Оцифровать геологию: переходим на электронные документы

Предприятия, связанные с добычей полезных ископаемых, являются одними из основных потребителей услуг оцифровки и создания электронных архивов. Причин тому несколько. Во-первых, накоплено большое количество исторической документации об изучении и разработке недр. Во-вторых, документация сопровождает регулярное строительство и эксплуатацию объектов. А главное, работа с документами в традиционном бумажном виде занижает эффективность производственных процессов.

Критическая и плановая оцифровка

1. Для начала обратимся к случаю критической оцифровки. Так уж сложилось, что многие геологические отчеты представлены в единственном экземпляре и доходят до нас в настолько ветхом состоянии, что их сканирование приходится проводить в авральном режиме, чтобы просто не допустить безвозвратной утраты.

Когда необходимо оцифровать такой крупный массив документов, любое экономическое обоснование скажет, что вместо закупки оборудования и организации рабочих мест выгодней заказать услуги. Наши эксперты помогут провести экспертизу накопленных архивов, рассчитать необходимые ресурсы и оптимальный способ проведения работ. Деталей, влияющих на параметры проекта, очень много — например, в случае критических фондов оцифровка проводится путем организации участка сканирования непосредственно по месту хранения документов, а в других случаях бывает разумней вывозить документы на специализированную производственную площадку ЭЛАР.

Важно! Проект оцифровки требует большого количества специальных, дорогостоящих сканеров для сшитых и крупноформатных документов и штата специалистов. Запас этих ресурсов позволяет ЭЛАР гарантировать сохранность оригиналов при сканировании и отсутствие рисков срыва установленных сроков/качества/стоимости как при оперативных работах, требующих задействия больших мощностей на короткий срок, так и при долгосрочных рамочных проектах оцифровки.

2. Плановая оцифровка — это уже элемент, включаемый в ИТ-стратегию предприятия. Фонды разделяются по приоритету, географии, кросс-востребованности и переводятся в цифровой вид поэтапно. Это позволяет перевести сначала отдельные подразделения, а затем и все предприятие на эффективную работу с электронными документами и данными, придерживаясь при этом сбалансированного ежегодного бюджета проекта.

Участок сканирования на территории заказчика обычно состоит из 10–40 промышленных сканеров, чтобы выполнить сканирование оперативно и с минимальным изъятием документов из текущей деятельности

При корректной оцифровке предприятие получает не просто электронные копии, а качественный информационный ресурс, где каждому документу соответствует запись в базе данных, содержащая всю значимую информацию о нем. Сведения извлекаются из самих документов с помощью программных решений и ручного распознавания, и в разных случаях имеют разный состав. Это дает возможность поиска документов, связи их в комплекты, архивного учета, а также предоставления массивов данных в аналитические информационные системы.

Кейс: многолетнее плановое создание электронного архива геолого-геофизических и промысловых информационных ресурсов проводит ЛУКОЙЛ — ГУГР. С 2011 г. в цифровой вид переведено около 3000 томов отчетов и приложений к ним.

Что переводится в электронный вид?

Классический случай документного массива по геологии — это геологические отчеты, отчеты НИОКР, отчеты о результатах проведения СРР и ГРР, проектная документации на разработку месторождений, результаты по анализу и мониторингу разработки месторождений, заключения, протоколы и другие документы в виде томов, папок с табличными, текстовыми и графическими приложениями.

Чтобы полученным цифровым ресурсом было удобно пользоваться, документы в нем упорядочиваются по следующей схеме: наименование объекта (месторождение, площадь и т.д.) — категория документа (отчет, графические приложения) — тип документа (ТЭО КИН, подсчет запасов и т.д.). В базу данных для каждого документа вносится до 28 индексов, включая сведения о компании-владельце и компании-поставщике, оценку качества (достоверности) информации документа, координаты, поле-идентификатор группового объекта.

Кейс: по такой схеме выполнена оцифровка более 20 тыс. документов из фондовых материалов АО «Камчатское золото» по геологическим объектам 1970–1990 гг. Работы отмечены необходимостью сканирования документов формата до 5ЅА0 и 100%-ной перепроверкой ресурса.

Другое востребованное направление — документация, сопровождающая строительство линейных и производственных объектов. Консолидируя документы в едином цифровом ресурсе, заказчик строительства или компания, эксплуатирующая объект, получает дополнительную прозрачность работ, готовность быстро подобрать документы для аудита и проверок, а также защиту от их утери.

При оцифровке документов по недрам важнейшую роль играет качество сканирующего оборудования, так как должна быть обеспечена передача мельчайших особенностей и градиентов графики

Для этих задач часто оцифровывается проектно-сметная документация, причем сканировать ее зачастую приходится непосредственно на производственной площадке. Зато специалисты получают возможность пользоваться электронными документами со своих планшетов или ноутбуков в любой удаленной локации. Например, выполнялось выездное сканирование и индексирование проектно-сметной документации по объектам ООО «Транснефтьстрой» суммарным объемом более 160 тыс. листов, включая чертежи форматов А2—А0.

А некоторые компании идут по пути работы с электронной документацией с самого начала строительства, создавая под проект систему электронного архива.

Как сделать работу с документами удобнее?

Эффект от оцифровки документов реализуется только путем загрузки полученного ресурса в информационную систему, которая, как минимум, предоставит функции поиска. Это может быть геологическая, PDM или любая другая специализированная система, однако без особых модулей хранилища нет смысла нагружать ее «тяжелым» ресурсом электронных копий.

Один из актуальных примеров — проект создания единого электронного архива технических документов Объединенной металлургической компанией (ОМК) на базе российской ECM-платформы ЭЛАР «Контекст». Система обеспечила хранение больших массивов технической документации, сканирование и загрузку новых документов с формированием описей, а пользователи в свою очередь получили возможность просмотра и копирования любого архивного документа с рабочих мест

Гораздо более популярным решением является делегирование функций управления ресурсом ЕСМ-платформе (электронному архиву). Существуют готовые решения, которые позволяют безопасно хранить и управлять цифровыми документами в различных разрезах, обеспечивают интеграцию с производственными системами для доступа к документации. И важно, что эти готовые решения могут быть реализованы на полностью российском программном обеспечении ЭЛАР «Контекст».