Архивная обработка: инструкция по «применению»

Электронная эйфория прошла. Многие вовлечённые в построение электронного правительства органы государственной власти, учреждения и организации получили явные дивиденды от внедрения информационных технологий, а кому‑то они не принесли желаемого эффекта. Но в любом случае всем им сегодня приходится искать новые, более очевидные и менее затратные способы повышения эффективности.

И, что говорить, первым на ум приходит то, что вы ежедневно видите в своем кабинете, будь вы руководитель, начальник отдела или рядовой сотрудник, — шеренги шкафов с бумажными папками. Это атрибут любого государственного учреждения, но вы вряд ли представляете состав их содержимого. Если у вас в штате есть два, три, пять архивных работников, ответственно исполняющих свои обязанности, в шкафах всё равно, пусть даже подшитые в дела, накапливаются документы, которые давно можно и следовало бы уничтожить. Множатся абсолютно не нужные с точки зрения законодательства копии.
Вот бы их все выкинуть!

Однако, просто так выбросить документы нельзя. Во-первых, многие из них являются частью Архивного фонда РФ, подчиняются требованиям федерального закона № 125-РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», и должны передаваться на госхранение. Во-вторых, значительная часть документов представляет ценность для самой организации — это история взаимодействия с важными заказчиками и партнёрами, научные разработки и другая востребованная документация.

Разобраться, где нужные документы, а где не востребованные — задача не из простых. Причём не важно, как выглядит ваш архив — у многих ценные фонды находятся в виде так называемой «россыпи документов», — в любом случае, их систематизация является сложным и очень трудозатратным процессом. А если разделить приблизительные трудозатраты на количество штатных архивистов, можно увидеть, что на решение этой задачи за счёт своих сил уйдут месяцы и годы работы.

Фактически, существует лишь одно верное решение — профессиональная архивная обработка документов. Это самый доступный и быстрый способ оптимизировать рабочий процесс.

Кому доверить?

Откройте Интернет, и вы увидите, что услуги по архивной обработке оказывает множество компаний абсолютно во всех субъектах РФ. Во всяком случае, заявляют. А вот с определением профессиональности всё не так просто. Именно эту тему я бы хотел осветить подробнее и проиллюстрировать примерами из жизни.

Основным критерием здесь является скорость выполнения работ — абсолютно наглядный и понятный параметр, определяющий эффективность проекта. Есть примеры, когда скорость высвобождения площадей позволяла окупить стоимость работ непосредственно в ходе проекта, за счёт снижения арендной платы.

С учётом того, что объём документных массивов, а отсюда и трудозатраты на их обработку, постоянны, скорость работ определяется количеством привлекаемых сотрудников и их квалификацией.

С квалификацией всё просто: сотрудники должны иметь высшее профессиональное образование и опыт работы в сфере архивного дела. Это — обязательное условие и гарантия качества всех типовых работ:

• Проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности документов
• Систематизация дел
• Формирование и правильное оформление дел
• Переплёт дел любой сложности
• Подготовка к передаче дел на хранение в государственный архив
• Составление описей и исторической справки к фонду организации

Однако, фонды бывают разные, и для архивной обработки технической, финансовой и других типов отраслевой документации рекомендуется привлекать сотрудников, прошедших соответствующие курсы повышения квалификации. Я советую вам, как заказчику, по возможности проводить проверку знаний и практических навыков привлекаемых работников, вплоть до требования их замены.

Стоит ли говорить, что количество действительно квалифицированных сотрудников не велико, и постоянный штат их могут содержать лишь немногие признанные компании-лидеры отрасли, обладающие стабильным пулом текущих и реализованных проектов. Советую обращать внимание также на взаимоотношение компании-исполнителя с ВНИИДАД и Росархивом, методологическая помощь которых может понадобиться для решения ряда задач.

Проверяйте квалификацию работников

С квалификацией разобрались. Теперь поговорим об организации работ. На практике применяется подход, когда один высоко­квалифицированный сотрудник руководит группой из 3-6 менее опытных. Нередка ситуация, когда на большие проекты привлекается местное население, с обучением и трудоустройством на период проведения работ. Обратите внимание на наличие у компании-исполнителя представительств в различных субъектах РФ — это позволит без особого повышения затрат привлекать наиболее опытных сотрудников из других регионов.

Такой подход позволяет не только сократить стоимость, но и реализовывать сложные проекты. В качестве примера приведу проект, по условиям которого требовалось за 3 месяца провести архивную обработку дел в 21 подразделении заказчика, расположенных в границах одного субъекта РФ. Его успешное выполнение потребовало формирования 5 отдельных мобильных бригад специалистов и составления для них жёсткого план-графика. Каждая бригада имела все необходимые материалы и оборудование, а руководил ею наиболее опытный и квалифицированный сотрудник.

Отмечу, что требования к используемым материалам, в первую очередь переплётным, определяются типом и физическим состоянием документов, и должны быть чётко прописаны в техническом задании. Проверяйте соблюдение этих требований — исполнитель должен применять только специализированные и сертифицированные материалы.

Уничтожить по правилам

Финишным этапом архивной обработки является передача на госхранение и уничтожение отобранных дел. Логичным образом, эти работы традиционно доверяются тому же исполнителю, но по ряду причин не все компании могут предоставить полный список сервисов.

Во-первых, документы бывают конфиденциальными и имеют различные грифы. То есть, для работы с ними, в том числе для их уничтожения, компания-исполнитель должна обладать соответствующими лицензиями, сертификатами и оборудованием. Таких компаний немного, поэтому обязательно уточняйте наличие у исполнителей оборудования различных классов для уничтожения документов, а также лицензий на работу с информацией, при необходимости — вплоть до государственной тайны.

Во-вторых, если вам требуется освободить занимаемые архивом площади немедленно, крайне удобным сервисом в последние годы стало внеофисное хранение документов. Подразумевается под ним то, что документы вывозятся в специально оборудованные архивохранилища исполнителя до передачи их в госархив, либо на постоянное депозитарное хранение, с регламентированной выдачей по требованию. Тарифы на хранение сегодня вполне демократичные, что позволяет всерьёз рассматривать эту услугу как альтернативу хранения редко используемых документов в архиве организации.

Держите свои документы в порядке!