ERP-системы: необходимые, но не достаточные

В последние годы в большинстве крупных российских предприятий принимаются решения о внедрении ERP-систем. Преимущества Enterprise Resource Planning System в качестве важнейшего инструмента текущего и оперативного управления деятельностью компании трудно переоценить. Однако, как бы всеобъемлюще ни звучала формулировка "интегрированная система управления", было бы ошибкой считать ERP универсальным механизмом. Он, как правило, нуждается в дополнительных функциональных возможностях, которые в состоянии предоставить системы ECM — Enterprise Content Management.

ERP-системы призваны управлять корпоративной информацией, которая носит учетный характер. Но еще более значительный массив данных — неструктурированная информация в поле деятельности ERP не попадает. Речь идет, в частности, о большом количестве бумажных документов, которые необходимы для решения различных задач.

Несмотря на то, что сегодня в передовых отраслях промышленности документы создаются сразу электронными, многие российские компании, являясь правопреемниками предприятий СССР, используют документацию, например, имущественного комплекса в бумажном виде.

Крупные предприятия по-прежнему вынуждены обращаться к ретрофонду, так как чертежи или альбомы чертежей остались в единственном экземпляре опять же со времен Союза. Чтобы этими экземплярами пользоваться, их необходимо размножить, перерисовав или сделав электронные копии. О том, насколько важно иметь качественный электронный вариант чертежей, красноречиво свидетельствует пример ситуации, возникшей на Саяно-Шушенской ГЭС. После аварии на гидроэлектростанции в 2009 году под водой оказалась вся ремонтно-эксплуатационная документация предприятия. Для того, чтобы начать ремонт, чертежи доставались из воды, сушились и реставрировались, после чего были оцифрованы.

Необходимость накопления и хранения «знаний» обусловлена тем, что всякой компании для выработки стратегии и решения текущих задач требуется иметь доступ к большим объемам документов и использовать их в соответствии с функциональными задачами подразделений. Даже если первичная информация из документов содержится в учетных системах, в любой момент может возникнуть необходимость предоставления самого документа — в бумажном или электронном виде.

Между тем ERP-система в состоянии обеспечить управление процессами, но не их документационную поддержку. Предприятия сегодня нуждаются в единой документационной платформе для разных подразделений. Она должна не только обеспечить защиту, предоставить различные типы доступа, в том числе и территориально-удаленным организациям, но и стать основой для объединения систем. Только так специалистам будут доступны одни и те же документы вне зависимости от того, в какой учетной системе они находятся.

Один из примеров подобной стратегии — успешный проект, реализованный в ОАО "Танеко". Здесь планировалось внедрить небольшой электронный архив для того, чтобы оперативно пользоваться электронными копиями организационно-распорядительной документации, привязанной к учетным данным. Затем на этой же платформе был создан архив для хранения финансовых документов, защищенных специальной системой безопасности. Сегодня в ОАО "Танеко" созданы архивы 17 подразделений. Доступ к документам помимо работников компании имеют также генеральный проектировщик ОАО "ВНИПИнефть", аудиторская компания, а предприятия-смежники получают документы не в бумажном, а в электронном виде.

Использование ECM выгодно не только функциональным подразделениям, но и IT-службам, которые могут задействовать этот инструмент, чтобы разгрузить инфраструктуру организации. Для ERP‑систем важнейшим требованием является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей. Однако это не значит, что эти системы предоставляют существенные возможности поиска, гарантируют надежное хранение и поддержку объемов хранимой информации. И если в ERP (как и в системе электронного документооборота) появляется большое количество документов, у нее снижается производительность. Попытка загрузить документы в учетную систему, даже если такая возможность разработчиками предоставлена, приводит к нестабильной работе, обрушению системы, потере документов, связей между ними и т.д.

При пересылке информации в системе документооборота вместо документа можно отправить ссылку на него — и пользователь найдет документ в едином архиве, где тот хранится. Механизм распространяется на трафик не только внутри офисов, но и на удаленные структуры. Кроме того, организация получает единый инструментарий интеграции всех систем и, по сути, возможность создания единого справочника и классификатора по всем документам.

ECM не является альтернативой современной информационной системе управления предприятием, но должна стать ее неотъемлемым дополнением. ERP решают задачи подготовки отчетности, связывания бизнес-процессов и их автоматизации, берут на себя учетные функции и т.д. ECM реализуют документационное обеспечение всей деятельности предприятия за счет создания электронного архива документов, его защиты и предоставления в доступ пользователю, в том числе через системы документооборота и ERP.