Управиться с “первичкой”

Руководством ОГК-1 было принято решение о переводе имеющейся бухгалтерской документации в электронный вид и создании распределенного интегрированного корпоративного электронного хранилища первичной бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупочную деятельность.

Работа по внедрению решения, разработанного корпорацией ЭЛАР, началась с проведения экспертизы бумажного массива — ежегодно на предприятии накапливается порядка 500 тысяч листов формата А4-А3 бухгалтерской документации. Для оцифровки столь значительных объемов было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС, которое предназначено для быстрой, но при этом бережной, оцифровки расшитой документации со скоростью до 300 страниц в минуту.

Для самостоятельной оцифровки текущих бухгалтерских документов и постепенного скани­ро­вания архивной документации были созданы два центра ввода, оборудованные сканерами ЭЛАР СКАМАКС Д80. Данная модель позволила сотрудникам ОГК-1 сканировать необходимые документы в черно-белом режиме, наиболее подходящем для данного типа документации, со скоростью до 180 страниц в минуту.

Специальное программное обеспечение распознает штрих-коды одновременно со сканированием и помещает образы документов в целевую папку в рамках локальной сети с заданной структурой подпапок и директорий. Таким образом, производится частичное автоматическое индексирование полученных электронных образов, их классификация, а также создается иерархическая структура массива.

Крупные промышленные предприятия с территориально-распределенной структурой, насчитывающие десятки филиалов и отделений по всей стране, имеют сложную систему управления. Эффективность менеджмента во многом зависит от оперативности доступа к документам внутренними специалистами компании, а также от информационного взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками и, наконец, с проверяющими органами.

В ходе реализации проекта по внедрению решения "Электронное хранилище бухгалтерской документации" в ОГК-1 к нему присоединились также отделы закупок и логистики, тесно связанные по характеру своей деятельности с бухгалтерией.

Для решения задачи по оперативному поиску документации была внедрена специализированная система управления — ЭЛАР САПЕРИОН, которая обеспечивает централизованное хранение данных с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников; возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операции; быстрый электронный поиск и формирование подборок документов во время камеральных и выездных налоговых проверок.

Для каждого подразделения, в котором проводилась автоматизация, была разработана отдельная форма поисковой карточки, наиболее удобная для использования сотрудниками бухгалтерии, отделов логистики и закупок. В систему было внесено максимальное количество индексных атрибутов по каждому документу. Теперь любую необходимую документацию уполномоченный сотрудник может найти за считанные секунды. Отдельные функциональные возможности были разработаны для администратора системы, например, гибкое разграничение прав доступа к данным, аудит действий пользователей и системных задач, контроль автоматической привязки документов с возможностью построения отчетов.

Для удобства пользователей была проведена интеграция системы ЭЛАР САПЕРИОН с имеющейся на предприятии автоматизированной системой финансового контроля на базе Oracle e-Business Suite и 1С:8.0, а также системы единого бухгалтерского и налогового учета на базе 1С:7.0. Интегрированные решения позволяют пользователям работать с документами электронного хранилища из интерфейсов данных систем, т.е. осуществлять загрузку новых документов, редактирование индексных атрибутов, поиск, просмотр, печать документов (в том числе пакетную со сквозной нумерацией страниц).

Главным преимуществом внедрения системы Электронного хранилища первичной бухгалтерской документации в ОГК-1 стал переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями при выполнении трудоемких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, а также обеспечение сохранности и снижения обращений к бумажному архиву при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии.