В сторону облачного движения

Облачные решения являются одним из передовых и наиболее интенсивно развивающихся направлений в IT. Первыми появились публичные облака с возможностью массового, но небезопасного хранения информации. Сейчас облака начинают активно использоваться для корпоративных нужд — компании их создают внутри собственной информационной инфраструктуры. И даже больше — российские "зубры" выводят на рынок предложения, позволяющие отдавать управление контентом на аутсорсинг.

Облачные сервисы можно условно разделить на публичные (пользовательские) и корпоративные. Главным недостатком публичных облаков, который делает их непригодными для использования бизнесом, является незащищённость — за безопасность информации никто ответственности не несёт. По большому счёту, когда вы помещаете контент в облако почтового сервиса или социальной сети, вы не знаете, где будут храниться ваши данные, и не получаете гарантий того, что они будут сохранены, останутся в неизменном виде и не попадут в руки третьим лицам. Кроме этого, в публичных облаках нет возможностей установления различных прав доступа к вашей информации, что также является важным условием для использования облаков в корпоративной ИТ-инфраструктуре.

Эти ограничения стимулировали другое направление развития облачных решений — корпоративные облака. Они ориентированы на потребности бизнеса и обеспечивают информационную безопасность, защиту от потери данных при сбоях, возможность настройки прав доступа и другие сервисы для работы с данными в облаке.

Большая часть таких облаков создаётся внутри­корпоративными, то есть развёрнутыми в дата-центрах одной из бизнес-единиц холдинга, к которым имеют доступ остальные предприятия. Из-за высокой стоимости владения подобные решения могут позволить себе только очень крупные компании. Внутрикорпоративные облака уже функционируют в таких холдингах как ОАО "СУЭК", ОАО "ОМК-Аудит", ТНК-ВР и др.

Нишевым решением для бизнеса стали корпоративные облачные сервисы, когда инфраструктура и программное обеспечение предоставляются в аренду сторонней организацией. Стоимость таких услуг в России начинается от нескольких тысяч рублей в месяц, что делает их доступными практически для любого предприятия.

При классическом внедрении электронного архива, стоимость системы складывается из затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), программного обеспечения — системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости техподдержки и содержания штата собственных ИТ-специалистов, обеспечивающих работоспособность системы и сопутствующих накладных расходов. Стоимость подобных проектов, как правило, превосходит миллион рублей. С другой стороны, использование облачного сервиса экономически более эффективно, так как исключает дополнительные затраты на содержание системы и складывается из ежемесячной арендной платы за сервис и дополнительные услуги.

Преимуществами внешних корпоративных облаков, по сравнению с внутрикорпоративными, являются низкая совокупная стоимость владения, снижение нагрузки на собственную ИТ- инфраструктуру, так как вся техническая поддержка выполняется поставщиком услуги, быстрое развёртывание и отсутствие проблем, характерных для процесса внедрения классической автоматизированной системы. Разница в цене сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берёт на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса (скорости работы, объёма хранимы данных, количества одновременных подключений и т.д.).

Ясно, что требования крупных компаний к безопасности и надёжности стороннего облака очень высоки. Поставщик должен обеспечивать не только шифрованные каналы связи, отказоустойчивость облачного хранилища, резервные копии, наличие сервиса разграничения прав доступа и невозможность доступа к данным извне, но и гарантировать сохранность информации, взяв на себя юридическую и финансовую ответственность.

Облачный сервис сегодня должен обладать классической функциональностью ECM, то есть у компании должна быть возможность не только хранить информацию в облаке, но и автоматизировать желаемые процессы также в этом облаке. При этом у клиента могут быть не только установлены автоматизированные рабочие места, но доступ и работа в облаке может осуществляться и через браузерные решения.

Удобство поиска документов — одна из важнейших задач электронного архива — облачный он или традиционный. Документы могут быть найдены по конкретным атрибутам / совокупности атрибутов (наименованию, номеру, дате и пр.), по данным из справочников (тип и вид документа, контрагент, исполнитель и пр.) и по дополнительным реквизитам или привязкам документа к пакету. Для удобства работы пользователям доступны функции создания личных папок с документами и добавление документов в "Избранное".

В крупных компаниях всегда имеется большое количество различных информационных систем. И сторонний облачный сервис не должен становиться "ещё одной" из них, но объединять под собой эти системы (или часть этих систем), создавая единую информационную среду для различных подразделений и их систем: учётных, бухгалтерских или документооборота.

Единая информационная среда в облаке создается за счёт объединения документов из различных систем (должно быть обеспечено автоматическое индексирование документов при массовой загрузке, выгрузка в различные системы в соответствующих форматах); за счёт наличия в облаке собственных сервисов поиска информации, формирования отчётов и подборок; за счёт наличия других SaaS-решений, позволяющих автоматизировать необходимые процессы в облаке. Важную роль в удобстве стороннего облачного сервиса играет наличие в его функционале универсальных инструментов интеграции с практически любыми информационными системами так, чтобы пользователи могли работать в облаке, используя привычный интерфейс своих систем.