Технологии OCR на службе бухгалтерии

В мире постоянно создаются новые технологии. Почему они не распространяются мгновенно везде, где можно? Почему годами пробивают себе путь к потребителю? Почему при очевидной выгоде они так медленно внедряются, хотя компаниям это сулит рост производительности и повышение качества обслуживания клиентов?

Нет денег, заранее не запланировано, нет оценки экономической выгоды? Или нет нужного оборудования, не обеспечена совместимость с другими офисными программами? Наиболее часто причинами задержки становятся совсем иные поводы, например, нежелание что-то менять в привычной организации труда. Зачем "изобретать" что-то, если и так работает, пусть и не идеально.

Возьмем для примера бухгалтерию, которая имеется на каждом предприятии. Там ведется работа с первичными документами — счета‑фактуры, договоры, акты, товарные накладные. Однако обработка входящих документов часто выполняется по старинке, вручную.
Любой поступивший в бухгалтерию документ должен храниться в архиве. Но так ли надежны бумажные архивы? Согласно исследованию, проведенному авторитетным некоммерческим сообществом AIIM, в среднем 7,5% всех бумажных документов теряются в офисах, а 3% оказываются не на своих местах. Другими словами, в среднем до 10% всех входящих документов становятся недос­тупными для использования. Если бы в бухгалтерии наблюдалась такая статистика, то это было бы катастрофой. Штрафы, накладываемые налоговыми органами за утраченный документ, риск утраты связей с деловыми партнерами заставляют исправлять ситуацию. Представим, сколько рабочего времени и сил требуется для этого!

Трудно объяснить тот факт, что документы продолжают обрабатывать вручную, хотя на рынке существуют решения, позволяющие избавиться от проблем. Все необходимое аппаратное оборудование, как правило, уже имеется в бухгалтерии, не хватает только установленных программных средств.

Идея модернизации состоит в том, чтобы выполнять сканирование первичных бухгалтерских документов в месте их приема, а верификацию и ввод данных переложить на общий центр обработки. Дополнительно компания получает централизованный электронный архив документов, благодаря которому бухгалтерия раз и навсегда избавляется от нерво­трепки, связанной с утратой "первички". Такие программные системы уже существуют на рынке. Например, автоматизированное решение для ввода финансовых документов на основе продуктов компании ABBYY.

Чтобы оценить эффект от внедрения новой технологии достаточно сравнить, как изменится процесс обработки финансовых документов. До сих пор учет прихода товаров и услуг по счетам-фактурам приходилось вести квалифицированным сотрудникам бухгалтерии. Несколько дней уходило на то, чтобы перебирать документ за документом, подкладывая линейку, чтобы не сбиться со строки. От моно­тонной работы путались цифры, столбцы и строки. Избежать ошибок было практичес­ки невозможно, поэтому приходилось повторно перепроверять данные, введенные вручную.

После перехода бухгалтерии на технологию ABBYY FlexiCapture работа оператора ввода меняется. Ему достаточно поместить пачку входящих документов в автоподатчик сканера и начать сканирование. Все рутинные операции программа выполняет автоматически. Она обра­ботает всю пачку документов, определит для каждого из них тип, выделит поля с заполненными данными, "распознает" их значения и проконтролирует правильность заполнения.

Оператор получает на выходе готовую информацию, "отснятую" с входящих документов. Все данные уже приведены к стандартизированному виду. Если где-то обнаруживается ошибка, то оператор может скорректировать итоговые значения, хотя обычно ему достаточно просто подтвердить правильность ввода. После нажатия на кнопку "Экспортировать" вся информация сохраняется в электронном виде — в финансовой системе, базе данных или файле.

Эффект от внедрения новой системы заметен сразу. Например, скорость ввода счетов-фактур возрастает в 3-10 раз, количество ошибок после обработки сводится практически к нулю, одни и те же документы становятся мгновенно доступны сразу всем сотрудникам. Менеджер отдела по работе с клиентами больше не будет тревожить бухгалтерию просьбой уточнить номер накладной по договору. Теперь он может легко узнать нужные данные, посмотрев первичный документ в централизованном архиве.

ABBYY FlexiCapture предусматривает возможность передачи информации со счетов‑фактур в финансовую или бухгалтерскую корпоративную систему. Корректные данные автоматически появятся во всех документах. Если раньше при работе с бумажными документами оригинал был доступен только одному сотруднику, а остальным приходилось пользоваться ксерокопией, то после автоматизации с файлом можно работать одновременно всем сотрудникам, не мешая друг другу. В итоге получается практически 50%‑е сокращение расходов на обработку первичных бухгалтерских документов.

Преимущества, полученные от внедрения технологии автоматизированного ввода первичных документов, многократно перекрывают затраты на ее приобретение и настройку. Практика показывает, что за 3-6 месяцев окупаются все затраты. С учетом новых возможностей окупаемость достигается еще быстрее.

Теперь в ходе проверок можно быстро подготовить выборку документов и одной командой распечатать их, экономя время и не прерывая надолго основную работу. Отслеживание ­поступающих документов от контрагентов ­позволяет навести порядок и гарантировать полноту создаваемого архива. Задачи, ­решаемые раньше за счет традиционной внимательности и пунктуальности бухгалтеров, теперь можно переложить на программы. Квалификация сотрудников отныне будет ­использоваться для более значимых дел.