Открытые горизонты управления

Многие российские компании сегодня стремятся уйти от тактического стиля управления и использования финансовых показателей в качестве единственного ориентира. Стратегия, увязанная с повседневными функциями предприятия, становится основой построения эффективной системы управления. “Точкой сборки” данной концепции является принцип оперативного предоставления менеджменту самой важной информации для анализа “посмертных” финансовых показателей, текущей деятельности, а также прогнозирования.

Через зеркало заднего вида?

В России концепция Balanced Scorecard признаётся едва ли не самым действенным управленческим инструментом, однако применение его специфично. По выражению эксперта в области оптимизации бизнес-процессов Марии Каменновой, в нашей стране управление компанией пока напоминает управление автомобилем через зеркало заднего вида. Менеджмент ориентируется преимущественно на состоявшиеся финансовые показатели, и даже самые прогрессивные управленцы далеко не всегда могут увязать показатели эффективности функциональных сотрудников со стратегическими целями — краткосрочными и среднесрочными.

Существует два пути, по которому может пойти российский бизнес. Первый заключается в попытке сторонних консалтеров полностью перестроить существующие бизнес-процессы. Но старания аудиторов и аналитиков сталкиваются с мощным сопротивлением со стороны работников. Среднестатистический сотрудник не любит перемен и не готов делать свою работу абсолютно прозрачной. В результате эксперты уже на первом этапе получают заведомо неверную информацию, которая может быть впоследствии заложена в модели бизнес-процессов.

Есть второй вариант, основанный на чистой вере в безоговорочную пользу прогресса — в компании достаточно внедрить современную мощную информационную систему, имеющую референсную модель. Но и развитые технологии “споткнутся” о человеческий фактор: не все сотрудники сразу начнут работать в системе, предпочитая старый добрый способ “бумажного” взаимодействия с другими участниками процессов.

Это есть, а так будет

Обе приведённые модели в той или иной степени радикальны и революционны, однако целесообразнее и, самое главное, эффективнее применить третий путь — эволюционный. Основываться он будет на движении от “AS IS” к “TO BE”.

Процедуре автоматизации бизнес-процессов в компании должно предшествовать описание существующей ситуации. Описание должно быть выполнено графически, поскольку текстовое не даст наглядности (в некоторых компаниях регламент регистрации входящего письма занимает 20 страниц).

Модель “AS-IS” позволит определить, “что и как мы делаем сейчас” для того, чтобы понимать “что и как будет делаться завтра”.

Данный анализ следует рассматривать в качестве инструмента для выявления проблемных ситуаций, поиска преимуществ новых процессов, а также изменений, которым подвергнется существующая структура организации процесса. При описании “AS-IS” следует остерегаться её замещения моделью “SHOULD BE” (“как могло бы быть”) как несущей ложную информацию, коей для анализа воспользоваться будет нельзя.

Мониторинг и анализ существующих процессов позволит выявить признаки их неэффективности — так называемые “узкие места”. Это могут быть неуправляемые и дублирующиеся функции, проблемы в документообороте (например, факты отсутствия нужного документа в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей и т.д. Используя эти данные, можно постепенно переходить от модели “AS-IS” к модели “TO BE”, которая позволит чётко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса и даст возможность оценить эффективность использования ресурсов после предлагаемого реинжиниринга.

Важно, чтобы описание будущей модели основывалось на чётком и едином понимании возможностей используемых информационных систем и роли документов. Начиная процесс описания, необходимо определить и закрепить, какие элементы из их окружения необходимо описать: ролевая и организационная структура, информационные системы и документационные массивы и т.д. В описании также нужно учесть операционные риски, ключевые показатели и требования к информационным системам.

Мы не настолько богаты?

Такой подход реализуем только при условии внедрения полноценной системы управления корпоративной информацией и документами. Многие компании, озаботившись проблемой системной автоматизации деятельности, в первую очередь ориентируются на системы ERP, но они оперируют данными, а управление в российских организациях, будь то государственные или коммерческие структуры, опирается на документы.

Функциональные возможности современных ECM-систем, таких как САПЕРИОН и FileNet, позволяют осуществлять документационную поддержку процессов: на каждом этапе бизнес-процесса доступны не только учётные данные, но и сам документ, аутентичность и неизменяемость которого также обеспечивается средствами систем. Инструменты моделирования не потребуют от пользователей специальной подготовки и позволят создавать маршруты любой сложности, настраивать бизнес-процессы, задавать временные рамки и отслеживать результаты каждого шага.

Средства workflow дают возможность контролировать исполнение заданий, что является одним из требований стандартов серии ISO 9000. Ведётся мониторинг и осуществляется полный контроль действий пользователей, сохраняется история бизнес-процессов.

Иными словами, workflow — ответ ИТ-разработчиков на применение к управлению процессного подхода. Многие предприятия сегодня, автоматизировав ключевые бизнес-процессы, добились повышения управляемости и уровня исполнительской дисциплины. Сотрудники начинают понимать собственную роль, значение своего подразделения и должности в общем производственном движении и в системе целей компании, что не может не сказаться положительно на улучшении результатов их труда. Руководство же, благодаря оперативному получению информации, приобретает эффективный механизм контроля и отслеживания положения дел в компании. Инструментарий ECM также даёт возможность анализировать информацию для последующего совершенствования бизнес-процессов. То есть, мы не ограничиваем управление компанией только “зеркалом заднего вида”.

Возвращаясь к вопросу о достаточности функционала ERP для автоматизации бизнес-процессов, вспоминается разговор с представителем одной крупной нефтяной компании, который сказал: “Мы не настолько богаты, чтобы купить модуль автоматизации workflow от SAP”.