Бумага vs Система

Концепция развития электронного государства — есть не что иное, как новая управленческая схема, в которой информационные технологии служат для выстраивания и поддержки четких связей между властью, бизнесом и гражданским обществом. Между тем, в процессах управления документами в некоторых ведомствах подчас царит хаос, похожий на тот, что властвует на рабочем столе среднестатистического госслужащего — то же бессистемное изобилие бумаг и папок.

Наталья Храмцовская,Ведущий эксперт по управлению документацией компании "Электронные офисные системы", член Гильдии управляющих документацией и ARMA International, кандидат исторических наук.

Я опасаюсь, что новые Правила делопроизводства в ФОИВ ­окажутся не столь короткоживущими, как они того заслуживают. Дело в том, ­что ­механизмов, позволяющих заставить ведомства следовать этим Правилам, сейчас нет — и ведомства, в принципе, могут работать так, как сами считают нужным. Правила им не очень мешают, и бороться за их отмену особенно незачем. Кроме того, чтобы разработать современные правила делопроизводства, нужны (помимо финансирования) специалисты, хорошо разбирающиеся в специфике электронных документов — их в соответствующем ведомстве не хватает.

Кстати, я нашла одно судебное дело, где коммерческая организация попыталась признать выпущенный государственным органом документ недействительным на том основании, что он не соответствовал Правилам — с чем госорган даже не спорил. Суд, в вежливой форме, сказал, что все это ерунда, не имеющая принципиального значения!

Я считаю, что новое определение электронного ­документа принципиально хуже, чем в законе об ЭЦП. Для меня электронный документ — это, прежде всего, документ (а слово "документ" у наших законодателей все еще встает поперек горла, пока их хватает лишь на "документированную ­информацию", создаваемую загадочным «методом документирования»).

Мне представляется большой глупостью то, что ­законодатели везде противопоставляют сейчас письменную форму и электронную форму — это, надо сказать, уникальная особенность России! Во всем мире пошли по другому пути: считается, что бумажный и электронный документ (если в законодательстве прямо не указано иное) в равной степени удовлетворяют требованиям к письменной форме. Тем самым Россия фактически скатывается на создание раздельных правил для бумажных и для электронных документов, ­к ­необходимости в каждом законе и нормативном акте обязательно явно писать "…и в форме электронного документа".

Я также не совсем согласна с тезисом о необходимости "максимальной прозрачности" при предоставлении государственных услуг. Чрезмерная прозрачность может быть порой даже более вредна, чем недостаточная. Так, процессы принятия реальных решений обязательно уйдут в тень, потому что никто не захочет на глазах у изумленной публики принимать нужные, но непопулярные решения.

В заключение скажу об одном моменте, который меня сейчас беспокоит. Мы живем в России. У нас трудно сдвинуть государственную ­"телегу" с места, но уж если получилось, то дальше она начинает нестись вниз по склону, все сметая на пути. Поэтому, если раньше я, в основном, ­агитировала за электронные документы, то теперь все чаще приходится объяснять людям, что все подряд сразу переводить в электронный вид не стоит, что в некоторых случаях бумажные документы пока еще удобнее (или что в этих случаях электронные документы пока что лучше ­использовать не вместо, а вместе с бумажными, особенно, когда дело ­касается документов длительного и постоянного срока хранения). В ближайшее время традиционное делопроизводство, боюсь, просто придется спасать от чересчур рьяных "новаторов".

Павел ПлотниковДиректор по маркетингу Корпорации ЭЛАР, член AIIM-DF

Законы, регулирующие сегодня предоставление государственных услуг, не просто рекомендуют, но обязывают органы власти навести порядок в делах. Чиновникам будет очень сложно оказывать населению услуги в электронном виде, если их рабочие столы и архивные помещения будут завалены бумагами, а электронные документы циркулировать в организации, как бог на душу положит.

Во время переезда одного федерального ведомства ящики с сотнями тысяч карточек из оперативной картотеки складировали в отдельное помещение и до сих пор не успели разобрать. Теперь карточки, перевязанные бечевками и аккуратно сложенные в соседней с картотекой комнате, ­считаются здесь утерянными по умолчанию. Стоит ли говорить об эффективности оказания этим ведомством электронных государственных услуг ­миллионам наших сограждан?

С другой стороны, организации тоже можно понять. Специалистов, ­которые способны систематизировать документы, гарантировать сохранность и учет взаимосвязей и обстоятельств, при которых эти документы создавались и использовались, не так много. А внутри самих организаций их, как правило, нет вообще. Постановление правительства РФ № 477 требует от федеральных ­органов исполнительной власти прописывать инструкции по делопроизводству, однако методических рекомендаций для этого в настоящее время не существует. Принятые недавно 210-й и 227-й федеральные законы де-факто отменяют действие «Методички», утвержденной приказом Росархива. В ведомствах и коммерческих компаниях есть понимание того, что управленческие "шаги" фиксируются в электронных и бумажных документах, где номенклатура дел в полной мере отражает парадигму принятия тех или иных решений. Поэтому организации вынуждены привлекать экспертов из ВНИИДАДа и Росархива, которые помогают систематизировать документы. Но подобные разовые акции похожи на уборку рабочего стола перед Новым годом — месяца через три стол снова будет накрыт бумагой, и сидящему за ним предстоит буквально выуживать нужный документ.

Ведомственные архивы продолжают пухнуть, а разобраться в них может только незаменимый Иван Иванович, который уже 40 лет служит архивистом и, не дай Бог, с ним что случится или уйдет на пенсию. Новые ­сотрудники, которые приходят на должности архивистов, скорее всего не обладают нужными компетенциями просто в силу того, что эта профессия в нашей стране, мягко говоря, не популярна. Однако нехватку ­специалистов вполне способны компенсировать информационные технологии. Для этих целей компании разработали специальные системы автоматизации архивного дела (СААД), в которые заложен жесткий принцип ­соблюдения нормативно-технических требований, регламентов и стандартов по использованию как бумажных, так и электронных документов. Кроме того, внедрение таких систем не позволит новым сотрудникам ­работать, игнорируя госстандарты.

Госорганам, чтобы эффективно реализовывать функции по оказанию электронных услуг, недостаточно научиться управлять бумагой. Необходимо иметь доступ к документам вне зависимости от того, в каких информационных системах они находятся. Для этого, помимо аудита бумажных архивов, целесообразно проводить комплексный анализ информационных систем и ресурсов, которые используются, в том числе, в рамках функционирования электронного правительства. По сути, чтобы построить в ведомствах пригодную для оказания электронных госуслуг среду, нужно чтобы документоведы и архивисты говорили с IT-специалистами на одном языке или были едины в трех лицах. Ведомства в настоящее время привлекают консалтинговые компании, которые обследуют управление документами в организациях и одновременно внедряют адекватные информационные системы.