Будущее российских архивов: унификация с учётом потребностей

Что нужно «умному» архиву XXI века? Об этом «Э.Док» рассказал заместитель руководителя Федерального архивного агентства Олег Наумов.

Олег Владимирович Наумов, заместитель руководителя Федерального архивного агентства В настоящее время огромным спросом пользуются документы, содержащие генеалогические сведения. Граждане стали активно заказывать метрические книги, ревизские сказки, которые не приспособлены для массового использования.

Олег Владимирович, какова текущая ситуация в архивной отрасли с точки зрения информатизации¹? В чём заключаются первоочередные задачи и задачи на перспективу?

До 2020 года действует ведомственная программа информатизации. Её ключевая задача — обеспечение соответствия федеральных архивов темпам и условиям информатизации всей страны. Это означает расширение доступа граждан к архивным ресурсам за счёт использования современных технологий. Ведётся работа по оцифровке описей и созданию структурированной базы данных. Однако мы столкнулись с определёнными трудностями, связанными с так называемыми историческими описями, которые создавались нашими предшественниками, ещё до принятия правил работы в государственных архивах. Сейчас идёт большая работа по изучению и созданию типологии этих документов, что должно помочь разработать специальные методики по переводу информации этих описей в формат БД. В рамках создания электронных копий документов Архивного фонда РФ, что тоже является важнейшей задачей ведомственной программы информатизации, предстоит определить приоритеты в оцифровке документов, решить, какие именно документы переводить в электронный вид в первую очередь.

Наиболее востребованные, вероятно?

Можно ли спрогнозировать востребованность архивных документов? Крайне сложно! Несколько лет назад, когда на сайте Росархива разместили электронные образы подлинников архивных документов по «проблеме Катыни» из «пакета № 1», на портал поступило более миллиона запросов. Но эти документы были опубликованы в 1992 году, а в 1999 г. — даже факсимильно. Почти двадцать лет документы были доступны, но ажиотажный спрос на них возник только после их появления в Интернете. Безусловно, мы можем предположить, что исследовательский интерес будет по-прежнему распространяться на документы, содержащие ключевые решения по истории нашей страны — СНК, Совмина, Политбюро ЦК КПСС, а на региональном уровне — решений обкомов и крайкомов партии, краевых и областных советов, связанных, в том числе, с земельно-имущественными отношениями. Проблема определения критериев востребованности документов Архивного фонда РФ возникла не сегодня, — она существовала и в советское время, когда создавался страховой фонд и фонд пользования на микрофильмах.

В тот момент пошли по другому пути, дав вполне идеологически обусловленное определение особо ценным документам. Когда на современном этапе появилась возможность оцифровать эти микрофильмы, оказалось, что значительная часть данных документов сегодня не востребована.

В настоящее время огромным спросом пользуются документы, содержащие генеалогические сведения. Граждане стали активно заказывать метрические книги, ревизские сказки, которые не приспособлены для массового использования. Во-первых, несчастным работникам архивов физически тяжело переносить на руках книги, толщина корешка которых составляет 40-60 см, а во-вторых, с такими книгами без вреда для них работать невозможно. В Австралии, например, в читальных залах подкладывают специальные подушки, чтобы корешок не обваливался. Но это не выход, конечно же. Если отсканировать эти документы, то подлинники будут выведены из оборота, и будет гарантирована их физическая сохранность, да и архивистам это существенно облегчит жизнь.

В настоящее время Росархивом создана ведомственная Единая Автоматизированная Информационная система (ЕАИС) по учёту документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трёх самостоятельных программных комплексов: «Архивный фонд», «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Необходимо отметить, что ПК «Архивный фонд» сегодня используется во всех региональных и большинстве муниципальных архивов. А обобщение информации на уровне Центрального фондового каталога (ЦФК) было мечтой всех архивистов. И сейчас эта федеральная государственная информационная система, представляющая сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации и предназначенная для информационного обеспечения пользователей архивными документами, существует и ею можно пользоваться. 12 августа 2014 года база данных ЦФК содержала информацию о 588 044 фондах, которую можно посмотреть на портале «Архивы России».

Помимо доступа к архивным ресурсам пользователей, предоставления им поисковых средств, какие ещё стоят задачи?

Сложнейшая задача — выстроить цепочку непрерывного взаимодействия между делопроизводством (СЭД) и постоянным хранением электронных документов. Согласно действующему законодательству, нет никакой разницы между бумажным и электронным документом. Однако любую дискуссию на эту тему можно загнать в тупик, задав единственный вопрос: «Что такое электронный документ?». Сегодня на всех уровнях есть чёткое понимание того, что процесс совместного существования электронного и бумажного документооборота — это процесс длительный. Несмотря на желание всё перевести в электронный вид и объём вкладываемых на это средств, определённая часть документов всё равно будет храниться на бумаге. Как сохранить бумагу мы знаем: 900 лет мы это делали в некондиционных условиях, и 100 лет в кондиционных. Как вечно хранить электронные документы сегодня не знает никто.

Вопрос определения юридической значимости электронного документа также нормативно не урегулирован в полной мере. Однако работа идёт, и в ближайшей перспективе стоит задача создания федерального архива — Центра хранения электронных документов.

Как вы оцениваете реализацию 89-го пункта федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018): формирование архивных электронных ресурсов и их предоставление в сети Интернет»? Каковы основные тенденции в этом направлении с точки зрения используемых технологий?

С точки зрения финансовой, освоение составляет 99,8% средств. В ФЦП на эти цели запланирован постепенный рост средств: с 62,5 млн руб. в 2012 году планируется увеличить до 105,5 млн руб. в 2018 г. Если говорить о смысловой части, то она совпадает с положениями ведомственной программы информатизации. Это поддержка интернет-сайтов архивов, модернизация и поддержка ЕАИС, развитие информационных ресурсов архивов.

Отдельно стоит отметить задачу пополнения и поддержки портала «Документы советской эпохи», на котором по мере оцифровки выставляются комплексы документов, имеющих ключевое значение для понимания этого исторического периода: базы данных и коллекции оцифрованных копий архивных документов, хранящихся в федеральных архивах и находящихся в открытом доступе, а также тексты соответствующих документальных публикаций и справочников.

Сейчас на сайте представлено два ресурса: коллекции примерно 300 тысяч электронных копий документов из фондов Политбюро (1919-1932 гг.) и фонда И.В. Сталина (1866–1996 гг.), хранящихся в Российском государственном архиве социально-политической истории. Это внешний контур — то, что видят все. Есть также внутренний: у каждого архива существует возможность входить в систему, создавать информационный ресурс и по мере его создания выкладывать в общий доступ. Стоит отметить, что одна из ключевых целей информатизации архивной отрасли — унификация информационно-поисковых средств.

То есть, архивной отрасли нужны новые типовые решения?

Да, нужны новые типовые решения по информатизации основных направлений деятельности. У нас есть чёткое представление о том, каким должен быть «умный» архив XXI века. Основу его должна составлять система «Архивный фонд». Исторически так сложилось, что «Архивный фонд» стал единой универсальной системой, но она носит учётный характер, и не предназначалась, например, для хранения электронных образов документов. Нам необходимо универсальное программное обеспечение, являющиеся собственностью Российской Федерации, которое будет иметь всеобъемлющий характер, то есть охватывать все направления деятельности, начиная от учёта и заканчивая делопроизводством архива. Это должна быть модульная система, стержнем которой является «Архивный фонд». Система должна быть масштабируема и настраиваема, потому что потребности архивов по хранению и использованию документов различны. То есть, мы должны учитывать потребности и особенности каждого архива, не снимая при этом требование унификации информации. Наконец, система должна быть максимально дружественна пользователю: давать возможность поиска и заказа дел, получения копий документов и так далее.

Насколько актуальной для архивов сегодня является проблема создания и закрепления методики и норм по сканированию архивных фондов?

С 2011 года мы активно начали заниматься разработкой этой методики. ФГУП «Научно-исследовательский институт репрографии» была проведена научно-исследовательская работа (НИР) на тему «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов». Рекомендации основаны на использовании метода анализа иерархий, позволяющем формализовать решение задачи многокритериального выбора с учётом мнения экспертов, заказчика и установленных критериев выбора сканирующих устройств. Кроме того, ВНИИДАД созданы «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». В работе на основе проведённых исследований, практического опыта и анализа разнообразных источников информации представлены рекомендации по созданию электронных копий подлинников архивных документов на бумажной основе, их учёту, хранению и управлению полученным цифровым контентом.

Работы в этом направлении были продолжены, и по заказу Росархива в 2012-2013 гг. был разработан комплекс нормативно-методических актов, регулирующих процессы оцифровки архивной документации: «Методические рекомендации по созданию электронных копий документов АФ РФ на бумажной основе и управлению полученным информационным массивом», «Методические рекомендации по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях», «Регламент изготовления цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов», «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».

Таким образом, первый «голод» в сканировании мы утолили. Что делать дальше? Безусловно, в архивах должно быть оборудование для удовлетворения текущих потребностей пользователей, а также проведения работ по высокопрофессиональной оцифровке. Но всё-таки плановые работы по переводу документов в электронный вид лучше отдавать на аутсорсинг. Это дешевле и быстрее. Например, на оцифровку «Ландратских книг и ревизских сказок» фонда № 350 в РГАДА ушло 2,5 года, а если бы архив делал проект своими силами, то потратил бы на это не меньше 10 лет. С огромными объёмами и сложнейшими документами могут справиться только специализированная техника и квалифицированные специалисты по оцифровке. Но мы начали говорить о том, какова должна быть идеальная ситуация с использованием цифровых копий архивных документов. Пользователю нужен эффективный инструмент для поиска, действительно эффективный, а не такой, когда в результате запроса выдаётся масса документов, в которых нужно разбираться. Архивисту нужно соблюсти интересы исследователя и учреждения, то есть изъять из обращения подлинники документов, и предоставить пользователю их цифровые копии. Но переводить в электронный вид все фонды экономически не выгодно, поскольку востребованы только 5-7% документов Архивного фонда. Значит, нужна информационная система, с помощью которой гражданин, легко отыскав документ со своего компьютера, имел бы возможность в течение, скажем, двух суток, получить оцифрованную копию нужного документа. Чтобы пользователь из любой точки страны мог ознакомиться с делом из любого архива, заказать и получить цифровые копии необходимых документов. Таким мне видится будущее использования цифровых технологий в архивах.

Расскажите о ситуации в архивной отрасли Республики Крым: будут ли проводиться ускоренные работы по выявлению фондов, массовый приём документов и т.д. Планируется ли оказывать помощь Государственному (Национальному?) архиву Республики Крым с точки зрения оснащения оборудованием и программными продуктами в рамках выделения средств из федерального бюджета?

Ключевая задача — перевести архивы Крыма на российские правила работы. Необходимо внедрить в учреждениях республики «Архивный фонд», но здесь мы сталкивается с достаточно низким уровнем технического оснащения архивов, и эту ситуацию, конечно же, нужно менять, и она будет меняться. Архивам новых субъектов РФ нужно также начать приём документов от украинских органов исполнительной власти, и в первую очередь, документов по личному составу, чтобы люди были социально защищены. Огромная проблема сегодня — это размещение архива в г. Севастополь. ©