Информация как преимущество

Due diligence переводится с английского языка как «проверка добросовестности» и представляет собой процедуру тщательного исследования бизнеса. В зависимости от целей проведения этот анализ может состоять из ревизии финансового положения компании, оценки налогового бремени и налоговых рисков, проверки чистоты собственности, обременений активов, наличия исковых претензий и требований, а также дополнительного анализа трудовых отношений, ситуации с интеллектуальной собственностью, экологической нагрузкой и т.д. Одним словом, при проведении Due diligence аудиторы исследуют отношения и взаимосвязи внутри компании, кроме того, ее положение и функционирование во внешней среде.

Заказчиками «проверок добросовестности» выступают как инвесторы и покупатели, так и сами собственники, которые намерены продать свои активы. Одни хотят получить предельно объективную оценку потенциального объекта инвестирования, а другие — увеличить привлекательность своего бизнеса.

К сожалению, при проведении процедуры Due diligence аудиторы, равно как и представители компаний, решившие привлечь инвесторов к своим активам, сталкиваются с невысоким уровнем сбора, учета и хранения информации в организациях. Подчас компании не могут предоставить сведения не потому, что не хотят их раскрывать, а из-за того, что данные не систематизированы, а в документационном обеспечении деятельности организации отсутствует элементарный порядок. И, если документы, которые компания обязана передать в контролирующие органы в соответствии, например, с Налоговым кодексом, сгруппированы, то полноценный доступ к сведениям о продукции, проектах, затратах может стать непреодолимой проблемой. Между тем, «порядок в делах», владение информацией — один из показателей эффективности управления.

Несмотря на то, что российским законодательством предусмотрено официальное раскрытие информации, нормативно регламентируется публичный доступ лишь к ее малой доле, которая, как правило, представляет собой отчетные итоги деятельности организации и не передает ни динамики развития в целом, ни актуальных процессов.

Технологией для привлечения покупателей или инвесторов является создание так называемой Data room или Комнаты данных, где собрана, систематизирована и хранится информация с целью обеспечения к ней доступа во время проведения экспертизы предприятия. Сложность, о которой говорят аудиторы или специалисты, создающие «Комнаты данных», связана с отнесением предмета анализа к тому или иному тематическому блоку. Например, недвижимое имущество организации, из-за которого возникло судебное разбирательство, может быть отнесено к блоку «Имущество» и «Судебные споры». Информация о недвижимости также должна быть включена в секцию «Обязательства».

В процессе формирования Комнаты данных как реальной, так и виртуальной, важно упорядочить всю документацию компании и хранить ее в структурированном, систематизированном и многомерном информационном ресурсе. Такая система оптимизирует и упрощает анализ хозяйственной, управленческой и иной деятельности организации, дает возможность продавцу-собственнику показать товар лицом, а покупателю сделать выводы о его реальной стоимости.

Если компания не позаботилась заранее о том, чтобы в процессе своей работы унифицировать блоки документов, и при этом появилась задача показать себя на рынке, возникает необходимость в очень существенных затратах, связанных с созданием инфраструктуры или оплатой аутсорсинговых услуг.

Если компания не позаботилась заранее о том, чтобы в процессе своей работы унифицировать блоки документов, и при этом возникла задача показать себя на рынке, возникает необходимость в очень существенных затратах, связанных с созданием инфраструктуры или оплатой аутсорсинговых услуг.

Как правило, документация систематизируется согласно утвержденной в организации номенклатуре. Но если информацию о компании предстоит раскрывать аудитору, покупателю или аудитору от потенциального покупателя, придется создавать систему документальных фондов, базу со сложными взаимосвязями, но удобную для пользователя.

С инфраструктурной точки зрения формирование электронной Комнаты данных разумно отдать аутсорсеру. Но в процессе создания полноценного систематизированного информационного ресурса обязательно должен принимать участие собственник. В результате, в отличие от инфраструктурного решения, получится продукт взаимодействия трех сторон: компании (собственника), штатного аудитора этой организации, знающего ее и в то же время оценивающего со стороны, и специализированной организации — профессионального консалтера, который сможет подготовить ресурс.

Процедура создания такой базы может состоять из нескольких этапов.

Во-первых, документационные фонды необходимо проанализировать, подключив к этому процессу аудитора. При анализе должна быть определена актуальность размещения тех или иных данных, а также созданы модели взаимосвязей документов по тематическим блокам. Эти сектора будут наиболее полно представлять направления «проверки добросовестности» компании — от юридического и финансового до экологического, технологического и внутрикорпоративного.Второй этап — это собственно создание электронного информационного ресурса и системы управления им. В формировании электронной базы документ играет едва ли не «первую скрипку».

Во многих компаниях входящие, исходящие и внутренние потоки документов, которые фиксируют взаимоотношения между подразделениями организации и партнерами, бумаги платежных операций, приказы, инструкции и так далее, циркулируют на бумаге. Одновременно с бумажными организация в своей работе пользуется документами, которые изначально существуют в электронном виде. Систематизировать, унифицировать и выстроить управляемую систему этими документами можно, использовав единую методологию, которая состоит из процедур перевода документов в электронный вид, хранения и управления информацией. Преобразование документов в электронный вид осуществляется с помощью современных технологий промышленного сканирования. После оцифровки документации идет ее конвейерная обработка, индексация и структурирование в соответствии с разработанной совместно с аудитором моделью взаимосвязей документов.

Современные системы электронных архивов способны формировать из документов разной технической природы тематические блоки, например, «прикреплять» к протоколу совещания в виде электронного образа документа видео-файл.

Основой для проведения сложных процедур Due diligence служит информация. От того, насколько она будет актуальной, полной и систематизированной зависит успех проведения экспертиз и приобретение дополнительных репутационных преимуществ.