Облачный архив: идеология с технологией

Сегодня глубина и охват автоматизации процессов документооборота ограничивается только амбициями заказчика и толщиной его кошелька. Профессионалы готовы организовать электронный архив, оцифровать и поместить в него документацию, снабдить соответствующей интеллектуальной поисковой системой, а также завязать систему электронного документооборота клиента с аналогичными системами его партнёров.

Всё это есть не только в проспектах и презентациях, но и существует в виде реализованных, доступных для ознакомления систем. Но как быть тем, для кого масштаб бизнеса не позволяет добиться адекватного соотношения цена/качество при внедрении полноценной автоматизированной системы?

Для этих экономических субъектов существует группа решений, объединяемых аббревиатурой SaaS. В общем виде, SaaS (software as a service) — это предоставление програм­много обеспечения (ПО) как услуги, когда заказчик получает доступ к веб-приложению, разработанному сторонним поставщиком, не обременяя себя управлением этим приложением. Одним из наиболее оптимальных сфер применения SaaS-технологий является создание внешнего (облачного) электронного архива документов организации. Современные веб-технологии позволяют заказчику получать доступ к архиву с любого рабочего места, а также с мобильных устройств. При этом заказчик не несёт затрат, связанных с обеспечением работоспособности электронного архива, а это значит, что нет необходимости раздувать штаты собственной IT-службы.

Строить облачный архив — значит строить его на базе ECM-платформы, поскольку только в этом случае будет возможно применить весь функционал, который реализуется при создании традиционных электронных архивов. В качестве примера возьмём современную ECM-систему Саперион. Какие функциональные возможности предоставляет система облачного архива на базе этой платформы?

Во-первых, удалённое хранение первичных бухгалтерских, организационно-распорядительных и иных документов. Во-вторых, система позволяет одновременно работать как с электронными документами, так и со скан-копиями бумажных документов. Естественно, система способна управлять версиями документов и одновременно гарантировать их аутентичность.

В-третьих, пользователи облачного архива, как и иные обладатели электронных архивов, начинают свою деятельность с формирования собственно архива, что включает загрузку документов, их индексирование и каталогизацию. Этот процесс может идти как в пакетном режиме, так и в режиме единичной загрузки, что актуально при поддержании архива в режиме реального времени.

В-четвертых, доступ к документам, хранящимся в облачном архиве, жёстко регламентирован в соответствии с принятой у заказчика политикой безопасности. Настройка системы позволяет сотрудникам получать и работать только с теми документами, к которым у них есть доступ.

В-пятых, существующие методики интеграции электронного архива и прикладных систем позволяют обращаться к архивным документам непосредственно из бухгалтерских систем, систем документооборота и корпоративных порталов. Существует также возможность прямой интеграции документов электронного архива в инфраструктуру сертифицированных операторов электронного документооборота («Такском», СКБ Контур и пр.), то есть облачная модель позволяет оперировать юридически значимыми электронными бухгалтерскими документами — хранить контейнеры электронных документов (фактурная часть, XML формат, извещения и электронные подписи сторон) и формировать подборки документов для передачи в контролирующие органы.

Как и большинство web-систем, облачный электронный архив состоит из трех базовых частей. Это собственная инфраструктура организации, включающая рабочие места сотрудников и имеющиеся информационные системы. Это сервисы доступа к ресурсам, в качестве которых могут использоваться web-клиенты либо терминальные рабочие места с установленными клиентами Саперион. Это облачная инфраструктура электронного архива в дата-центре — серверные вычислительные мощности, системы хранения данных и Саперион.

Данные компоненты обеспечивают автома­ти­зированную документационную поддер­ж­ку бизнес-процессов и повышают их эф­фективность за счёт сокращения трудозатрат на обработку первичных документов, их каталогизацию, хранение и поиск. Прин­ципиальным для любого решения, относящегося к созданию электронного архива документов, являются базовые прин­ципы систематизации документации. В случае облачного архива, реализованного на платформе Саперион, применяется упоря­дочение документов по разделам. В част­ности, в отдельных разделах расположены организационно-распорядительные и первичные бухгалтерские документы. Для каждого раздела разработаны универсальные электронные карточки, содержащие все метаданные документа: его атрибуты, связи (пакеты), комментарии и служебную информацию.

Стоит отметить, что реализованный механизм разграничения прав доступа к докумен­там в зависимости от соответствующе­го уровня допуска сотрудника, позволяет зак­ры­вать для доступа не только целые документы, но и их отдельные части. Для этого существует особый инструмент, называемый «чёрный маркер». Он делает часть документа невидимой для сотрудника, не обладающего правами доступа к хранящейся в скрытой части информации.

Все документы и метаданные архива хранятся в собственном закодированном формате (мета-файле), за счёт чего доступ к документам невозможно получить извне. Кроме того, перед архивацией документы проходят процедуру сжатия, что позволяет при хранении сэкономить до 80% дискового пространства.

Как было сказано выше, для доступа к документам облачного архива может использоваться любое рабочее место с доступом в сеть Интернет. По выбору клиента может быть задействован механизм доступа через WEB клиент Саперион, при котором обмен информацией происходит через защищенный протокол «HTTPS», либо пользователь подключается к удалённому рабочему столу, расположенному в дата-центре, и работает с архивом через так называемый «толс­тый» клиент Саперион. При этом, с целью повышения степени защиты информации, могут быть использованы защищённые VPN сессии доступа, электронная подпись или иные средства.

Разработаны и используются блоки интеграции Саперион с такими широко распространёнными системами, как SAP, 1С, а также с решениями на платформе MS SharePoint.

Что же касается иных, в том числе экзотических информационных систем, используемых в организациях, то, при определённых усилиях, облачный архив на Саперион может быть интегрирован и с ними. Вопрос, естественно, заключается в том, кто возьмёт на себя ответственность за разработку блоков коммутации, приведение данных к удобоваримому для интеграции формату. Теоретически, за эту часть работы могут взяться и IT-службы заказчика, если они обладают достаточным уровнем компетенции. Однако это может быть и компания, предоставляющая сервис облачного электронного архива на принципах SaaS.

Если коротко подытожить сказанное выше, то можно перечислить как ряд явных преимуществ создания электронного архива по облачной технологии, так и некоторые менее очевидные, но принципиально важные бонусы.

К явным преимуществам относится, безусловно, низкая совокупная стоимость создания и пользования электронным архивом. При формировании стоимости исключаются необходимость создания собственной аппаратной инфраструктуры, которая включала бы в себя серверные мощности и системы хранения данных; приобретение (разработка) соответствующего программного обеспечения, в том числе системы электронного архива и дополнительных модулей; организация технической поддержки либо силами собственных IT-специалистов, обеспечивающих работоспособность системы, либо по договору с организацией-разработчиком.

Организация имеет возможность использовать программный продукт высокого уровня, оснащённый мощной системой сервисов, охватывающих процессы загрузки документов, оптимальной организации их каталогизации и хранения, быстрого поиска и загрузки, разграничения доступа, сохранения конфиденциальности информации и поддержки операций с юридически значимыми документами.

К неявным преимуществам облачного электронного архива стоит отнести прежде всего практически безболезненное масштабирование системы. Ещё более важным оказывается выгода от передачи внешней организации вопросов сохранения конфиденциальности информации и обеспечения защищённого доступа к ней при использовании WEB интерфейса. Тот, кто хоть раз сталкивался с задачей построения действительно защищённой системы передачи информации, в полной мере оценит то, что организация, предоставляющая эту услугу, принимает на себя юридическую и финансовую ответственность по сохранению как самой информации, так и её конфиденциальности.