8 Мая 2018

Создаем электронный архив: как провести оцифровку технической документации

Удобство создания единого электронного архива технической документации на крупном промышленном предприятии сложно переоценить, ведь документы в бумажном виде можно потерять или испортить из-за частого использования. Но как создается электронный архив, как оцифровать архивы, которые накапливались годами, и что обязательно нужно учитывать — об этом и многом другом рассказал руководитель направления по работе с ТЭК и промышленностью корпорации ЭЛАР Иваненко Максим Анатольевич.

ЖГИ Максим Анатольевич, расскажите, пожалуйста, что представляет собой электронный архив технической документации?

Максим Иваненко В прежние времена электронный архив воспринимался как некий набор данных, к которым редко кто обращается. Но сегодня это понятие приобрело расширенное значение: это «живая» система, в которой можно найти всю необходимую информацию (документ, скан-образ, CAD-файл и пр.).

Сейчас каждая компания обладает производственными системами, многие проекты и документы создаются в электронном виде, ведь гораздо удобнее работать и хранить большие массивы данных в таком формате. Но не все документы являются электронными. И практически ни в одной из компаний документы и данные не собираются в централизованный ресурс.

Именно электронный архив — это та система, которая объединяет технические документы всех типов и видов, привязанные к производственным системам и системам документооборота. Интерес собственников крупных промышленных предприятиях в том, что с помощью архива можно сделать прозрачными и эффективными все процессы производства, строительства и обслуживания объектов.

ЖГИ А какие преимущества электронных технических архивов?

Максим Иваненко Во-первых, бумажные документы — это риск утери информации, подверженность воздействию воды и огня. Известно много случаев, когда из-за пожара предприятие теряло научное наследие и эксплуатационную документацию. Электронные архивы защищают от подобных инцидентов.

Во-вторых, в крупных компаниях часто технические архивы расположены не в одном месте, а в разных помещениях на гигантских площадях предприятий. Разумеется, в данном случае неудобно работать. Также бывают ситуации, когда часть документов находится у определенных лиц — инженеров или руководителей групп, и если эти сотрудники решают сменить место работы, такие документы могут быть утеряны. Благодаря электронным архивам документы всегда остаются и хранятся в компании с защитой и контролем — кто и когда к ним обращался.

А в итоге мы приходим к главной задаче электронного архива — консолидации всей информации, от первого приказа и до последнего документа, в едином хранилище, и организации доступа из всех производственных систем в соответствии с правами сотрудников.

ЖГИ Как хранятся данные из электронных архивов и как их обезопасить?

Максим Иваненко Ничего необычного — как правило, архив разворачивается на серверах с дублированием и бэкапированием. Если же говорить про длительную сохранность, то современные технологии позволяют хранить такую информацию на оптических дисках. Это практически вечный вид носителей, не зависящий от электроснабжения. Мы его используем в том случае, если заказчику понадобился не только стандартный порядок хранения документации, но и альтернативный — специальные оптические стойки часто располагают в удаленных филиалах как страховую копию.

ЖГИ Крупное предприятие — это десятки и сотни тысяч страниц документов.  Как проходит процесс оцифровки таких массивных архивов?

Максим Иваненко При необходимости мы со своим промышленным оборудованием выезжаем на предприятие, либо же по желанию заказчика изымаем документы и сканируем в своих производственных центрах.

Перед началом проекта всегда проводится экспертиза, чтобы определить, какие нужны трудозатраты, какое количество людей и сканеров потребуется. На этом этапе определяется техническое задание для сканирования и индексирования. Именно благодаря индексированию (извлечению данных) мы создаем базу, по которой впоследствии документы можно искать. Индексирование проходит в наших центрах с использованием программ извлечения данных и операторов, отвечающих за рукописный и плохо читаемый текст. И последний этап — это сдача проекта и возвращение архивных документов в том виде, в котором они были получены. Кстати, именно оцифровка порой помогает заказчику навести порядок в своих архивах — часто при сканировании мы одновременно упорядочиваем документы и проводим архивную обработку.

И еще, у нас в штате более 350 профессиональных сканеров и 5000 операторов индексирования, так что можем выполнять оцифровку технических архивов любого масштаба.

Бумажные архивы не вписываются в современные стандарты работы предприятий, не обеспечивают оперативность и удобство доступа к информации

ЖГИ Насколько российские предприниматели понимают необходимость создания электронных архивов и готовы ли вкладывать инвестиции в них?

Максим Иваненко Все преимущества, которые мы обсудили, и все риски можно экономически обосновать, в денежном эквиваленте. И когда заказчики видят разумный срок окупаемости, они начинают внедрять данный процесс. Мы, естественно, как эксперты, предоставляем свои рекомендации — к примеру, каким образом просчитать окупаемость. Однако финальный расчет ROI и решение всегда остаются за клиентами.

ЖГИ Нельзя не обсудить тему импортозамещения. Отдают ли заказчики приоритет российскому программному обеспечению? Какие функции и интеграции критически важны для таких проектов?

Максим Иваненко Данный вопрос сугубо индивидуален. Скажем, если заказчиком является государственное предприятие — предпочтение отдается отечественному софту. Коммерческие компании больше сосредоточены на финансовой составляющей.

Если у компании отсутствует «зависимость» от определенного поставщика или группы продуктов, тогда в большинстве случаев выбираются отечественные системы, ведь их стоимость гораздо ниже при аналогичном наборе функций. Когда мы говорим про электронные архивы, то это, естественно, системы класса ECM.

Интеграции — важнейший момент. Как я уже сказал вначале, электронный архив собирает воедино документы из разных прикладных систем, параллельно освобождая их от тяжелого массива файлов, тормозящего работу. Чтобы избежать дублирования (сохранения файлов и в системе, и в архиве) — необходима интеграция, благодаря которой документ автоматически попадает в электронный архив, сохранив все признаки из соответствующей системы. Она же (интеграция) позволяет просматривать документ из интерфейса прикладных систем.

Число связей зависит от количества систем, поставляющих документы. Безусловно, идеальный электронный архив — это интеграция каждой системы, которая участвует в техническом и электронном документообороте. Тогда все данные связаны, и, скажем, из письма в СЭД с упоминанием строения можно тут же получить доступ к архиву документов по этому объекту. Но некоторые клиенты делают одну-две интеграции, загружая остальные документы вручную.

ЖГИ Максим Анатольевич, скажите, пожалуйста, какие документы чаще всего оцифровывают?

Максим Иваненко Заказчики оцифровывают то, что больше всего востребовано, к чему обращаются сотрудники или подрядчики, — конструкторскую, проектно-сметную, эксплуатационную, геологическую документацию. Также, как правило, сканируют документы, которые могут быть повреждены или утеряны вследствие постоянного использования. Многие эти документы пылятся в архивах «мертвым грузом», поскольку у заказчика порой не хватает времени и сил провести архивную обработку и рассортировку. Такие архивы разумно оцифровать и структурировать электронные копии. Зачастую это дешевле, чем привести в порядок бумажные документы.

ЖГИ В какие сроки выполняется процесс создания электронного архива?

Максим Иваненко Если речь идет только об оцифровке, то сроки зависят исключительно от количества документов. Все оборудование и штат у нас в наличии — не надо ничего докупать и тратить время на обучение.

Участок сканирования больших технических архивов может включать до 100 широкоформатных и планетарных сканеров.

Если же подразумевается система — внедрение может занять от полугода, зависит от количества интеграций и размеров организационной структуры. Чем «старше» и масштабнее компания, тем длительнее срок этих работ, поскольку создание консолидированной системы для всего предприятия подразумевает не только организационные изменения в компании, но и разные работы, которые раньше не планировались — например, наведение порядка в структуре хранения бумаг и создание регламента пользования электронным архивом. Необходимо переписывать регламент сдачи документа в архив, его штрихкодирования, а это занимает какое-то время. К тому же внедрение электронной системы оптимизирует штат, поскольку нужно меньше архивных работников.

ЖГИ В каких регионах работает ЭЛАР и есть ли гарантия на ваши проекты?

Максим Иваненко ЭЛАР работает по всей территории России. У нас есть стационарные центры в нескольких регионах, а также мобильные бригады, готовые приехать в любую точку на карте — например, на месторождения, расположенные вдалеке от городов. Мы предоставляем год гарантии на свои проекты и в течение этого времени исправляем все возможные ошибки, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации системы и электронного ресурса.

ЖГИ С какими трудностями приходится сталкиваться при внедрении?

Максим Иваненко Иногда людям бывает сложно настроиться на использование чего-то нового, поэтому всегда нужно проводить обучение пользователей и администраторов, чтобы они могли самостоятельно настраивать систему. Если мы параллельно поставляли сканеры и создавали участки текущего сканирования — обучаем клиентов работе с техникой. Обучение проводится централизованно — как стационарно, так и в дистанционном формате.

ЖГИ Приходилось ли ЭЛАР работать с секретными документами? Если да, то каковы особенности ведения таких работ?

Максим Иваненко Эти задачи возникают часто. Для таких случаев существуют определенные регламенты: во-первых, оформляются допуски на сотрудников, во-вторых — нужны лицензии ФСБ и ФСТЭК, в-третьих — соблюдается комплекс жестких организационных правил. А чтобы заказчик был уверен в безопасности информации при транспортировке и индексировании, применяем уникальный метод — разделяем изображение на маленькие фрагменты с единичной информацией. Целые документы и данные можно увидеть только на территории заказчика. Естественно, система, где это все будет храниться, сертифицируется. Такой опыт имеется.

ЖГИ Расскажите вкратце о примерах работ вашей компании?

Максим Иваненко За 26 лет выполненных проектов по техническим архивам множество — «Газпром», «Лукойл-ГУГР», «Транснефтьстрой», ВТЗ, «Русгидро», «Росатом», Курчатовский институт и т.д.

Один из последних примеров — работа с Объединенной металлургической компанией (ОМК). На этом предприятии мы в 2017 году закончили первый этап внедрения системы электронного архива технических документов на нашей собственной ECM-платформе ЭЛАР «Контекст». Реализовано хранение больших объемов технической документации в соответствии со структурой изделий и связями объектов. Также реализован прием и учет архивных документов по описи — в электронном и отсканированном виде, в бумажном — с автоматизацией оцифровки.

Один из базовых интерфейсов электронного архива ТД ОМК на базе российской  ECM-платформы ЭЛАР «Контекст» — быстрый поиск и навигация по структуре изделий

В результате внедрения проекта на предприятии начали централизованно сдавать документы в единый технический архив, а пользователи, в свою очередь, получили возможность просмотра и копирования любого архивного документа с рабочих мест.

ВАЖНО!
Корпорация ЭЛАР реализует проекты по созданию электронных архивов предприятий, финансовых организаций, органов власти и их структурных подразделений, с учетом специфики деятельности и документооборота. Данное решение позволяет отказаться от объемных бумажных архивов, сэкономить время сотрудников при работе с документами, открыть оперативный доступ всем уполномоченным лицам и группам лиц в соответствии с их правами, автоматизировать контроль исполнения и учета документов. При этом гарантируется сохранность электронных копий документов, хранящихся в архиве. Следовательно, у организации появляется возможность эффективно управлять документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

Рубрика: Проекты
Источник: MEDIAPRO ИД