Архивисты об оцифровке

О целях оцифровки Архивного фонда и подходах к ее осуществлению рассказали начальник Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан Ирада Аюпова и директор Архива города Перми Елена Ганусова.

Каково состояние и перспективы перевода в электронный вид документов и научно-справочного аппарата (НСА)? Как будут использоваться накопленные и вновь создаваемые электронные ресурсы?

Ирада Аюпова: В Республике Татарстан действуют 5 государственных и 46 муниципальных архивов. Общий объем документов на 1 января 2016 года составлял 7 217 927 единиц хранения с учетом фондов Архива печати. Государственные архивы ведут работу по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата в виде тематических баз данных. На данный момент объем описания документов составляет 10%. К сожалению, только часть этих сведений доступна в онлайн-режиме.

Что такое перевод документа в электронный вид? Создание его цифрового образа? Думаю, что это еще и обработка документа, его описание, атрибутирование, подтверждение его достоверности.

Тем не менее, мы прекрасно понимаем, что информатизация архивного дела начинается с автоматизации научно-справочного аппарата, именно поэтому это приоритетная для нас задача. Что касается документов, то с 2007 года в государственных архивах Республики Татарстан в плановом порядке переводят в электронный вид документы на традиционных носителях (создается фонд пользования в электронном виде). Для организации полноценной работы архивной службы необходимо отсканировать около 12% документов – особо ценных и наиболее часто используемых.

Говоря о перспективах использования электронных ресурсов, мы должны понимать, что целью перевода архивных документов в электронный вид является, в первую очередь, обеспечение доступности информации, расширение круга пользователей. Что касается наиболее востребованных документов, то здесь важен и вопрос обеспечения их сохранности.

Но для того чтобы обеспечить доступность информации, нам надо выстроить систему управления данными. Именно поэтому оцифровка архивных документов без научно-справочного аппарата невозможна.

Сколько (в процентном соотношении) документов и НСА в настоящее время переведено в электронный вид в Республике Татарстан? Какие это документы?

В настоящее время в государственных архивах оцифровано 30 220 единиц хранения архивных документов (в среднем в год оцифровывается 2000 документов). Большая часть из них – это описи. Только в госархивах Татарстана на сегодняшний день имеется 28 118 описей, в которых содержатся сведения о 3 584 628 единицах хранения (ед.хр.).

В Национальном архиве (НА РТ) сканируются распорядительные документы – постановления, распоряжения из архивного фонда Совета Министров ТАССР. Это плановая работа. Например, в 2015 году отсканировано 85 158 листов (147 ед. хр.), а всего по фонду оцифровано уже 502 875 листов (1250 ед.хр.).

Проведено сканирование фотодокументов в количестве 390 единиц хранения. Переведена в электронный вид Конституция ТАССР, датированная 1937 годом в связи с включением ее в Республиканский реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Татарстан. Таким образом, в Национальном архиве Республики Татарстан на 1 января 2016 года отсканированы все уникальные документы – 7324 единицы хранения.

В Центральном государственном архиве историко-политической документации Республики Татарстан (ЦГА ИПД РТ) в прошлом году проводилась оцифровка документов фонда «Учетные карточки образца 1926 г.» и фонда «Республиканское общественное движение «Татарстан – новый век» – «Татарстан – яңа гасыр».

Всего за 2011–2015 годы в ЦГА ИПД РТ отсканировано 2011 единиц хранения (из них 1487 – особо ценные), 543 описи, 8335 единиц хранения фотодокументов (387 420 листов и фотографий), в том числе 263 особо ценных.

В Центральном государственном архиве аудиовизуальных документов Республики Татарстан (ЦГА АД РТ) на 1 января 2016 года оцифровано 12 549 единиц хранения кино, видео, фото, фоно документов, поставленных на государственный учет. В 2013 году в Республике Татарстан реализован один из первых успешных российских проектов по оцифровке кинодокументов. Был создан электронный фонд пользования — в высочайшем качестве оцифрованы киножурналы «На Волге широкой» за 1967–1979 года.

Что касается архивов по личному составу, поскольку основной массив документов у них – временного хранения, то первоочередной задачей в части информатизации их деятельности является формирование полноценного научно-справочного аппарата, оцифровка и атрибутирование описей.

По каким критериям подбираются документы для оцифровки? Какие фонды являются наиболее востребованными в архивах Татарстана?

В первую очередь, оцифровке подлежат особо ценные документы и наиболее востребованные. Отбор документов к оцифровке осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом, разработанными ВНИИДАД (Москва, 2012).

В Национальном архиве это документы дореволюционного периода, в том числе метрические книги, ревизские сказки, фонды Исполнительных комитетов Советов народных депутатов. В Архиве историко-политической документации – документы Татарских обкомов КПСС, ВЛКСМ и их подразделений; после 1990-х годов – документы политических партий и общественных организаций, личные фонды, коллекции фотодокументов. В ЦГА АД РТ наиболее востребованы кино- и фотодокументы советского периода.

На муниципальном уровне хранится много документов по личному составу. Необходима ли оцифровка этих документов? Или достаточно оцифровки НСА?

Елена Ганусова: Действительно, основная часть хранящихся в Архиве города Перми документов — это документы по личному составу ликвидированных и реорганизованных (без правопреемников) предприятий, учреждений, организаций, действовавших на территории города.

В случае нашего архива оцифровка этих документов не требуется, поскольку создан удобный для поиска научно-справочный аппарат: тематические указатели, подробные описи, внутренние описи на крупные единицы хранения, база данных на невостребованные личные документы.

Но оцифровку вы проводите. По каким критериям подбираются документы для оцифровки? Какие фонды являются наиболее востребованными? Сколько (в процентном соотношении) оцифровано документов и НСА в настоящее время?

Оцифровке подвергаются распорядительные документы органов власти: постановления и распоряжения главы администрации города Перми и глав районных администраций, необходимые для исполнения имущественных запросов.

Оцифровке подвергаются распорядительные документы органов власти: постановления и распоряжения главы администрации города Перми и глав районных администраций, необходимые для исполнения имущественных запросов.

Научно-справочный аппарат оцифрован полностью (100%). На начало 2016 года из 165 109 единиц хранения, находящихся в архиве, подлежит оцифровке 4397 единиц. Из них уже переведена в электронный вид 3961 единица, то есть 90%. Осталось оцифровать 436 единиц хранения, принятых в 2015 году.

Каким вы видите применение электронных технологий в архиве в ближайшее время?

В настоящее время существует необходимость в доработке Программного Комплекса «Архивный фонд» 5-й версии, а именно в разработке сервисов по конвертации больших массивов данных (электронного варианта описей). Программный комплекс в нашем архиве установлен, работать с ним удобно в части ведения поиска и формирования отчетов, но нет программы-конвертера описей и, соответственно, документов.

Каковы перспективы использования накопленных и вновь создаваемых электронных ресурсов в архивах?

Не во всех архивах внесен научно-справочный аппарат в программный комплекс «Архивный фонд», а, соответственно, в базах данных Агентства по делам архивах Пермского края нет всей информации об имеющихся в архивах фондах. Не во всех архивах и архивных отделах ведется программа «Учет местонахождения документов по личному составу». Оцифровке подвергаются метрические книги, а распорядительные документы, востребованные не меньше, в электронный вид не переводятся.

Решение этих проблем позволит оперативно исполнять как социально-правовые, так и тематические запросы, то есть одну из основных задач архивов на сегодняшний день.