Электронная бухгалтерия в РФФИ

Основной задачей Российского фонда фундаментальных исследований (РФФИ) является финансовая поддержка на конкурсной основе научных исследований российских учёных. Работа фонда подразумевает получение заявок, проведение экспертиз, заключение и ведение договоров, финансовое сопровождение проектов, получение отчётов. Это порождает появление огромного количества первичных бухгалтерских и договорных документов. Для упрощения работы с этими документами руководством РФФИ было принято решение о переводе их в электронный вид и создании электронного архива.

Значительное количество документов поступает в РФФИ в электронном виде. Но документация, связанная с отчётами по проектам, экспертными оценками, договорами и первичными бухгалтерскими документами, попадает в фонд на бумаге. Для того чтобы упростить ввод бумажных документов в автоматизированную информационную систему, руководством РФФИ было принято решение о переводе их в электронный вид.

Сотрудникам бухгалтерии фонда приходилось вручную заносить в 1С:Бухгалтерия 8.0 большие объёмы учётной информации из первичных документов. Этот трудоёмкий процесс неизбежно приводил к ошибкам в данных. Устранить проблему, а также облегчить труд специалистам, призвана автоматизация процессов оцифровки первичной бухгалтерской документации и загрузка учётных данных с минимальным участием бухгалтера.

Внедрённая в организации система электронного архива "РФФИ-бухгалтерия" состоит из Центра оцифровки, Хранилища электронных документов, включает в себя рабочие места пользователей и интегрирована с учётной системой 1C:Бухгалтерия.

Центр оцифровки первично-бухгалтерской документации РФФИ служит для устранения проблемы ввода учётной информации из первичных документов в учётную бухгалтерскую систему. Процесс оцифровки документации осуществляется с помощью сканирующего оборудования для поточной обработки марки ЭЛАР, а в качестве системы извлечения и загрузки учётных данных используется программа OCR-распознавания ABBYY FlexiCapture 10. Используются три типа гибких шаблонов — для счетов-фактур, накладных и счетов на оплату, оформляемых в соответствии с общероссийским стандартом. Программное обеспечение распознаёт весь текст, содержащийся в документе, и извлекает информацию, распределяя её по полям. Таким образом, данные заносятся в учётную систему, избавляя бухгалтера от большей части рутинной работы по переносу информации из документов в учётную систему.

Важно, что программное обеспечение Центра оцифровки сводит к минимуму возможность ошибки при вводе данных благодаря специальной системе верификации. Если на оцифровку попадает плохо пропечатанный или повреждённый документ, программа оповещает оператора, контролирующего процесс, подсвечивает место, в котором "сомневается" и предлагает вручную ввести правильный вариант. Как показала практика, оператор корректирует лишь 1% результатов работы.

Система архивирования и управления документами, на основе которой построен электронный архив, обеспечивает быстрый поиск и просмотр электронных документов и индексной информации по запросам, поступающим с клиентских рабочих мест. Полнотекстовый поиск документов в хранилище осуществляется благодаря распознаванию электронных образов документа и перевода их в файлы формата PDF с двумя слоями: слоем образа отсканированного документа (TIF, JPEG) и слоем распознанного текста для контекстного поиска.

В электронном архиве "РФФИ-бухгалтерия" предусмотрено разграничение доступа к ресурсам с помощью собственной базы учётных записей, настройка прав и полномочий пользователей. Факт обращения к каждому электронному документу "фиксируется" в журналах учёта доступа. Система программно защищена от доступа незарегистрированных пользователей, а администратор по безопасности автоматически оповещается о попытках несанкционированного обращения к ресурсу. Обеспечению безопасности также служит закрытие части электронной копии документа от просмотра в соответствии с правами пользователя. Эта функция реализуется при помощи "чёрного маркера": закрытое им изображение становится недоступно для указанной группы пользователей "РФФИ-бухгалтерия".

В результате работы автоматизированных модулей обработки электронных копий документов, получаемых на участках сканирования, формируются электронные копии документов и необходимое количество атрибутов, достаточных для однозначной идентификации документа в системе электронного архива и системе бухгалтерского учёта. На каждый исходящий документ во время его распечатки наносится уникальный штрихкод. Его нанесение на документ производится непосредственно из бухгалтерской программы, установленной в бухгалтерии РФФИ, а цифровое значение штрихкода сохраняется с записью в программе. После того как документ оформляется (подписывается) в РФФИ и возвращается от контрагента, он сканируется. При сканировании производится автоматическое распознавание штрихкода.

Далее формируется графический файл с образом этого документа, имя которого содержит цифровое значение штрихкода. Затем графический файл автоматически загружается в электронный архив, в котором будет сформирована карточка данного документа с указанием цифрового значения штрихкода, даты сканирования и даты записи в электронный архив. После размещения в электронном архиве документ будет доступен из бухгалтерской программы. Программное обеспечение электронного архива обеспечивает загрузку графического образа из бухгалтерской прог­раммы, а также даёт возможность открыть и посмотреть данный документ из графической оболочки программного обеспечения электронного архива.

В случае обработки входящих документов, формирование электронной карточки документа сначала происходит в электронном архиве. В момент сканирования бумажный документ получает изображение уникального штрихкода. После сканирования производится распознавание не только штрихкода, но и большинства полей, с помощью которых в дальнейшем формируется электронная карточка документа: номер, дата, поставщик, и т.д. В результате этой обработки каждый документ получает достаточное для однозначной идентификации в системе электронного архива и системе бухгалтерского учёта количество атрибутов.

После записи всей информации в электронный архив, формируется комплект электронных документов для автоматизированного формирования заявки на кассовый расход для её выполнения в системе бухгалтерского учёта 1С:Бухгалтерия. Вся информация по заявке и отсканированным документам доступна из 1С:Бухгалтерия.

Автоматически формируются файлы и атрибуты для отправки данных в казначейство по электронному адресу для проведения платежа. Использование гибких шаблонов обеспечивает также формирование документов на оплату услуг экспертов. Документы на оплату формируются на основе подписанного Акта о выполнении работ.

В результате реализации проекта в РФФИ соз­дано единое информационное пространство для системы бухгалтерского учёта и системы управления электронным архивом. В систему в настоящее время загружено почти 70 тысяч бухгалтерских документов: выписки из лицевого счёта, заявки на кассовые расходы, платёжные поручения, обоснования (служебные записки, счета) "банка ГРАНТов" и "банка Бюджет"; документы по заработной плате экс­пертов (реестр, трудовое соглашение, акт приёмки-сдачи).

Теперь уполномоченные сотрудники Фонда имеют доступ к существенно большему объёму информации, введённой в систему. При этом им предоставлен качественно новый уровень работы с документами, в том числе полнотекстовый поиск. Оперативность дос­тупа к введённым документам, их сохранность и неизменность гарантирована прог­раммным обеспечением ЭЛАР САПЕРИОН. Существенно снижена стоимость хранения электронных документов, создана промышленная основа для введения электронной цифровой подписи и перевода всего документооборота в электронный вид.

Дальнейшее развитие СЭА РФФИ предусмат­ривает разработку гибких шаблонов для автоматического индексирования и создания карточек для остальных типов бухгалтерских документов и минимизации ручных операций при вводе учётной информации в систему 1C:Бухгалтерия и СЭА РФФИ.