Электронный документ одерживает победу над бумажным?

После выхода в 2009 году 477-го постановления правительства РФ "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", легализовавшего электронные документы, архивисты, делопроизводители и специалисты в области госуправления пытаются ответить на вопрос: возможно ли полностью перейти на безбумажный электронный документооборот?

Летом 2010 года были приняты законы "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" № 210-ФЗ и "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации…" № 227-ФЗ. Эти документы регулируют процессы оказания государственных услуг, в том числе и в электронном виде, и существенно влияют на делопроизводство и документооборот в органах власти налагая на ведомства жесткие требования. На основании этой законодательной платформы ведомствам было поручено "подтянуться" к системе МЭДО — системе Межведомственного электронного документооборота, которая активно внедрялась с 2009 года

Олег Наумов После выхода в 2009 году 477-го постановления правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», легализовавшего электронные документы, архивисты, делопроизводители и специалисты в области госуправления пытаются ответить на вопрос: возможно ли полностью перейти на безбумажный электронный документооборот?

Важным шагом в данном направлении стало Распоряжение от 12 февраля 2011 г. № 176-Р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности", которое вносит существенные коррективы в электронный документооборот уже в текущем году.

По словам заместителя руководителя федерального архивного агентства Олега Наумова, новый нормативно-правовой акт конкретизирует "направление главного удара", определяя первоочередной сектор внедрения электронного документооборота. "Когда утвердили постановление № 477, сразу возник вопрос, а какие документы должны создаваться и использоваться в бумажной, в электронной или одновременно и в той и в другой форме?

Дело в том, что в распоряжении № 176 появились слова, которые четко определили сектор распространения внедрения безбумажного документооборота. Речь идет исключительно об организации внутренней деятельности ведомств", — разъясняет Олег Наумов.

При переходе на межведомственный электронный документооборот возник ряд трудностей. Речь идет, в частности, о разнообразии систем электронного документооборота, о разнообразии форматов электронных документов как входящих извне, так и создаваемых и обрабатываемых внутри системы электронного документооборота.

Отсутствие единых форм и классификаторов является существенным препятствием для автоматизации процессов делопроизводства в едином ключе. Следует, правда, отметить, что в прошлом году по заказу Службы связи и информации ФСО России ВНИИДАД подготовил три классификатора (в том числе и видов документов) необходимых для нормального функционирования МЭДО. Однако надо еще разработать комплекс инструментальных средств ведения этих классификаторов и обеспечить их ведение и регулярную актуализацию.

"Ежегодный мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти свидетельствует о тенденции не только абсолютного роста объема документов, образующихся в министерствах и ведомствах, но и об увеличении темпов этого роста", — комментирует ситуацию Олег Наумов. Очевидно, что с ростом общего документационного массива, увеличиваются и затраты на его содержание. В утвержденных 477-м постановлением "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" предусматривается хранение электронных документов в ведомственных архивах «в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе» и последующее их уничтожение по истечении этих сроков.

Распоряжение № 176 предполагает реализацию ряда мер, направленных на дальнейшую "легализацию" электронных документов. Во-первых, Росархиву поручается внести в вышеназванные "Правила делопроизводства" необходимые изменения и дополнения, основанные на конкретном опыте внедрения систем электронного документооборота. Во-вторых, поручается разработка рекомендаций по подготовке перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться исключительно в электронном виде, а федеральным органам исполнительной власти надлежит разработать такие перечни.

Опыт организации внутри межведомственного электронного документооборота и подготовка перечней документов, создаваемых в бумажном, в электронном или в обоих видах показывает, что пока в электронном виде создаются только документы временных сроков хранения, которые не подлежат передаче на государственное хранение. Но это пока. А что будет завтра?

Эксперты также утверждают, что функция постоянного контроля внутреннего документооборота сейчас не возложена ни на один исполнительный орган. "В ходе реформирования административного управления функция контроля над делопроизводством была исключена из сферы госуправления, — рассказывает Олег Наумов. — Росархив, став агентством в ведении Министерства культуры, не имеет права выполнять контрольные функции. Сейчас готовятся предложения по передаче ряда полномочий от Министерства культуры Федеральному Архивному агентству с одной стороны и с другой стороны наделение Росархива теми функциями, которыми он располагали ранее".

Существует также проблема двойственности оригиналов документа. Если создается один и тот же документ в бумажном и электронном виде, то возникает вопрос — какой из них следует считать подлинным? Предполагается, что подлинность электронного документа подтверждается электронно-цифровой подписью. Но пока полномочия удостоверяющих центров не распространяются на внутриведомственные структуры, а система контроля подлинности ЭЦП не отвечает требованиям работы с архивами.

В частности, закон говорит, что подлинность ЭЦП устанавливается на 1 год (максимум на 2 в порядке исключения), но, как известно, в архив большинство документов сдается на более длительный срок. Для ежегодной перепроверки ЭЦП необходимо использовать систему, позволяющую выполнять эту процедуру автоматизировано и в максимально короткие сроки. Сейчас уже разработана система пакетного подписания ЭЦП, которая позволяет осуществить процедуру перепроверки подлинности ЭЦП мгновенно.

В настоящее время прослеживается тенденция существенного сокращения сроков хранения бумажных копий документов, поскольку при наличии юридически значимой копия документа в электронном виде, необходимости в хранении копии бумажной не будет. Минимизация бумажных копий в архивах приведет к сокращению затрат на их содержание. При условии совместимости систем возможно также создание центра хранения электронных документов: подключение ведомств из любого архивного учреждения или через портал Росархива к таким центрам хранения поможет снизить возможность утери документа, его порчи, а также упростит процесс передачи документов в архив.