Как организовать коллективную работу с документами при подготовке протокольных мероприятий

Сегодня собственными протокольными службами обладают государственные структуры, крупные промышленные и финансовые холдинги. И по мере расширения их деятельности количество протокольных служб и объёмы деятельности их сотрудников будут увеличиваться. К сожалению, примерно теми же темпами будет расти и количество ошибок, совершаемых сотрудниками. И не все из них будут безобидными поводами когда нибудь посмеяться на корпоративных мероприятиях. Иногда ошибки в деятельности службы протокола могут привести к срыву подписания важного документа, нанести ущерб компании.

Для того чтобы застраховать себя от таких проблем, лучше всего ещё на начальном этапе постараться максимально оптимизировать (а значит и автоматизировать) основные сферы деятельности службы протокола.

Вот некоторые базовые условия, которые в большинстве случаев необходимы для устойчивого функционирования службы протокола:

• Для каждого конкретного события рабочую группу приходится формировать с учётом других проводимых мероприятий, связанных с командировками сотрудников, либо их отсутствием на рабочих местах по иным уважительным причинам
• Обеспечить работающую без сбоев службу оповещения участников рабочих групп по подготовке протокольных мероприятий обязательным подтверждением об оповещении
• Создать эффективный механизм коллективной работы с документами, обеспечивающий возможность автоматической подготовки отдельных документов в соответствии с заданными шаблонами
• Неотъемлемой частью механизма управления деятельностью рабочей группы является возможность автоматизированного контроля процесса подготовки мероприятия, и это же относится к разрабатываемым документам (отслеживание последних версий, контроль внесения исправлений, согласование, утверждение и т.п.)

Материалы, относящиеся к любому мероприятию, должны быть заархивированы и доступны для последующего оперативного поиска

ОЦЕНКА РЫНКА

Сегодня рынок программных продуктов (далее — ПП) развёрнут в сторону корпоративно ориентированных IT-систем — автоматизируются процессы делопроизводства, внедряется электронный документооборот, создаются электронные архивы и системы поиска информации. Однако, в большинстве случаев, подразумевается, что каждый конкретный документ имеет одного автора, а если над ним работает группа авторов, то это делается последовательно.

Но для протокольной службы роскошь последовательных действий часто оказывается непозволительной. Это выводит на первый план задачу организации одновременной групповой работы над документом. Кроме того, определяясь с конкретными приложениями, нельзя забывать и о выборе платформы, на базе которой они должны быть реализованы. Ведь зачастую именно неправильный выбор платформы оказывается причиной неудачи всего проекта.

К сожалению, в отличие от западного, российский рынок не может предложить весь спектр существующих платформ. Доступна лишь ограниченная часть, что обусловлено необходимостью полноценной русификации и доступностью соответствующего уровня технической поддержки. На практике выбор осуществляется между продуктами Microsoft, IBM, EMC2. Любой из них может являться искомой платформой для разработки приложений. Более того, именно разработка средств автоматизации работы с документами переживает сегодня настоящий бум — представлены системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, «Дело», Optima Workflow, LanDocs, DocsVision, Directum и т.д.).

Итак, что же выбрать, учитывая, что любое из решений принципиально допустимо? Мы отдаём предпочтение одному из наиболее популярных программных продуктов, используемых для организации коллективной работы — Microsoft SharePoint. Хотя чаще он применяется в качестве портального решения, наш опыт показывает, что после определённых централизованных настроек Microsoft SharePoint может стать эффективной и функциональной базой для построения системы коллективной работы над подготовкой документов в рамках проекта автоматизации деятельности протокольных служб.

ВЫБОР БАЗОВОЙ ПЛАТФОРМЫ

Несмотря на широкий выбор платформ, найти решение изначально идеально подходящее для нашего случая, в принципе, не удастся. Какой бы выбор мы не сделали, он потребует дополнительной разработки конкретных приложений, соответствующих задаче автоматизации работы с документами в рамках деятельности протокольной службы. Также придётся расширить предоставляемый платформой инструментарий.

Перечень требований, которыми следует руководствоваться при выборе, достаточно прозрачен. Базовая платформа должна обеспечивать необходимый функционал на высоком качественном уровне, при этом быть недорогой, не создавать дополнительных проблем, вписываться в существующую IT-инфраструктуру и иметь возможность развития на перспективу.

При расчётах нельзя ограничиваться только стоимостью приобретения базовой платформы. Следует учитывать также стоимость сопровождения, объём разработки дополнительных приложений, сложность обучения и ряд других эксплуатационных факторов.

ФУНКЦИОНАЛ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ

Во-первых, в системе должна быть реализована возможность планирования проведения мероприятий с их классификацией по типу, участию, месту проведения и т.п. Этапы подготовки мероприятий должны формироваться с привязкой к временной шкале и отображаться соответствующим образом.

В рамках системы должен быть прописан механизм формирования рабочих групп, распределение работ. Планирование и контроль деятельности каждого члена рабочей группы должны быть максимально автоматизированы и оптимизированы с точки зрения единого календарного плана подготовки протокольного мероприятия. Также система должна отслеживать и учитывать при подготовке управленческих решений текущий статус каждого из потенциальных членов рабочей группы — участие в других мероприятиях, отпуска, болезни и т.д.

В систему должен быть встроен механизм оповещения, который автоматически срабатывает при включении сотрудника в состав рабочей группы. Оповещение должно происходить как в рамках системы, так и по электронной почте. Каждый включаемый в состав группы сотрудник должен иметь чёткое представление об исполняемых функциях, сроках подготовки тех или иных документов (или их частей), механизмах согласования и утверждения этих документов в соответствии с регламентом. Каждое оповещение должно сопровождаться подтверждением о получении в адрес руководителя, либо должностного лица, принимающего решение о включении сотрудника в состав группы.

В работе протокольной службы по подготовке документов особое внимание уделяется соблюдению формы этих документов, использованию утвержденных шаблонов. Важно предусмотреть инструмент для постоянного обновления справочников и классификаторов, в том числе подробного классификатора мероприятий. В процессе работы неизбежно частое обращение к нормативной и справочной документации. Она должна также быть интегрирована в систему и быть доступной в оперативном режиме.

ГРУППОВАЯ РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ

Итак, какие основные стадии проходит документ от момента формирования поручения на его разработку до получения распечатки и передачи на утверждение?

Первым шагом является назначение ответственного исполнителя документа, о чём он уведомляется описанным выше способом. В обязанности ответственного исполнителя входит разработка плана документа, плана подготовки сопроводительных материалов, формирование рабочей группы, распределение подготовки отдельных частей документа между членами группы. В течение всего цикла работы над документом система должна обеспечить ответственному исполнителю информационную поддержку, отслеживая подготовку текста, его экспертизу и согласование, визирование, утверждение и завершающую корректуру.

В разработке документа могут принимать участие десятки сотрудников. Общий доступ в рабочую область, как было сказано ранее, обеспечивается на основе Windows SharePoint Services.

Ответственный исполнитель создает структуру документа, разбивает его на разделы, назначает исполнителя на каждый раздел и определяет ему срок выполнения задания. Система автоматически рассылает по электронной почте уведомления назначенным на роль исполнителей сотрудникам. При разбиении документа на разделы, для каждого раздела создаётся отдельный файл. В процессе работы файлы хранятся в библиотеке документов Web-узла Windows SharePoint Services.

Коллективная работа над текстом документа заключается в том, что каждый из сотрудников получает в Системе доступ к разрабатываемому документу, а именно к его разделу, за разработку которого отвечает. К другим разделам документа у исполнителя, доступ отсутствует, как и к другим документам в Системе, в работе над которыми он не участвует. Подготовка и оформление текста разделов исполнителями осуществляется в текстовом редакторе Word. В ходе работы над текстом разделов документа исполнители могут использовать доступные справочные материалы, также хранящиеся в библиотеке документов.

В процессе подготовки текста разделов документа, Система предоставляет возможность организации обмена сообщениями между ответственным исполнителем и исполнителями разделов. В процессе работы над текстом разделов документа, ответственный может в любой момент времени просмотреть работу исполнителя и оценить степень готовности как отдельного раздела, так и документа в целом.

В Системе предусмотрена возможность автоматической сборки текстов разделов в единый документ. Сборка документа может осуществляться многократно. Помимо непосредственного конт­роля со стороны ответственного исполнителя, Система автоматически контро­лирует сроки подготовки текста разделов и рассылает исполнителям по электронной почте напоминания об истечении сроков выполнения работы.

После окончания стадии подготовки текста документа, Система предусматривает переход на следующие две стадии цикла — экспертизу и согласование.

В отличие от стадии подготовки текста, где исполнителям доступны только назначенные им разделы, на стадии проведения экспертизы, эксперты имеют доступ ко всему документу. Ещё одним принципиальным отличием является то, что каждый эксперт работает со своей копией файла документа и файла листа замечаний.

Обработка сформулированных в результате проведения экспертизы замечаний осуществляется ответственным исполнителем, при этом копии листов замечаний автоматически объединяются в один сводный лист.

По аналогичной схеме происходит и процесс согласования документа. Включённым в список согласования сотрудникам автоматически отправляются уведомления, в которых сообщается наименование документа, направленного на согласование, срок и ссылка на соответствующую рабочую область документа. Система, при этом, осуществляет контроль сроков согласования, и при необходимости, рассылает напоминания как руководителям, так и ответственному исполнителю.

Данная схема распространяется не только на подготовку отдельных документов, но и подготовку пакетов документов.

Вся информация по завершённым мероприятиям конвертируется в форму электронного архива и остаётся в сегменте активного поиска, соответственно может быть использована при подготовке следующих комплектов документов для сходных по типу протокольных мероприятий.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Попробуем кратко подытожить те преимущества, которые даёт система автоматизации разработки пакетов документов в процессе подготовки протокольных мероприятий.

Первое и главное — возможность параллельной работы, которая осуществляется и поддерживается на основе автоматизированного распределения функций, контроля над исполнением заданий, автоматической рассылки оповещений и напоминаний.

На любой стадии готовности пакет необходимых документов может быть собран воедино, и система представит ответственному исполнителю подробный отчёт о степени готовности каждого элемента пакета.

Тому, кто хоть раз проделал подобную операцию «вручную», с помощью только телефона и электронной почты для группы хотя бы из пяти человек, не надо объяснять всю «революционность» предлагаемого подхода. И дело даже не в экономии рабочего времени ответственного исполнителя, но в принципиальной возможности получения объективной информации о состоянии дел, очищенной от недостоверных сведений и, что греха таить, периодически обнаруживаемой нерадивости некоторых сотрудников.

В совокупности с возможностью создания библиотеки документов, которые могут быть впоследствии использованы при подготовке новых протокольных мероприятий, это делает систему всё более эффективной с каждым новым реализованным проектом, то есть обучаются не только руководители и сотрудники, но и сама система становится со временем более мощным инструментом повышения эффективности как самой работы, так и процесса её администрирования.