально сертифицировано в соответствии с требованиями информационной безопасности к средствам защиты информации ФСТЭК России по 4 уровню контроля отсутствия НДВ (НДВ‑4), поддерживает конкурентный тип клиентских лицензий, при котором обеспечивается возможность установки клиентского ПО на неограниченное число рабочих станций.

В результате реализации проекта в Министерстве имущественных отношений Самарской области был ускорен процесс предоставления государственных услуг, в том числе по предоставлению копий и выписок. ПК ЭАМ обеспечил сотрудников удобным и быстрым доступом к документам, устранил трудозатраты и простои, вызванные необходимостью работать с бумажными документами.

В настоящее время в министерстве для ведения реестра имущества, учёта земельного фонда и арендной деятельности используются разрозненные автоматизированные системы. В связи с этим рассматривается вопрос о поэтапном замещении эксплуатируемых учётных систем единой автоматизированной системой. В ближайшей перспективе планируется внедрение системы автоматизации арендной деятельности.

Геологические данные

Министерство природопользования и экологии республики Башкортостан начало оказывать в электронном виде госуслугу по предоставлению геологической информации. Здесь введена в промышленную эксплуатацию обновлённая версия программно-технического комплекса "Электронный архив геологической информации".

Геологические данные, как правило, содержатся в отчётах, хранящихся в геологических фондах. И одним из первых в стране работу по переводу геологических отчётов в электронный вид начал Башкирский республиканский геологический фонд Министерства природопользования и экологии республики. В настоящее время доступны отчёты общим объёмом порядка 80 тысяч страниц текстовой и графической информации. Все эти данные индексированы по 15 ключевым значениям и полностью совместимы с информационной системой российского федерального геологического фонда. Работы по переводу в цифровой вид геологических отчётов и протоколов заседаний комиссий по запасам различного уровня и балансов запасов полезных ископаемых будут продолжены. Все эти материалы будут находиться в открытом доступе.

Акты гражданского состояния

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ сделал органы ЗАГС ключевым источником сведений, необходимых другим исполнительным органам и организациям для предоставления государственных и муниципальных услуг. В Самарской области создаётся автоматизированная поисково-справочная система "Электронный архив ЗАГС" (ЭА ЗАГС) и формируется электронный фонд записей актов гражданского состояния региона. Система будет обеспечивать надёжное долговременное хранение электронных копий и учётных данных архивных сведений, быст­рый поиск документов и предоставление к ним многопользовательского доступа. Будут также автоматизированы процессы ввода новых документов в электронный архив для поддержания его актуальности.

Общий объём документов, которые войдут в электронный фонд, составляет более 6 000 000. Силами исполнителя проекта, корпорации ЭЛАР, за короткий срок уже переведён в электронный вид бумажный массив документов за период с 1976 года по 1997 год — 1 832 998 актовых записей, находящихся на хранении в территориальных отделах ЗАГС городских округов Самарской области. Обрабатывались ветхие, двухсторонние документы с рукописным текстом, сшитые в книги формата А5. В процессе эксплуатации системы планируется выявить и в последующем перевести в электронный вид другие востребованные в рамках предоставления гос­услуг актовые книги.

В настоящее время сформирована единая региональная автоматизированная система всех ЗАГСов Самарской области. Работа сотрудников с документами ЭА ЗАГС осуществляется с помощью специализированного модуля доступа к документам в электронном виде, предназначенного для поиска, просмотра, печати электронных документов и их копирования на внешние носители. С помощью полной актуальной базы данных актов гражданского состояния будет предоставлена возможность санкционированного доступа заинтересованным органам к внутренним электронным базам данных посредством интеграции информационной системы ЗАГС с интеграционной шиной электронного правительства области.