Электронное клиентское досье — снижение расходов для банка

Формирование, хранение и передача между подразделениями больших объемов юридических дел клиентов требуют от банков больших трудовых и временных затрат. Сегодня российские банки снижают свои расходы на эти процессы благодаря оцифровке клиентских досье.

Первопроходцами в оцифровке около семи лет назад стали негосударственные пенсионные фонды и страховые компании. Им, как и банкам, необходимо хранить многие документы в бумажном виде на протяжении всего срока действия страхового или пенсионного договора, и потом еще 10 лет для информации по индивидуальному счету. В настоящее время на оцифровку обратили внимание и банки (инструкция Банка России от 30.05.2014 №153-И). И дело не только и не столько в том, что они вдруг просчитали очевидный ROI: работа с электронными досье на 95% сокращает обращение к бумаге, снижает количество ее перемещения по офисам, пересылок и т. п.

Основная причина интереса к оцифровке со стороны банковского сектора — это борьба за клиентов, которые хотят улучшения качества обслуживания, повышения скорости принятия решений и реагирования на инциденты, создания удобных сервисов. Бумажные дела при клиентских ожиданиях — это груз, не дающий до конца реформировать внутренние регламенты банка по скорости и качеству обслуживания. Именно поэтому многие кредитные организации сейчас переводят документы в электронный вид сразу, по мере их создания.

Корпорация ЭЛАР сегодня реализует несколько проектов по оцифровке клиентских досье в банках топ-100.

Под оцифровкой традиционно понимаются два больших этапа: сканирование и индексирование (извлечение данных). Проекты по сканированию документации на территории заказчиков корпорация осуществляет больше 20 лет. А индексирование проводилось в производственных центрах, потому что для каждого типа документов нужно подобрать свой набор технологий — от полностью ручного до полностью программного извлечения данных.

Корпорация совершенствует процессы оцифровки, поскольку появляются новые задачи и вызовы. Именно вызовом стал для компании перевод в электронный вид юридических дел клиентов в одном крупном банке. В чем же состояла основная задача, и как она была решена?

Клиентские досье состоят более чем из 250 типов документов, часть из которых неформализованные. Оцифровка классическим способом с ручным извлечением данных подходит, но требует привлечения большого количества персонала, что увеличивает стоимость работ. При попытке использовать только программы распознавания форм снова встает проблема увеличения стоимости проекта, потому что форм нужно разработать очень много. При наличии 40 типов документов скорость подбора формы для одного документа снизилась до 30 секунд. То есть для стандартного ресурса в 100 тысяч листов для этого этапа работ уже потребовалась бы безостановочная работа серверов в течение 34 дней.

Именно эти сложности побудили ЭЛАР развивать альтернативные, «умные», технологии извлечения данных. В результате родился новый формат услуг — «СК+». Мы научились проводить весь комплекс оцифровки под ключ на территории заказчика.

Такой формат дал ряд преимуществ:

• меньшую стоимость: сокращается штат специалистов и транспортных расходов;
• оперативность: предельно снижен процент ручной обработки документов;
• дополнительную безопасность информации: документы не вывозятся из организации и обрабатываются в рамках соглашения о конфиденциальности.

Единственное условие — документы должны быть распечатаны.

Формат услуги «СК+» для кредитных организаций уже полностью устоялся, и состоит из четырех этапов:

1. Специалисты ЭЛАР приезжают и оперативно сканируют клиентские досье. При необходимости может сканироваться и другая финансовая документация.

2. Электронные копии документов с помощью автоклассификации разделяются по видам и типам: договоры, лицензии, разрешения, карточки и т. д. Затем документы объединяются в группы под эгидой основного документа: например, договор банковского счета (вклада, депозита), все изменения, дополнения и приложения к нему.

Для некоторых документов автоклассификация может работать без распознавания текстов: например, отделяя транспортные или таможенные накладные по цвету бумаги, различая типовые заявки и переписку по объему текста в том или ином месте документа.

3. Для расширения поисковых и аналитических возможностей может быть проведено дополнительное индексирование отдельных документов — извлечен определенный набор атрибутов: тип, номер, дата, а также сумма, ИНН, КПП, наименование контрагента и т. п.

4. Подготовленный ресурс электронных досье загружается в информационную систему банка. Человек участвует в процессе только на стадии верификации, проверяя качество сформированного ресурса.

Для решения многих задач бывает достаточно первых двух этапов, а дорогостоящее индексирование можно не проводить. В таких случаях, делая небольшие инвестиции, банк, страховая компания или НПФ получит готовые досье клиента в электронном виде с распознанным текстом и возможностью поиска информации по реквизитам основного договора: наименование юридического лица, ИНН, номер счета и пр.

Кроме того, есть возможность оформить долговременную подписку на «СК+»: в рамках договора или рамочного соглашения ЭЛАР будет осуществлять плановую оцифровку документов по согласованному графику, либо оперативно приезжать по вызову. Подписка на «СК+» также позволит зафиксировать стоимость на длительный период и получить дополнительные скидки.