Оцифровка в госсекторе: остановить нельзя изменить?

Сергей Хахамов Большинство статей в этом номере газеты «Э.Док» посвящено созданию цифровых информационных ресурсов в государственном секторе. Авторы публикаций в течение длительного времени наблюдают, анализируют, участвуют и реализуют множество проектов информатизации в госорганах и учреждениях, и предлагают читателям обзор текущего состояния дел, а также прогноз на самое ближайшее будущее.

Создание цифровых информационных ресурсов в государственном секторе началось почти двадцать лет назад. В середине 90-х годов насущная потребность российских библиотек в инструменте по автоматизации работы с карточными каталогами и активный поиск такого средства привели к тому, была разработана технология ретроспективной конверсии, то есть преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в цифровой вид с созданием электронной базы данных.

Сегодня оцифровка стала рутиной: она является основной технологией, которая используется в госсекторе, когда стоят задачи избавления от бумаги, автоматизации внутренних процедур, обеспечения оперативной находимости и доступа к информации и документам. В 2014 году госорганам и госкомпаниям были оказаны услуги по оцифровке различных видов документации более чем на 487 миллионов рублей, годом ранее — более чем на 300 миллионов (по данным официального сайта Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов — www.zakupki.gov.ru).

Оцифровывается организационно-распорядительная документация, поскольку является едва ли не основной, что «производят» ведомства и учреждения, а исполнение госфункций и принятие решений требуют от специалистов обращения к первоисточникам — приказам, постановлениям и т.п.

Переведённая в электронный вид кадровая, наградная документация служит инструментом для оперативной отработки запросов о начислении пенсий госслужащим. Государственные, ведомственные, муниципальные архивы, а также архивы органов ЗАГС цифруют документы, необходимые для выполнения запросов социально-правового характера. Оцифровывается проектно-сметная, финансовая документация, документы земельно-имущественного и градостроительного комплексов, документы на объекты культурного наследия и так далее и так далее. В российских судах судьи и их помощники изучают дела, пользуясь электронными архивами судопроизводства.

В государственных архивах выполняются проекты по оцифровке документов, содержащих генеалогическую и иную тематическую информацию.

Более подробно о проектах и подходах к оцифровке мы можете прочитать в статьях Виктора Короткова (стр. 6), Сергея Журавлёва (стр. 8), Марии Шугаевой (стр. 11).

Под переводом в электронный вид, или оцифровкой, сегодня понимаются два последовательных процесса — сканирование бумажных документов и извлечение из них индексных данных. Сканирование само по себе не утилитарно, поскольку найти в структурированном бумажном архиве документ намного проще, чем искать среди миллионов электронных образов, даже разнесённых по папкам. Соответственно, важнейшей задачей является формирование возможностей для поиска — индексной/поисковой базы. И чем более подробным будет индексирование документов, тем лучше (то есть, быстрее и точнее) будет находимость документов и информации. Затем полученный информационный ресурс, как правило, загружается в систему, которая служит справочником, источником сведений и документационной поддержи процессов, происходящих в государственном органе.

Однако, несмотря на привычность задачи и выверенные технологии её решения, в сфере создания электронных информационных ресурсов для госсектора вот-вот произойдут перемены. Вызваны они тем, что во многих проектах процесс, что называется, перевешивает результат. Ретроконверсия оказывается настолько дорогостоящей, что заказчик готов отказаться от множества преимуществ, которые он получит в результате оцифровки своих документальных массивов, либо ищет другие пути. Об альтернативном решении и создании автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности госслужащих — в материале Владимира Алеева (стр. 2).

Александр Клименко (стр. 10) предлагает рассматривать распоряжения и постановления органов местного самоуправления, связанные с выделением земельных участков и разрешений на строительство, в качестве основы для инвентаризации и реализации проактивного подхода к наполнению муниципальных бюджетов.

Архивная отрасль, воспринимаемая обществом обычно в качестве наиболее консервативной в государственном сегменте, на самом деле оказывается едва ли не самой революционной. Росархив намерен усилить прикладной эффект от проектов по созданию цифровых информационных ресурсов, реализовав систему платного online-доступа. Это интеллектуальная система, где оцифровка — только одна и далеко не самая главная ее составляющая. Подробнее об этом читайте в статье «Найти своё прошлое и не потеряться» (стр. 4-5).

Вообще, интеллектуальная компонента, которую разработчики привносят в рутинный процесс создания цифрового ресурса и его использования, — это, как теперь модно говорить, тренд. Но изменения и сдвиги происходят отнюдь не ради искусства: они позволяют решать практические задачи, стоящие перед госслужащими каждый день.