Электронные документы защитят бизнес

Выгоды применения электронного документооборота общеизвестны — это и экономический эффект, и качественно более высокий уровень менеджмента, и оперативность поступления и обработки информации. Но не менее значительные показатели достигаются при этом в области экономической безопасности компании. Внедрение электронного документооборота качественно изменило взаимоотношения бизнеса и государственных органов.

Представление электронных документов стало нормой при декларировании товаров на таможне, но особенно популярны подобные обращения в налоговые органы. Именно так сегодня сдаётся более 60% от общего числа деклараций и отчётов, представляются сведения при проведении проверок, производится обмен счетами-фактурами между налогоплательщиками. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/172@ от 21.03.2012 разработаны и утверждены форматы двух наиболее часто применяемых документов — товарной накладной и акта приёмки-сдачи работ. Это позволяет компаниям свободно обмениваться такими электронными документами между собой и при необходимости направлять их в налоговые органы наравне с бумажными аналогами. Всё это не только экономит время, но и сводит на нет вероятность ошибок при вводе данных, что также даёт положительный экономический эффект.

Но в более сложных и рискованных для бизнеса ситуациях электронные документы совершенно изменяют расстановку сил. При расследовании возбуждённого уголовного дела и в ходе налоговой проверки допускаются изъятия документов в строго определённых случаях. В статьях Уголовно-процессуального кодекса РФ и в Налоговом кодексе РФ процесс изъятия строго регламентирован. Но, к сожалению, одними этими случаями все возможности для изъятия не исчерпываются. Дело в том, что сотрудники правоохранительных органов могут проводить проверки информации, что производится без возбуждения уголовного дела. И в число проводимых при таких проверках оперативно-розыскных мероприятий входит также и изъятие документов. В Федеральных законах № 3-ФЗ от 07.02.2011 "О полиции" и № 144-ФЗ от 12.08.1995 "Об оперативно-розыскной деятельности" не предусматривается обязанность сотрудников при изъятии составлять подробную опись изъятых документов с указанием всех необходимых реквизитов. И на практике это чаще всего приводит к тому, что если даже документы и возвращаются компании, то не в полном объёме.

Если финансы необходимы любому предприятию как пища для живого организма, то документы для нормальной деятельности нужны как воздух. Потому что просто невозможно заменить необходимые для работы данные о сделках, контрагентах и движении ресурсов. Поэтому проводимые при оперативно-розыскной деятельности правоохранительных органов изъятия документов и компьютеров при любом исходе приносят огромный вред компании. В результате таких мероприятий становится крайне затруднительным свое­временное и качественное составление бухгалтерской отчётности, а также подтверждение права на налоговые вычеты или льготы.

Долгое время юристы искали эффективные способы защиты от подобных ситуаций — документы копировали, информацию многократно дублировали, но всё это не давало желаемого результата. Только лишь с появлением в деловом обороте электронных документов ситуация необратимо стала меняться к лучшему. При внедрении электронного документооборота в компаниях изъятие документов как таковое становится вообще невозможным. Сама процедура в сущности сводится к простому копированию некоторого объёма информации. А это никаким образом не влияет на общий порядок хранения и обработки документов. Иными словами, теперь электронный документооборот становится важным элементом в системе экономической безопасности организации.

Во многих компаниях был проработан аспект экономической безопасности бизнеса с помощью электронного документооборота, что привело к идее удалённого хранения документов. Ведь если можно изъять компьютер, сервер или любой носитель информации, то приходится опасаться за любую информацию компании, физически находящуюся на её территории. Но если документы будут храниться на удалённом сервере с надлежащей степенью защиты и сохранности, то риск утраты таких данных минимален. Такой электронный архив может быть доступен доверенным лицам в любое время суток и откуда угодно. А как выяснилось на практике, внедрение этой услуги оказалось даже не слишком затратным — ведь электронному документу не нужно выделять место в шкафах для хранения, не приходится долго искать его у исполнителей и потерять его практически невозможно.

При этом снижаются налоговые риски: информация в ответ на запросы налоговых органов предоставляется в необходимом объёме и достаточно быстро, на её подготовку уходит минимум времени. Документы, подписанные электронными подписями, хранящиеся у сторон сделки, всегда совпадают друг с другом и не могут не соответствовать принятым требованиям к их оформлению. Таким образом, оспорить правильность заполнения или подлинность электронного документа для налогового органа значительно сложнее, чем привычного бумажного документа с подписями и печатями, а многие свои претензии налоговые инспекторы обосновывают именно такими несоответствиями в первичных документах.

Но и этим преимущества от применения электронного документооборота не исчерпываются. Не менее значимым следует считать и ощутимое снижение вероятности возбуждения уголовного дела за уклонение от уплаты налогов в отношении физического или юридического лица. Дело в том, что для принятия решения о возбуждении уголовного дела по таким статьям, следственным органам в ряде случаев необходимо учитывать возможность проведения судебной налоговой и почерковедческой экспертизы. И для проведения таких экспертиз следователь в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 195 УПК РФ выносит постановление, где указывает материалы, на основании которых будет проводиться исследование — это, как правило, бухгалтерские первичные документы. Однако, как уже было сказано, такие документы получить из электронного архива затруднительно, и это существенно усложняет процесс доказывания.