«Место для цветка», или как освободить бухгалтерию от бумажных документов

Атрибут любой бухгалтерии – шкафы с ровными рядами папок. Количество документов исчисляется десятками тысяч. Правда и проза жизни в том, что, несмотря на использование автоматизированного учета, работа часто требует обращения именно к бумажным оригиналам. Эта классическая схема связана с рядом ограничений, поэтому сегодня все больше компаний в целях упрощения работы и повышения эффективности переводит бухгалтерские документы в электронный вид.

Зачем компании делают это? Рассмотрим классические случаи:

• Запрос налоговой. Наличие электронных копий позволяет за несколько минут составить подборку, распечатать копии вместо долгого ксерокопирования, или отправить ФНС непосредственно документы в электронном виде. Экономия человеческих ресурсов исчисляется трудоднями. Кроме того, нет риска остаться без документов, что часто влечет остановку работы.  
• Отчетность подразделений и филиалов: счет введен, а самого документа в системе нет. Прикрепленная при заведении счета скан-копия позволяет полностью отказаться от пересылки бумаги, подтверждает корректность информации, но главное – в разы сокращает сроки подготовки отчетности. Именно поэтому оцифровка – обязательный элемент проектов по созданию ОЦО (проекты в группах компаний «СУЭК», «ОМК», «Комос Групп», «Фосагро» и пр.)
• Нехватка ресурсов. Работа с электронными документами позволяет экономить до 70% времени специалистов, которое обычно тратится на поиск документов, составление подборок и выверку отчетов. Причем оптимизация параллельно затрагивает и смежные подразделения. 
• Мало места. Перевод бумаги в электронный вид позволяет избавиться от тех самых шкафов – вывезти документы в удаленное хранилище, отдать на ответственное хранение или уничтожить. Что делать с освобожденными площадями, решать вам: можно серьезно экономить на аренде и содержании помещений (по данным опроса AIIM, в среднем документы занимают 23% офисного пространства), улучшить условия труда сотрудников или расширить штат.

А теперь сложите эффект от всех четырех пунктов...

Остается вопрос: можно ли оцифровывать документы самостоятельно? Конечно можно! Многие так и делают в повседневной деятельности. Единственный ограничивающий фактор – количество документов. Когда бухгалтеру нужно ежедневно сканировать 40 страниц – это нормально; 100 страниц – уже серьезная нагрузка, отвлекающая его от прямых обязанностей. А если документов 500, 1000, 3000? А если это ретроспективный массив?

Без аутсорсинга не обойтись. Сегодня для бухгалтерских и финансовых документов появился новый, адаптированный формат услуг оцифровки –  «СК+»:

• Учитывая негативное отношение большинства финансистов к вывозу документов вовне, вся оцифровка в рамках «СК+» проводится «под ключ» на территории заказчика. Достаточно предоставить небольшое помещение (рабочее место) для размещения оборудования.
• Услуга оперативная за счет максимальной автоматизации извлечения данных: применяется несколько систем распознавания и более 9 алгоритмов классификации документов. Например, на оцифровку массива из 20 000 листов (около 100 папок «корона») требуется 4-5 дней.
• «СК+» предусмотрен регулярный формат. В рамках долгосрочного договора или рамочного соглашения документы могут оцифровываться по согласованному графику (например, по окончанию отчетных периодов), либо по экстренным вызовам.
• Но самое главное – низкая стоимость. Благодаря отсутствию накладных расходов (транспортировка документов), сокращению требуемого штата (максимальная автоматизация) и эффективности работ (отточенные в сотнях проектов внутренние регламенты) удалось добиться значительного снижения цены.  

В общем виде процесс выглядит так:

• Наши специалисты приезжают и оперативно сканируют востребованные документы. Часто работы проводятся непосредственно в помещениях бухгалтерии.
• Электронные копии документов с помощью автоклассификации разделяются по типам: счета-фактуры, товарные накладные и чеки, договоры, акты и т.д. Далее все зависит от ваших потребностей.
  • Документы могут быть проиндексированы по минимальному составу полей (номер, дата) и автоматически привязаны к проводкам в учетной системе, в том числе с подписанием ЭЦП. К бумажным документам бухгалтер может больше не обращаться.
  • Для сокращения стоимости оцифровки документы могут объединяться в группы без индексирования: например, реестр счетов и сами счета-фактуры, договор и приложения к нему. Для многих задач этого достаточно – вы получаете готовые комплекты электронных копий с возможностью поиска по реквизитам основного документа. А бумагу уже можно вывезти или уничтожить.
  • Возможно проведение автоматизированных проверок: например, соответствия сумм счетов реестру, полноты приложений к договору и т.д. Это позволяет получить абсолютно достоверную, проверенную информацию в учетной системе.
• Для создания ресурса с широкими возможностями поиска и анализа информации может проводиться полнотекстовое распознавание и расширенное индексирование – извлечение и загрузка в УС для каждого типа документов своего набора атрибутов (номер, дата, сумма, ИНН, КПП, наименование контрагента, адрес и пр.).

«СК+» – это эволюционный шаг в развитии услуг оцифровки. Вы можете с небольшими затратами оптимизировать сразу несколько рабочих процессов: сократить работу с бумажными первичными документами, ускорить подготовку отчетности, актуализировать сведения учетной системы, повысить качество анализа финансовой деятельности и освободить офис.

Еще раз отмечу, что услуга позволяет обрабатывать любые печатные документы, в том числе неформализованные.