Торжества, регистрации, госуслуги: ЗАГСы уходят в цифровую реальность

Российские органы ЗАГС используют в своей работе автоматизированные системы для оптимизации процессов предоставления услуг гражданам. Тем важнее становится информационная наполненность таких систем, поскольку с каждым годом растёт поток обращений, а сроки предоставления сведений строго ограничены административными регламентами. Более того, наиболее сложные госуслуги органами ЗАГС выполняются на основе документов, хранящихся в архиве, а не данных, содержащихся в учётных системах

К настоящему времени в органах ЗАГС существенно изменилась технологическая инфраструктура, и практически все они оснащены системами автоматизации МАИС-ЗАГС, "Находка" и т.п. Но помимо технологий для оптимизации текущей деятельности сотрудникам органов ЗАГС необходим инструмент, автоматизирующий обработку запросов граждан.

Аббревиатура ЗАГС означает не только публичное пространство, где совершаются регистрационные действия, а в первую очередь — орган государственной власти. Именно сотрудники органов ЗАГС обрабатывают постоянно растущее количество обращений граждан по вопросам о праве собственности, наследовании, оформлении пособий, проставления апостиля; помогают в розыске пропавших, регистрируют тех, кто потерял свой паспорт.

В архивы органов ЗАГС обращаются за документами, которые нужны для предоставления в другие госструктуры. Специалисты органов ЗАГС ищут сведения для предоставления госуслуг вручную, обращаясь к бумажным документам. Объёмы фондов, между тем, огромны: записи актов гражданского состояния являются частью государственного архивного фонда, и до того, как будут переданы на постоянное хранение в региональный государственный архив, они находятся на ведомственном хранении в органах ЗАГС в течение 100 лет.

Автоматизированные системы органов ЗАГС, как правило, наполнены сведениями за последние 15 лет, а востребованные сведения (те, что потенциально или обязательно будут запрашиваться — с 1953 года) представлены преимущественно только в бумажном виде. Актовые записи, датированные ранее, существуют исключительно на бумаге. Между тем, сроки выполнения услуг органами ЗАГС жёстко регулируются административными регламентами, и российское законодательство требует повышать удовлетворённость граждан. В частности, в Указе Президента Российской Федерации № 601 от 07.05.2012 г. определены следующие сроки и задачи: удовлетворенность граждан РФ качеством предоставления госуслуг к 2018 году должна быть не менее 90%, а время ожидания в очереди при обращении заявителя к 2014 году должно составлять не более 15 минут.

Поиск документов в бумажном архиве, когда вручную листаются актовые книги, не только не способствует высокой скорости обработки запросов, но и приводит к ветшанию, износу документов. Единственный выход из этой ситуации — сократить обращения к бумаге, создав в электронном виде страховой фонд документов архива органа ЗАГС. Для этого необходимо в первую очередь оцифровать востребованную часть фонда, а также ветхие документы (в основной массе актовые книги за 1919 1950 годы находятся в ветхом состоянии). Чтобы сотрудники органа ЗАГС могли использовать оцифрованный массив в своей работе и осуществлять первоначальный поиск, нужно провести индексирование документов по минимальному количеству полей — ФИО и год рождения.

Однако однофамильцев одинакового года рождения в одном регионе может быть очень много. Соответственно, на втором этапе, для активации справочного просмотра, следует провести индексирование по большему количеству полей. Стоит отметить, что количество извлекаемых данных определяет подход к оцифровке, т.к. извлечение индексных сведений — наиболее затратная по времени операция. Можно сразу извлечь и загрузить в систему полную информацию из актовой записи.

При этом следует понимать, что состав полей разнится для каждого вида — например, запись о рождении содержит 28 индексов. Основной же подход, уже использованный органами ЗАГС ряда российских регионов, заключается в извлечении ключевых индексов из актовой записи. Для той же записи о рождении это всего 9 индексных полей. Преимущество данного подхода заключается в значительном сокращении сроков и стоимости проекта. Однако, сотрудник органа ЗАГС на первом и втором этапах работает в двух системах — электронном архиве, где хранятся электронные образы, и в учётной системе.

На третьем этапе осуществляется интеграция электронного архива и учётной системы, что позволяет реализовать многопользовательский доступ зарегистрированных пользователей к учётным данным в объединённом электронном архиве для быстрого поиска документов, а также к электронным образам самих документов. Иными словами, сотрудник органа ЗАГС, работая в привычной для него учётной системе, может при необходимости открыть документ.

Создание электронного архива даёт органу ЗАГС существенные преимущества. Исключаются риски износа и порчи бумажных документов, снижаются непроизводительные затраты на поиск и работу с ними. Сотрудники могут осуществлять сквозной поиск документов по запросу среди всех видов актовых записей. Такие возможности позволяют органу ЗАГС предоставлять услуги гражданам и госструктурам в рамках межведомственного взаимодействия в установленные законом сроки.