Нужен ли шкаф для бухгалтерской “первички”?

С 2012 года компании могут обмениваться первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Однако бизнесу, начавшему применять электронный документооборот при взаимодействии не только с госорганами, но и между хозяйствующими субъектами, предстоит решить задачу хранения юридически значимых электронных бухгалтерских документов.

Подписанное под занавес 2011-го года Постановление правительства РФ "О формах и правилах заполнения, ведения документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость" — это "зелёный свет" полноценному обмену электронными счетами-фактурами с контрагентами. Хозяйствующие субъекты могут перейти на новую схему взаи­модействия с партнёрами и контролирующими органами: уже утверждены форматы всех перечисленных в постановлении документов. Но, пожалуй, самой актуальной задачей по-прежнему остаётся хранение электронной "первички" в соответствии с правилами бухгалтерского учёта для бумажных документов.

Связано это с тем, что российские правовые нормы, регулирующие сроки и формы хранения, сроки предоставления отчётности в налоговые органы при камеральных и выездных проверках, распространяются на первичные документы в бумажном виде. Иными словами, тонкости обращения с электронной бухгалтерской документацией приходится "домысливать" по аналогии работы с бумажными документами, поскольку пока нет единообразия в законодательстве.

Государство также отрегулировало процесс передачи документов, предусмотрев участие в нём специализированных операторов, которые обеспечивают обмен по каналам связи конфиденциальной информацией, защищённой электронной цифровой подписью и СКЗИ. Однако забота о хранении и управлении электронной юридически значимой первичной бухгалтерской документацией пока остаётся на плечах самих налогоплательщиков.

"Первичка" на бумаге хранится традицион­ным способом — документы собираются в папки, а папки содержатся в шкафу. Создавать файловую структуру для электронной документации подобную шкафу нежелательно, прежде всего, из-за угрозы утраты или искажения документов. Политика безо­пасности корпоративных систем не позволит хранить "первичку" на компьютере бухгалтера или выделенном файловом сервере.

Важен вопрос быстрого поиска нужных файлов среди сотен тысяч документов (например, в ОАО "Сибирская угольная энергетическая компания" обрабатывается 520 тысяч пакетов документов каждый месяц). Система хранения также должна располагать средствами отображения, так как из всей бухгалтерской "первички" стандартную форму имеет только счёт-фактура, а другие документы могут быть в самых разных видах.

Перед предприятиями стоит задача создания специализированного электронного "шкафа" для первичной документации, который будет отвечать требованиям бухгалтерии — иметь надлежащую структуру хранения, обладать возможностями быстрого поиска документов, формирования подборок, их быстрой печати и т.д. С другой стороны, такой "шкаф" должен соответствовать политике информационной безопасности, то есть обеспечивать защиту, гарантировать документам аутентичность и неизменность, контролировать и протоколировать доступ к информационному массиву, быть интегрированным с инфраструктурой оператора электронного документооборота и учётными системами компании.

С проблемой едва ли справится выделенный сервер, к которому подключена только бухгалтерская служба, потому что таким образом не удастся осуществить интеграцию и упрос­тить поиск документов. Мощная система хранения информации — тоже не выход, поскольку она "съест" очень много денег, а решит единственную узкую задачу — хранение электронной первичной бухгалтерской документации.

Самым оптимальным вариантом является установка специализированной системы, которая обеспечит централизованное хранение, управление и безопасность бухгалтерской "первички". Она должна быть сертифицирована несколькими операторами электронного документооборота (Диадок, Такском), обладать возможностью интеграции с основными учётными системами, внедрёнными в России (SAP, Oracle, Axapta, 1С); иметь сертификат соответствия (в системе сертификации средств защиты информации ФСТЭК России) по 4 уровню контроля отсутствия НДВ (НДВ-4) с возможностью использования для защиты информации персональных данных (ИСПДн) до 1 класса включительно. И, наконец, поскольку подобные системы российский IT рынок уже предлагает, следует ознакомиться с опытом реализованных проектов по хранению и управлению первичной бухгалтерской документацией. Такие проекты будут свидетельствовать только о преимуществах системы.