ОАО “Концерн “Созвездие” переходит на электронный документооборот

В состав “Созвездия” входит 16 НИИ, КБ и заводов радиоэлектронной промышленности. После анализа основных и вспомогательных делопроизводственных процессов на основе бумажного документооборота в объединении было принято решение использовать систему электронного документооборота в качестве инструмента для повышения эффективности работы сотрудников и обеспечения управляемости и прозрачности деятельности подразделений.

Внедрение СЭД также должно было обеспечить соответствие требованиям нормативных документов по электронному документообороту и делопроизводству, повысить доступность информации, улучшить контролируемость процессов обработки и согласования документов, предоставить возможность более быстрого и качественного принятия управленческих решений.

Из множества систем, представленных на российском рынке, в концерне остановили свой выбор на предложении корпорации ЭЛАР, которая обладает большим опытом реализации комплексных проектов и лучшими практиками в области систем управления документами и данными. Систему электронного документооборота организационно-распорядительной документации было решено создавать на основе продукта компании “ЭОС” — “ДЕЛО”.

СЭД ОРД, внедрённая в концерне “Созвездие”, поддерживает создание первой и последующих версий документа, совместную работу исполнителей процедур согласования и утверждения проекта; фиксацию финальной версии документа, присвоение ему регистрационного номера, рассылку на ознакомление, исполнение и его контроль, списание согласно номенклатуре дел.

Система обеспечивает ведение электронных картотек документов, которые составляют единую картотеку объединения. При этом поручения и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой процедурой прохождения документов. В любой момент времени в системе доступна полная информация о состоянии, истории движения и исполнении документов в концерне.

СЭД ОРД также обеспечивает необходимый сервис для передачи в систему документов из различных источников и устройств. На рабочих местах документы формируются непосредственно из системы электронного документооборота. Каждый пользователь СЭД на своём рабочем месте получает данные о документах, направленных ему на обработку, выполняет необходимые действия и направляет документ для дальнейшей работы.

Поскольку все входящие и внутренние документы, приказы и распоряжения регистрируются и хранятся в СЭД, сотрудники концерна имеют оперативный доступ к документам в соответствии с политикой безопасности. Благодаря автоматизации контроля исполнения документов и поручений, формирования отчётности по исполнительской дисциплине в объединении добились повышения управляемости и прозрачности процессов ОРД.

Через два месяца после внедрения в СЭД обработано более 10 000 документов, а сегодня ежедневная загрузка составляет около 500 документов. В ближайшее время будет также проработана процедура автоматизированного согласования исходящих документов с учётом введения нового штатного расписания в OAO Концерн “Созвездие”.

Сейчас к СЭД ОРД подключены 60 пользователей, а в ближайшее время планируется развитие проекта через расширение функциональных возможностей. В частности, будут установлены системы для 400 автоматизированных рабочих мест во всех подразделения концерна — по 1-2 АРМ в научных, управленческих, производственных отделах для руководителя и делопроизводителя. Это позволит полностью устранить создание бумажных копий для входящих документов при рассылке исполнителям с уровня руководства подразделения до начальников и делопроизводителей отделов. Согласование всех исходящих документов можно будет проводить в электронном виде. В структурных подразделениях и отделах полностью исчезнет потребность в формировании собственных бумажных архивов — все необходимые документы можно будет посмотреть в СЭД ОРД. Сотрудникам будет предоставлен значительно больший объём информации, а по каждому документу можно будет посмотреть всю связанную с ним документацию. Существенно сократится время создания новых документов за счёт оперативного предоставления информации, увеличится качество подготавливаемых документов, поручения на всех уровнях будут выполняться быстрее.