Внеофисное хранение, каким оно должно быть

Корпорация ЭЛАР, известная проектами в сфере Document-centric BPM, представила свой формат услуг внеофисного хранения. Почему кредитно-финансовым компаниям стоит обратить внимание на это предложение?

Начнем с истоков. Услуга внеофисного хранения как таковая привычна всему миру. Ее формат был создан более 60 лет назад, когда в компаниях начали накапливаться гигантские бумажные архивы. Доверить обслуживание документов профессионалам оказалось выгодно.

Бумага до сих во пор остается основным носителем для многих документов. Однако мир изменился: благодаря технологиям ускорились бизнес-процессы, задачи скорости и непрерывности работы потребовали изменения и формата аутсорсинга.

Сервис сканирования

Первое, что потребовал рынок — изменить скорость доступа к документам, переданным на хранение. Качество и оперативность клиентского обслуживания не стыкуются с длительной курьерской доставкой оригинала, к тому же сотрудникам для принятия решения в 90% случаев достаточно электронной копии.

Понимая это, ЭЛАР при разработке услуги внеофисного хранения уделил особое внимание сервису сканирования. Опыт компании в сфере оцифровки позволил сделать уникальный сервис с разумной ценой.

Надо перевести в электронный вид несколько клиентских досье? Хорошо, для этого на территории архивохранилища есть участок оперативного сканирования, в том числе сшитых документов. Необходимо оцифровать большой массив финансовых документов для предоставления в контролирующий орган? К работам будет подключен крупнейший в Европе центр сканирования.

Но быстрое получение электронных копий — далеко не вся необходимая оптимизация. К очень большим временным издержкам, а соответственно и рискам основной деятельности, приводит взаимодействие с аутсорсером посредством e-mail или телефона:

• ваш сотрудник должен потратить время на составление заказа;
• сотрудник аутсорсера должен переформулировать заказ в номера штрих-кодов хранящихся коробов для их поиска в архиве;
• e-mail или звонок может быть пропущен или обработан с задержкой;
• существуют риски ошибок по вине человека с обеих сторон.

Действительно эффективный канал взаимодействия подразумевает минимизацию трудозатрат сотрудника банка и моментальную обработку заказа аутсорсером.

Онлайн-сервисы

С ЭЛАР вы взаимодействуете через «Личный кабинет». Опыт интегратора, специализирующегося на управлении документами, позволил полностью автоматизировать столь важные процессы заказа и исполнения услуг.

Личный кабинет Администратора — это рабочее место «внутреннего заказчика» — архивиста или делопроизводителя банка, который агрегирует заявки на документы от сотрудников, формирует заказы с разбивкой по подразделениям, типам документов и условиям получения, а также управляет правами доступа сотрудников.

Здесь же ведется опись всех переданных на хранение документов (коробов, дел) и их статусы: «в архиве», «выдан», «отсканирован» и т.д. Есть возможность добавлять расширенные описания и осуществлять поиск по ним. Сотрудники ЭЛАР доступа к этой информации не имеют!

Оформления услуги похоже на заказ товаров в онлайн-магазине. Достаточно выделить нужные документы, нажать кнопку заказа и указать условия (доставка оригинала, сканирование, уничтожение и т.д.).

Личный кабинет интегрирован со складской WMS-системой ЭЛАР, то есть заказ автоматически преобразуется в номера штрих-кодов соответствующих коробов, и сотрудник архивохранилища мгновенно приступает к работам. Задержки исключены!

Электронный архив

Между тем, сканирование дает еще одно важное преимущество — повторное обращение к документу не требует никаких затрат, при условии, что вы сохранили ранее сделанную электронную копию.

Чтобы сотрудники имели возможность работать с конкретными документами (а не коробами и папками), быстро и безопасно получали отсканированные копии, могли искать электронные документы и работать с ними, мы реализовали Личные кабинеты пользователей.

В основу этого сервиса положена полноценная ECM-платформа. Не нужно думать, где и как хранить электронные документы — можно работать с ними в специализированной программе, способной справиться с миллионами «тяжелых» электронных копий.

Сотрудник может искать дела и документы по описям — реквизитам документов, к которым он имеет право доступа. Для заказа любой услуги надо выполнить лишь две простейших операции. Здесь же можно отслеживать статусы исполнения.

Таким образом, в рамках внеофисного хранения вы одновременно переводите сотрудников на эффективную работу с электронными документами и имеете возможность планомерно создать электронной архив как корпоративный стандарт.

В договор включается единый фиксированный платеж, в рамках которого мы предоставляем ECM-платформу с 10 конкурентныи пользовательскими лицензиями, проводим первичную настройку, загружаем описи, обеспечиваем техподдержку системы. Причем возможна реализация как облачного, так и локального электронного архива.

Желательное условие — наличие описей на передаваемые документы, то есть необходимой для поиска индексной информации, без которой система не так эффективна. Описи могут быть подготовлены вами, либо составлены специалистами ЭЛАР при передаче документов на хранение.

На практике возможно развитие форматов взаимодействия — например, интегрирация с имеющимися системами

На практике возможно развитие форматов взаимодействия — например, интегрирация с имеющимися системами, благодаря чему сотрудники получат возможность заказывать документы из интерфейса CRM, ABS или СЭД. Это способствует регулярной передаче документов на внеофисное хранение и реализации политики «безбумажного офиса».

Безопасность

ЭЛАР, как аутсорсер, отвечает за сохранность ваших документов. Частая обработка конфиденциальных документов приучила нас к соблюдению жестких стандартов качества, которые мы распространили и на группу услуг ЭЛАР.ВОХ.

Так, применяется «живой» формат услуги: доступ к документам банка имеет ограниченная группа сотрудников ЭЛАР, которым делегированы полномочия изымать и добавлять отдельные документы в дела юридических и физических лиц.

Про остальные аспекты, в числе которых динамичное обезличенное хранение коробов, оснащение хранилищ современными системами охраны и пожарной безопасности, сервисы хранения ноутбуков и конфиденциального уничтожения, можно узнать на нашем сайте wescan.ru.

Двери открыты. Любой заказчик может ознакомиться с условиями лично, посетив наше московское хранилище, расположенное внутри МКАД. Очевидно, что такое расположение позволяет снизить стоимость и повысить скорость транспортировки для столичных заказчиков, а также позволяет с удобством пользоваться комнатой аудита.