Каждый вендор желает знать

Рассуждая об эффектах внедрения ECM\СЭД, эксперты рынка всегда или почти всегда затрагивают вопрос снижения издержек. Мы поговорили на эту тему с директором Департамента систем управления документами компании ЛАНИТ Александром Родионовым и директором по маркетингу корпорации ЭЛАР Павлом Плотниковым.

Александр Родионов, компания ЛАНИТ С практической точки зрения расчёты “до” и “после” могут оказаться достаточно трудоёмкими, а уж о контрактах внедрения с ответственностью за показатели экономии я только слышал, но сам никогда не видел.

Вопросы окупаемости инвестиций во внедрение ECM-систем мне чаще всего задают журналисты и коллеги по цеху и гораздо реже — заказчики. Это объяснимо: заказчик существенно более охотно покупает решение проблем (снижение издержек), чем просто очередную технологию с названием из трех английских букв, и, прекрасно понимая это, продавцы принимают на вооружение риторику окупаемости/ROI.

Однако чтобы честно говорить об окупаемости, надо понимать три вещи: оценку издержек “до”, оценку издержек “после” и ответственность поставщика за достижение плановых показателей экономии. С практической точки зрения расчёты “до” и “после” могут оказаться достаточно трудоёмкими, а уж о контрактах внедрения с ответственностью за показатели экономии я только слышал, но сам никогда не видел.

Я уверен, что ECM не относятся к классу систем, которые нужно внедрять, если единственной целью проекта является снижение издержек, поскольку эти информационные системы превратились в инфраструктурную технологию. И как сегодня никто не задумывается о том, зачем нужны компьютеры, офисные программы, никому не приходит в голову считать окупаемость электронной почты или доступа в Интернет, так и без ECM невозможно обеспечить эффективную деятельность организации, оперирующей большими объёмами документов и другого контента.

Но это не означает, что у проекта ECM не должно быть чётко поставленных и разделяемых всеми участниками целей. Просто эти цели могут формулироваться и без привязки к деньгам.

Павел Плотников, корпорация ЭЛАР. После внедрения СЭД “ДЕЛО”, рассылка бумажных документов была полностью заменена формированием электронных копий документов и их предоставлением через систему. Соответственно, холдинг, как минимум, экономит на бумаге, курьерах и трафике.

Решение о внедрении ECM\СЭД — это чёткий расчёт заказчика, понимающего, в каких подразделениях и сколько он будет экономить. В частности, информационные системы позволяют регулировать возможности сотрудников организации и одновременно контролировать их.

Финансовая отдача от внедрения ECM\СЭД заключается в повышении эффективности работы каждого конкретного сотрудника. Приведу пример из практики. До перехода на информационную систему оперативного поиска и доступа к картотеке МВД, один сотрудник ведомства в течение дня мог обработать до 200 запросов, а после перехода — более 1000. Компания, внедрившая систему, не сократит количество специалистов, отвечающих за управление документами, но если поток документации будет расти, у неё будет гарантированная возможность увеличить нагрузку на имеющийся штат, а не расширить его. СЭД автоматизирует простейшие действия: к специалисту приходит документ, он вносит в него правки, и если бы в организации отсутствовала система электронного документооборота, то работнику пришлось, во-первых, понять, кому его отправить, как отправить, и убедиться в том, что письмо дошло.

Ещё один пример. Канцелярия OAO “Концерн “Созвездие”, в который входят 16 предприятий радиоэлектронной промышленности, ежемесячно обрабатывает более 3000 организационно-распорядительных документов. После внедрения СЭД “ДЕЛО”, рассылка бумажных документов была полностью заменена формированием электронных копий документов и их предоставлением через систему. Соответственно, холдинг, как минимум, экономит на бумаге, курьерах и трафике. Кроме того, автоматизированы согласование и утверждение проектов ОРД, процессы контроля исполнения поручений, формирование отчётности по исполнительской дисциплине и так далее.

Механизмы ECM\СЭД нивелируют риски невыполнения определённых работ. Например, не вовремя или\и не качественно подготовленная тендерная документация, может привести к исключению компании из участия в тендере, а, значит, к потере прибыли. Дополнительные расходы в виде штрафов — также ещё одно следствие несвоевременного подбора бухгалтерской документации для сдачи её в налоговые органы.

Сегодня лидеры рынка внедряют крупные информационные системы в том числе для повышения капитализации бизнеса.