Для ЭДО наступила новая эра

Специалисты компании "Такском" постоянно информируют налогоплательщиков о том, что их ждёт в области электронного документооборота и как адаптироваться в 2012 году к современным электронным налоговым новшествам. Об этих и других актуальных проблемах журналистам "Э.Док" рассказал заместитель генерального директора "Такском" Александр Тупицын.

Александр Тупицын, заместитель генерального директора "Такском" Государство администрирует процесс создания и движения счёта-фактуры, ключевого документа для бизнеса, от контрагента к контрагенту. Мы видим, что за последние два года ­практически полностью определён механизм работы с электронными счетами-фактурами.

Э.Док: Какие новые возможности электронного документооборота ожидают налогоплательщиков в 2012 году?

А.Т.: 2012 год становится точкой отсчёта для нового витка развития электронного документооборота (ЭДО). В настоящий момент мы имеем более чем 11-летний опыт работы с электронными документами в том или ином виде. За эти 11 лет произошло многое. Большинство налогоплательщиков перешли на предоставление отчётности в электронном виде. Привычным стало такое понятие, как электронная цифровая подпись (ЭЦП). Появился портал gosuslugi.ru, проводятся электронные торги, с помощью которых госзакупки удалось перевести в прозрачный и более привлекательный для бизнеса формат.

К началу 2012 года практически полностью сформировалась нормативная база для отказа от бумажного документа и перехода к электронному формату. Государство администрирует процесс создания и движения счёта-фактуры, ключевого документа для бизнеса, от контрагента к контрагенту. Мы видим, что за последние два года ­практически полностью определён механизм работы с электронными счетами-фактурами. В 2010 году вышел Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, который обозначил возможность работы с электронными счетами-фактурами. В 2011 году разработан "Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи" (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н).

Недавно подписано Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость".

По актам, накладным и другим популярным документам законодательных запретов на их существование в электронном виде нет. Однако налоговые органы при проведении камеральных проверок и других действий принимают только электронные документы, которые имеют установленный формат. Если формат не установлен, то, выходит, налогоплательщик и не может представить его в контролирующие органы в электронном виде. ФНС пообещала разработать рекомендуемые форматы накладных и актов, что, безусловно, позитивно скажется на развитии ЭДО.

Э.Док: Расскажите о перспективах перехода на внешний ЭДО в России по электронным счетам-фактурам и другой первичной документации? Каковы возможные проблемы и пути их устранения при переходе на ЭДО?

А.Т.: Основная проблема — адаптация налогоплательщиков к электронному документообороту. Исторический путь "бумаги" в России и во всём мире огромен, мы привыкли к бумажным документам и отчётности. А ЭДО — это что-то новое, необычное, к чему надо привыкнуть.

Как правило, у средней фирмы система документооборота обычно выстроена так: есть секретарь, он получает первичную документацию, распределяет её, что-то несёт в бухгалтерию, что-то — соответствующим специалистам, которые согласовывают и обрабатывают документы. При электронном документообороте в организации необходимо будет внедрять специальные решения разного уровня сложности, которые будут по меньшей мере повторять эти процессы уже в электронном виде.

Определённая инерция недоверия в ближайшие годы будет сохраняться, однако по мере втягивания организаций в ЭДО она снизится, а затем и вовсе пройдёт. Кроме того, переход на ЭДО потребует от ряда организаций перестроения некоторых, а то и всех, бизнес-процессов. Но здесь, я думаю, дело за операторами. Они должны предоставить бизнесу удобные интеграционные решения.

Э.Док: Что можно оценить как позитивные изменения, а что принесёт больше проблем, чем удобств? Какие вы бы назвали "узкие места" и нерешённые вопросы в сфере регулирования ЭДО?

А.Т.: Позитивные изменения — это уменьшение количества бумаги и бесконечных бумажных копий, повышение скорости принятия решений и, как следствие, скорости оборота капитала. Переход на электронные документы должен также привести к уменьшению количества ошибок и связанной с ними проблематики арбитражных споров и взаимоотношений с контролирующими органами при подтверждении льгот и возмещений.

Но и "узкие места", безусловно, существуют. Одна из важных проблем — отсутствие чётких стандартов в отношении других документов, за исключением счета-фактуры — актов, договоров и т.д. Большим прогрессом стало утверждение приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ электронных форм Актов приёмки-сдачи работ и товарных накладных (ТОРГ-12), но это только рекомендованные форматы, не обязательные к применению. На самом деле, стандартизировать эти документы довольно сложно. Ведь их форма и вид во многом определяются родом деятельности, масштабом бизнеса и др. Кроме того, электронный документ может быть выпущен в разных форматах — WORD, PDF, JPEG и др., и разным организациям удобнее то или иное.

В то же время типизация документов нужна, по крайней мере, для представления их в контролирующие органы. Налоговики принимают документы, имеющие установленный формат, а ведь такого формата у большинства бухгалтерских документов нет. Государство может взять на себя роль регулятора в данном случае и стандартизировать форматы. Ещё одна важная проблема, связанная с электронным документооборотом, касается процесса обработки документов.

Ведь кроме задачи отказаться от бумаги ЭДО нацелен на облегчение и оптимизацию данного процесса. Скажем, документы в PDF-формате имеют ограниченные возможности делового оборота. Данные бухгалтеру приходится «перебивать» вручную. Хотя стоит отдать должное этому формату, сегодня многие фирмы отказались от бумажной переписки с контрагентами и большого штата курьеров и пересылают друг другу документы в формате PDF, ускоряя таким образом процесс работы и развитие бизнеса в целом.

Э.Док: Что стоит взять на вооружение из зарубежной практики обмена электронными документами?

А.Т.: Европа опережает нас на 5-7 лет. И мы видим, с чем они столкнулись при внедрении ЭДО. Мы можем учиться на их ошибках и одновременно взять от них всё лучшее.

Европейские эксперты отмечают, что попытка быстро получить все преимущества от перехода на ЭДО, сразу всё стандартизовать и автоматизировать, как правило, приводит к неудаче. Во-первых, электронный документ должен стать сам по себе привычным и стандартным. То есть, опять же важен вопрос адаптации как для нас, так и для Европы. Во-вторых, в еврозоне много стран и нет каких-то единых стандартов, вместо этого в разных государствах действуют различные принципы и правила. Где-то ЭЦП обязательна, где-то опциональна, где-то электронные документы должны предоставляться в таком формате, где-то — в ином.

В некоторых отраслях получили распространение стандарты EDI — в ритейле, например. Но бывает так, что крупному торговому оператору стандарты выгодны, а для мелкого поставщика их реализация слишком дорога. И в каждом конкретном случае ситуация решается индивидуально. Кто-то выбирает только крупных поставщиков, проигрывая в цене. Кто-то инвестирует во внедрение стандартов у своего пула поставщиков и т.д.

Из имеющегося европейского опыта можно сделать вывод, что выигрывают страны, в которых переход на ЭДО достаточно жёстко регулируется государством. Так поступают, например, скандинавские государства. Скажем, в Швеции все сделки с государством должны производиться только в электронном виде. Доля электронного документооборота после введения такого обязательства составила 60%.

Э.Док: Россия перенимает этот положительный опыт?

А.Т.: Да, у нас активно развиваются электронные торги. Договоры при проведении электронных торгов заключаются уже только в электронной форме. Электронные торги могут стать толчком для развития ЭДО.

К тому же, в 2012 году расширяется перечень организаций (компаний с определённой долей государственного капитала), которые обязаны производить сделки только через электронные торги. Я уверен, это положительное изменение, ведь без активного участия государства переход к ЭДО невозможен.

С другой стороны, у нас нет такой разницы от региона к региону, как в Европе. 60-70% налогоплательщиков предоставляют отчётность в инспекции в электронном виде, применяя ЭЦП. Мы имеем уже какую-то накопленную практику по вопросам ЭДО, и это замечательно. Хотя мы и отстаём от Европы, у нас довольно высокий уровень информационных технологий и зрелости нормативной базы. Мы можем пройти то расстояние, что они прошли за десятилетие, за два-три года.

Э.Док: Какие изменения в плане ЭДО ожидают налогоплательщиков в связи со вступлением России в ВТО?

А.Т.: Вступление в ВТО может ускорить процесс развития ЭДО в России, так как в Европе электронный документооборот значительно более развит, чем у нас. С другой стороны, никто ничего отечественному бизнесу навязать не сможет, так как в еврозоне до сих пор нет общепринятых стандартов. Догоним и перегоним, с учётом наших возможностей. Вступление в ВТО может стимулировать предприятия, работающие с европейскими странами, переходить быстрее к электронному документообороту.