Научный поиск, автоматизация бухгалтерии и электронные госуслуги

В группе ОМК реализован централизованный подход к организации бухгалтерского и налогового учёта

Решение предусматривает перевод первичных документов в электронный вид и передачу их на обработку в Объединённый центр обслуживания (ОМК-Аудит) — бизнес-единицу, осуществляющую ведение бухгалтерии всех предприятий холдинга. Для автоматизации бизнес-процессов обработки и хранения первичных документов внедрена система электронного архива документации (СЭАД).

Электронный архив, функционирующий на ECM-платформе Саперион, даёт возможность управлять большими объёмами документов, выполнять поиск по атрибутам, регистрировать изменения и формировать подборки документов. Сегодня СЭАД в различных сочетаниях функциональных модулей внедрена в центральном аппарате и в пяти центрах учёта ОМК (Москва, Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск, Чусовой). Между центрами учёта, обслуживающими юридические лица холдинга, организован обмен данными.

Аналогичные проекты по управлению хранением и обработкой "первички" также были реализованы в других промышленных холдингах, в том числе в ТНК-BP, ОАО "СУЭК", ОАО "НЛМК". Особенности внедрения в ОМК — территориальная распределённость Объединённого центра обслуживания, необходимость интеграции с различными учётными и прикладными системами и большие потоки обрабатываемых документов — более 20 000 ежедневно.
Среди результатов — снижение трудозатрат на подбор и ксерокопирование документов при работе с аудиторами, сокращение численности бухгалтерского штата в 2,5 раза, уменьшение сроков подготовки к налоговым проверкам. Созданная организация хранения и обработки первичных документов, сертифицированная двумя крупнейшими операторами ЭДО, стимулирует переход российского бизнеса на юридически значимый электронный документооборот.

В ОАО "Волжский трубный завод" создана система электронного хранилища технической документации

ОАО "Волжский трубный завод", одно из крупнейших трубных предприятий в России, постоянно совершенствует техническую базу и организацию её обслуживания.

Значительную долю в этой работе занимает консолидация технической документации для деятельности специалистов завода. Для обеспечения оперативного доступа всех служб предприятия к документам проектно-конструкторского отдела внедрён электронный архив.

В рамках работ в электронный вид переведён массив

разноформатной технической документации: чертежи и спецификации, технические описания и условия, паспорта, справочные и нормативно-технические документы. Созданный электронный ресурс загружен в систему электронного архива, построенную на ECM-платформе Саперион. Гибкость платформы и возможность дальнейшего развития электронного архива стали ключевым критерием в пользу выбора ПО Саперион

С внедрением системы вся необходимая техническая документация хранится централизовано. В тех случаях, когда возникает необходимость обеспечить доступ к наиболее важной информации, к одному документу может одновременно обратиться практически любое число пользователей в соответствии с правами доступа уполномоченных специалистов.

В Российской государственной библиотеке начал действовать пока единственный в России ИТ-инструмент для интеллектуального поиска научной информации

Система научного поиска информации по фондам библиотеки диссертаций создана в РГБ. Система предполагает возможность поиска на английском, русском и украинском языках по одиннадцати научным дисциплинам, а семантические словари объединяют более 600 тыс. научных терминов. Российская разработка не уступает по функциональным характеристикам таким мировым научным поисковым платформам, как Science Research Portal и Scirus, и позволяет не только выполнять поиск по актуальным темам, но и анализировать и обобщать данные из различных научных областей.

Сегодня в России действует 9 федеральных университетов и 27 Национальных исследовательских университетов, каждый из которых полноценно использует уникальные функции научного поиска в банке данных диссертаций РГБ, что создает условия для сохранения и развития кадрового потенциала науки, высоких технологий и профессионального образования, развития и коммерциализации в Российской Федерации высоких технологий.

Корпорация ЭЛАР реализовала ряд подобных проектов по созданию электронных научных ресурсов с системами поиска в Российском фонде фундаментальных исследований, НИКИЭТ, ЦНИИАтоминформе, и других организациях. Прообразом системы научного поиска информации в электронной библиотеке диссертаций РГБ стала платформа, внед­рённая при создании электронного фонда документации для International Nuclear Information System в МАГАТЭ. Платформа призвана стать мощным инструментом, способствующим развитию российского исследовательского потенциала и сохранению накопленных научных знаний.

В Минэкологии Московской области внедрён электронный архив

Для реализации концепции электронного правительства в Министерстве экологии и природопользования Московской области предприняты меры по совершенствованию административных процессов в части обработки больших объёмов бумажных документов, в т.ч. при работе с обращениями граждан.

Для обеспечения безопасного хранения и оперативного доступа к документам, в министерстве создан электронный архив, состоя­щий из двух подсистем, которые функционируют в открытом и закрытом контурах.

Закрытый контур, не имеющий выхода в Интернет, используется для хранения и обработки документов, содержащих конфиденциальную информацию. Речь идёт, в том числе, о документах по обращениям граждан. В рамках проекта по внедрению электронного архива дела по обращениям граждан за 2006-2011 годы были оцифрованы и загружены в хранилище системы. Также сформирован страховой фонд документов в электронном виде (на HDD носителях). В подсистеме закрытого контура в настоящее время хранится более 130 тыс. страниц документов, включающих текстовые и графические данные (схемы, копии фотографий и пр.).

В результате значительно ускорены и упрощены процедуры работы по обращениям граждан, устранены трудозатраты и прос­тои, вызванные необходимостью работать с бумажными документами; уполномоченные сотрудники получили удобный и быст­рый доступ к архивным делам, возможность группировки документов по районам облас­ти, темам обращений, датам обращений. Обеспечена возможность одновременного доступа к одному документу многих сотрудников разных подразделений министерства.

Информационное и структурное развитие электронного архива продолжилось созданием подсистемы электронного архива в открытом контуре корпоративной сети. Были оцифрованы дела по административным нарушениям и также загружены в хранилище.

С помощью модуля массового ввода документов осуществлена загрузка массивов электронных копий архивных документов (индексная информация и электронные образы документов) служебной перепис­ки. Эти работы выполнены для разгрузки БД действующей в министерстве системы электронного документооборота (СЭД), обеспечивающей автоматизацию основных процедур делопроизводства. С 2009 г. в систему помещались не только электронные карточки, но и электронные копии документов переписки, что существенно оказало влияние на снижение её производительности.

Новые документы служебной переписки, регистрируемые и сохраняемые в СЭД, впоследствии после отработки в подразделениях также будут помещаться в электронный архив. Таким образом, обеспечено полно­ценное документационное обеспечение деловых процессов отдела входящей корреспонденции и сотрудников отделов, отвечающих за делопроизводство, а также удалось разгрузить систему электронного документооборота.

Внедрение электронного архива в Министерстве экологии и природопользования Московской области способствует полноте и оперативности получения сведений и документов, необходимых для принятия управленческих решений сотрудниками министерства; даёт возможность специалистам различных подразделений одновременно работать с электронными документами, оптимизирует деятельность по сохранности и использованию электронных документов, гарантирует защиту конфиденциальной информации.

Калининградская область стала первым российским регионом, реализовавшим проект по сканированию всего востребованного фонда записей актов гражданского состояния

Всего за 2 месяца с момента заключения Государственного контракта были отсканированы все востребованные архивные фонды ЗАГС Калининградской области за 1946-2003 годы. Это 8 750 актовых книг, содержащих около 2 млн актовых записей.

Для отработки подхода к извлечению сведений из оригиналов актовых записей и формирования электронных учётных карточек, в том же 2012 году было произведено индексирование актовых записей отдела ЗАГС администрации муниципального образования "Гурьевский муниципальный район". В связи с уникальностью реквизитов, для каждого из 6 видов актовых записей был определён свой состав извлекаемых сведений.

В течение 2013 г. будет создан информационный ресурс, состоящий из электронных образов документов и строго соответствующих им электронных учётных карточек. Ресурс будет загружен в модернизируемую поисково-справочную систему "Электронный архив ЗАГС" Калининградской области. Таким образом, найдя в электронном архиве интересующую актовую запись, сотрудник отдела ЗАГС сможет использовать сведения из учётной электронной карточки и, при необходимости, мгновенно поднять электронный образ для получения расширенной информации.

Калининградская область получит в электронном виде один из наиболее социально значимых и востребованных документных ресурсов. К концу 2013 года, благодаря индексированию значимых сведений и наполнению системы электронного архива ЗАГС, сможет обеспечить возможность полноценного перехода на предоставление услуг ЗАГС в электронном виде и интегрировать систему органов ЗАГС в инфраструктуру межведомственного электронного взаимодействия.