Система электронного архива ОАО “СУЭК”: реалии и перспективы роста

Когда в ОАО "СУЭК" планировалось внедрение системы электронного архива (СЭА), одним из главных требований была возможность её развития. Нужна была такая платформа, которая не только решит текущие задачи по оперативному управлению гигантскими объёмами первичной бухгалтерской документации в условиях территориально распределённого холдинга, но и послужит основой для дальнейшей стратегии информатизации компании.

Крупные территориально распределённые предприятия, а именно таким является Си­бир­ская угольно-энергетическая компания, рас­ходуют много времени и ресурсов на обес­пе­чение процессов внутрикорпоративного обмена информацией. Между тем, управляемость бизнеса напрямую зависит от оперативности сбора и обработки актуальных данных и, в первую очередь, бухгалтерской отчётности. В группу СУЭК входит более 70 дочерних обществ, расположенных в различных регионах России.

До начала реорганизации финансового управления в филиалах и дочерних обществах компании "СУЭК" бухгалтерский, налоговый учёт и взаимодействие с контролирующими органами велись децентрализовано: каждое структурное подразделение подавало собственную отчётность в местные налоговые органы.

Это приводило к неоправданному усложнению контроля финансовой деятельности подразделений и колос­сальным издержкам. ОАО "СУЭК" было принято решение о создании региональных центров управления (РЦУ). Их формирование сопровождалось централизацией управленческих функций, и отныне все территориально удалённые предприятия были обязаны поддерживать общие учётные процессы и вести общий бухгалтерский учёт. Организация электронного архива для хранения бухгалтерской документации должна была повысить эффективность управленческой деятельности за счёт чёткой стандартизации учётных процессов в рамках всего объединения.

Для организации оперативного доступа к информации, сокращения времени обработки бухгалтерских документов и повышения управляемости финансовых потоков холдинга было решено постепенно перевести все предприятия на единую систему бухгалтерского и налогового учёта. На момент начала внедрения СЭА в качестве такой системы использовалась "1С: РКК", но вместе с тем уже началось развертывание SAP R/3. Процесс пере­хода нужно было осуществить таким образом, чтобы обеспечить сохранность документов, ни на секунду не прерывая работу подразделений.

Формирование архива шло параллельно с реор­ганизацией СУЭК. Процесс консолидации финансовых функций в региональных центрах управления (РЦУ) сопровождался развертыванием системы ЭЛАР САПЕРИОН, что позволило существенно упростить работу. Электронный архив обеспечил оперативную передачу первичных документов из филиалов и дочерних обществ в головной офис РЦУ.

Достигнутые результаты легли в основу дальнейшей стратегии информатизации компании. Тот факт, что возможен оперативный контроль финансовых потоков любого дочернего предприятия, способствовал тому, что было принято решение о применении данного подхода для передачи документов из всех регионов в единую бухгалтерию. Для этого был создан Общий центр обслуживания (ОЦО) в г. Красноярске. Структура системы электронного архива стала распределённой, и также изменена модель размещения информации в архиве. В результате за счёт значительного увеличения общего количества пользователей расширилась и сама сис­тема. Наряду с этим возросли требования к средствам обеспечения конфиденциальности информации и распределения прав доступа к ней.

При реализации схемы Общего центра обслуживания система электронного архива САПЕРИОН в сочетании с единой учётной сис­темой SAP послужила платформой для оптимизации финансовых бизнес-процессов компании. Сегодня ОЦО представляет собой структуру с подразделениями в девяти регионах страны: Москва, Кемеровская и Иркутская области, Красноярский, Хаба­ров­с­кий, Забайкальский и Приморский край, рес­публики Хакасия и Бурятия. Центр обслуживает более 150 юридических лиц угольных и энергетических предприятий группы и насчи­тывает более 1 000 сотрудников в 70 предприятиях, включая дочерние.

В результате удалось минимизировать ошибки в оформлении хозяйственных операций, а качество формируемой отчётности повысить. Сроки подготовки отчётности по РБСУ сократились с 10 до 3 рабочих дней, потери документов при пересылке были исключены вовсе.

Специалистам по аудиторской деятельности предоставляется доступ к информации электронного архива, что позволяет значительно сократить расходы на проведение внешних и внутренних проверок. Аудиторам не требуется выезжать в региональные подразделения, так как все финансовые сведения доступны удалённо. И если раньше проверки проводились один раз в 6 месяцев, то теперь один раз в 2 года. Так удалось обеспечить высокий уровень прозрачности финансовой деятельности филиалов.

Привязка финансовых документов из электронного архива к учётным данным в системе SAP осуществляется средствами уникальных идентификаторов (штрих-кодовых меток). Изначально учётная запись заводится в финансовом модуле SAP и присваивается уникальный идентификатор, после чего совершается загрузка документов в электронный архив, автоматически заполняются атрибуты документа метаданными из системы SAP и производится привязка пакета документов к конкретной хозяйственной операции.

По результатам эксплуатации электронного архива в финансовом управлении компании было принято решение о масштабировании системы на кадровые подразделения и интеграции с модулем SAP HR. Осуществлялись работы по оптимизации сервисов под нужды кад­ровиков. Например, за уникальный идентификатор был принят табельный номер сот­рудника, и все связанные с ним документы, такие как приказы, договоры, автоматически привязывались к табельному номеру. Данное решение позволило осуществлять обработку кадровых документов «день в день», в отличие от нескольких дней или даже недель ранее.

Для каждого структурного подразделения соз­дан раздел кадровой документации, и репликация данных из филиалов и зависимых обществ в управление кадров центрального аппарата осуществляется в режиме online. Кроме этого, решение на базе САПЕРИОН обеспечивает необ­ходимый уровень безопасности персональных данных и сертифицировано ФСТЭК РФ для использования в системах обработки персональных данных до 1 класса включительно.

Результатом внедрения системы электронного архива является комплексная оптимизация финансовой и кадровой деятельности всех структурных подразделений группы компаний СУЭК. Корпорация ЭЛАР и ОАО "СУЭК" создали почву для плодотворного, долговременного сотрудничества и развития передовых технологий информатизации. Решение корпорации послужило платформой для реализации принципиально новой схемы финансовой деятельности группы компаний — Общего центра обслуживания.

В ближайшее время система управления электронным архивом будет переведена на новую версию САПЕРИОН, обладающую расширенными функциональными возможностями, открывающими перед СУЭК перспективы в дальнейшем развитии и совершенствовании системы.