Особенности делового общения

Особенно острая необходимость в электронном документообороте (ЭДО) сегодня чувствуется на рынке ритейла. Одним из способов его реализации является EDI (ElectronicDataInterchange) — серия стандартов по обмену структурированными данными.

EDI использовался зарубежными компаниями на основе внутренних форматов уже с 1960-х годов. А в 1987 году рабочей группой по упрощению процедур международной торговли (WFI4) при Европейской Экономической Комиссии ООН (UN/ECE) был разработан международный стандарт UN/EDIFACT — "электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте". UN/EDIFACT — это синтаксис языка делового общения.

В России внедрением EDI-систем изначально занимался ряд государственных и коммерческих структур. В настоящее время этим совместно занимаются две организации: ECR-Rus (Efficient Consumer Response), которая объединяет более 40 представителей розничных сетей и крупнейших производителей товаров повседневного спроса ("Metro Cash & Carry", "Nestle Foods", "Coca-Cola" и др.), и "ААИ "ЮНИСКАН / ГС1 РУС", являющаяся единственным представителем в России глобальной Ассоциации товарной нумерации EAN International.

Преимущество EDI состоит в наличии общей платформы: каждая компания обеспечивает только подключение к ней и получает неограниченную возможность обмениваться информацией с остальными участниками, не задумываясь об особенностях их документооборота, учётных систем и т.п. Это возможно благодаря стандартизации сообщений при передаче их через EDI-платформу.

Торговые отношения посредством EDI

Любой стандарт EDI, разработанный для торговли, является единым общепринятым "языком". Он универсален, гибок и точен: на нём формируются любые документы, используемые компаниями. Это заказы на поставку, уведомления об отгрузке, акты о разногласии, счета-фактуры и т.д. Все эти документы через EDI-провайдера передаются в виде "закодированных сообщений".

Для того чтобы стать участником обмена такими сообщениями, компании необходимо получить уникальный номер — GLN (Global Location Number). Все товары также должны иметь уникальные идентификационные номера — GTIN (Global Trade Item Number). Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1. В РФ такой организацией является GS1 Russia.

Каталоги мастер-данных

Ещё одним способом автоматизации работы в сфере торговли являются так называемые каталоги GDSN (Глобальной сети синхронизации данных). Данные каталоги синхронизируются между собой посредством глобального регистра и позволяют производителям публиковать и обновлять стандартизованную информацию о своих товарах в глобальной сети, а покупателям — оперативно получать актуальные сведения о ценах и ассортименте поставщиков. Услуги таких каталогов могут предоставлять специализированные провайдеры. На данный момент по всему миру существует около 30-ти сертифицированных GDSN каталогов по всему миру.

Осенью 2011 года одним из таких сертифицированных каталогов (и первым сертифицированным каталогом в России) стал новый продукт компании СКБ Контур — iCat. В марте 2012 iCat также был сертифицирован сообществом ECR-Rus как EDI-провайдер.

"Наша компания за более чем 20 лет своего существования зарекомендовала себя на рынке сдачи электронной отчётности и на рынке веб-сервисов для бизнеса как одна из передовых в стране. Продукт iCat — это первый серьезный шаг на рынке ритейла, — комментирует Дмитрий Мраморов, генеральный директор СКБ Контур. — Нашим партнёром на этом рынке является "Клауд Сервисез", специализирующаяся на создании объединяющих бизнес-процессы ритейлеров и поставщиков облачных технологий и имеющая эксклюзивный контракт с ECR-Rus на внедрение технологий синхронизации данных".

Что гарантирует EDI-провайдер

Для того чтобы пройти международную сертификациюECR-Rus, EDI-провайдеру необходимо соответствовать определённым требованиям к качеству предоставляемого сервиса. В числе требований поддержка стандартного формата сообщений EANCOM 2002, бесперебойная работа 24 часа в сутки, оперативная передача данных, обязательное уведомление отправителя о доставке сообщения, поддержка роуминга, обеспечение фиксированной стоимости услуг вне зависимости от местонахождения получателя, конфиденциальность и защищённость передаваемой информации по протоколам AS2, SOAP или каналам VAN. Большинство EDI-провайдеров предоставляют два варианта подключения: для крупных предприятий, имеющих собственные внутренние учётные системы, это интеграционное решение; для малых и средних компаний — удобные и простые веб-сервисы для обмена сообщениями.

"Мы пытались создать что-то вроде упрощённой системы поддержки закупок/продаж, — о iCat рассказывает Дмитрий Ушаков, руководитель проекта, — и, судя по первым отзывам достигли своей цели. Сейчас мы реализовали пять самых востребованных на российском рынке сообщений: заказ, подтверждение заказа, уведомления об отгрузке и приёмке товара и счёт-фактуру (INVOIC). Причем iCat — это не просто система для обмена сообщениями: пользователь может отследить весь процесс выполнения заказа, а сама система фиксирует и сообщает об ошибках и необходимых действиях. После интеграции с каталогом все параметры товаров будут заноситься в сообщения автоматически. Пользователю больше не придётся вручную вбивать артикулы, цены и так далее, а нужно будет лишь указать количество товара".

EDI и электронные счета-фактуры

В условиях легализациии электронных счетов-фактур в России потребность в сообщении INVOIC, имеющем юридическую значимость, будет очень высока. Такую значимость в случае с iCat обеспечивает другой продукт компании СКБ Контур — Диадок. Диадок — это оператор обмена юридически значимыми электронными документами: все документы, отправленные через Диадок, подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП).

"При одновременном использовании iCat и Диадока компания легко может перевести весь свой документооборот в электронный вид, — рассказывает Антон Сизов, руководитель проекта Диадок. — Отгружать товары, отправлять подписанные ЭЦП товарные накладные, автоматически формировать счета-фактуры и выставлять их контрагентам в электронном виде в соответствие с законодательством, хранить всю информацию неограниченное время на наших серверах, и в любой момент иметь доступ к тому или другому документу. Крупный бизнес сможет работать непосредственно из своих учётных систем, не заботясь о процессах, происходящих вне этих ­систем, а средний и малый сможет ­пользоваться веб-сервисами iCat и Диадока".