АИС Архив и Единый портал

Эксперт в сфере решений для архивов, Александр Радченко. Модульность построения обеспечила возможность модернизации и развития сис­темы за счёт подключения дополнительного оборудования, добавления новых типов и увеличения общего объёма обрабатываемых и хранимых записей баз данных и электронных копий документов, расширения состава выполняемых функций, а также увеличения числа рабочих мест пользователей без доработки архитектуры основных программно-технических средств.

А.Р.: Поток обращений в Государственный архив Мурманской области со стороны граждан и организаций постоянно растёт. В таких условиях необходимо проводить работу по повышению эффективности и улучшению условий труда специалистов государственных архивов, привлекая для этого средства автоматизации производственных процессов и процедур. Сокращению сроков исполнения обращений юридических и физических лиц способствуют формирование и пополнение автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам. Важной задачей для учреждений также остаётся сохранение архивных документов, которая с успехом может быть решена благодаря созданию фонда пользования на электронных носителях и замены изымаемых из оборота особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов их электронными копиями. И, наконец, наиболее актуальное направление для архивов — обеспечение доступа к государственным услугам, оказываемым архивами через отраслевые интернет-сайты и повышение доступности архивной информации для населения и организаций посредством размещения автоматизированного научно-справочного аппарата и электронных образов архивных документов в сети Интернет.

А.Р.: Все работы в рамках государственного конт­ракта были выполнены за полгода. На первом этапе в архиве была внедрена комплексная система автоматизации архивной деятельности АИС Архив, объединившая в себе функции по ведению и управлению всеми информационными ресурсами и программными комплексами архива. Это 4-я версия общеотраслевого программного комплекса "Архивный фонд", "Читальный зал", "Учёт и регистрация запросов социально-правового характера", "Электронная картотека о мес­тонахождении документов по личному сос­таву", "Электронный каталог по истории учреждений, организаций и предприятий Мурманской области", "Внутренние описи дел", "Электронная генеалогическая картотека" и "Электронная картотека награждённых лиц" и тематическая база данных правовых актов органов государственной власти и управления по документам, находящимся на хранении в ГОУ ГАМО. В состав комплексной системы вошла также специализированная подсистема "Интернет-портал", предназначенная для информирования юридических и физических лиц о составе и содержании документов архивного фонда Мурманской облас­ти, а также отработки запросов граж­дан и организаций, поступающих через сайт архива.

На втором этапе было разработано и адаптировано программное обеспечение электронного сервиса, обеспечившего предоставление государственных услуг архивных учреждений Мурманской области путём интеграции АИС в Единый портал государственных и муниципальных услуг в соответствии с утверж­дёнными регламентами ОАО "Ростелеком". Обеспечена двусторонняя синхронизация программных средств АИС Архив и Единого портала государственных услуг. Запрос в архивное учреждение, заполненный на портале, после нажатия кнопки "отправить" мгновенно отображается в системе АИС Архив. По желанию пользователя статусы отработки запроса напрямую транслируются в личный кабинет портала, направляются по e-mail или посредством sms. Сотрудник архивного учреждения, подготовив ответ, может уведомить заявителя о месте и времени получения соответствующей справки, в том числе прикрепив к ответу её электронную копию для предварительного ознакомления.

На Едином портале реализована также компонента виртуального читального зала по архивным фондам Мурманской области, поз­воляющая производить многоаспектный поиск, навигацию по путеводителям и оформ­ление требований на доступ к документам фонда пользования в электронном виде. При этом для оптимизации взаимодействия программных комплексов открытие доступа осуществляется посредством предоставления в личный кабинет заявителя авторизированной ссылки на подборку запрашиваемых электронных копий документов.

Также в рамках реализации государственных контрактов выполнены работы по оцифровке 830 архивных описей (425 268 заголовков дел) с распознаванием и индексированием по 12 полям (20% от общего объёма фонда пользования). Полученный информационный ресурс загружен в АИС Архив после проведения проверки. Модульность построения обеспечила возможность модернизации и развития сис­темы за счёт подключения дополнительного оборудования, добавления новых типов и увеличения общего объёма обрабатываемых и хранимых записей баз данных и электронных копий документов, расширения состава выполняемых функций, а также увеличения числа рабочих мест пользователей без доработки архитектуры основных программно-технических средств.

А.Р.: В первую очередь удалось обеспечить предоставление услуг архивными учреждениями области в электронном виде за счёт интеграции АИС с порталами государственных и муниципальных услуг. Были объединены все автоматизированные информационно-поисковые системы, необходимые для исполнения запросов юридических и физических лиц и обслуживания пользователей в читальных залах государственных архивов. Удалось также обеспечить сохранность архивных документов благодаря созданию фонда пользования на электронных носителях и замены изымаемых из оборота особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов их электронными копиями. В конечном итоге всё это способствовало дос­тупности архивной информации и сокращению сроков исполнения обращений граждан и организаций. Появились возможности для удалённого доступа к информации о составе и содержании документов Архивного фонда Мурманской области, а также удалённого заказа документов или электронных копий фонда пользования документов, хранящихся в государственных архивах.

А.Р.: Да, успех проекта позволил Комитету по развитию информационных технологий рассматривать внедрённую в ГОУ "ГАМО" АИС Архив как единую информационную систему архивной деятельности Мурманской области и одобрить в 2012 году расширение использования системы за счёт подключения ГОУ "Государственный архив Мурманской области в г. Кировске" и ряда муниципальных архивов. Кроме того, будут продолжены работы по оцифровке исторических и социально значимых документов.