5 Августа 2013

Оцифровка в госорганах: выбираем оборудование

Оцифровка в госорганах: выбираем оборудование

Переход к предоставлению государственных и муниципальных услуг в электронном виде и начало реализации программ «Электронная Россия» и «Информационное общество (2011-2020 годы)» потребовали от госорганов создания больших банков электронной информации. Необходимо оцифровывать как уже накопленные массивы, так и поступающие в текущем режиме бумажные документы. Для решения этих задач требуется сканер. Какой? Вот об этом и пойдёт речь в нашем обзоре.

Производители оборудования активно продвигают модели, «заточенные» специально под государственного заказчика. Неудивительно — сегмент B2G для вендоров сегодня стал одним из самых привлекательных. Интеграторы, которые тоже играют на этом поле, не остались в стороне и предлагают свой ответ на вопрос: каков он, идеальный сканер для госорганов. 


Мы рассмотрим сканеры, предназначенные главным образом для оцифровки ОРД, преобладающей в общем объёме документов региональных администраций, министерств, ведомств и т.п.

ОТ БУМАГИ ДО «ЦИФРЫ» ТРАНЗИТОМ Госсектор переходит на электронное взаимодействие с бизнесом и гражданами. Потоки бумажных документов постепенно сходят на нет, а число электронных документов растёт не по дням, а по часам. Тенденция эта, безусловно, положительная — за цифровыми технологиями будущее. Те, кто сегодня полноценно использует электронный документооборот, уже успели убедиться, насколько «цифра» упрощает жизнь и тому, кто обращается за услугой, и тому, кто её оказывает. Основная задача текущего периода — создать техническую базу для перехода на полностью безбумажный документооборот — то, на чём, собственно, можно ехать в светлое цифровое будущее.

Итак, что же предлагает рынок сканирующего оборудования для быстрой оцифровки «макулатуры»?

ИЗУЧАЕМ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Первая категория — МФУ и планшетные сканеры. Дёшево и сердито. Оба устройства относятся к одному классу нижнего сегмента сканирующего оборудования. Они малопроизводительны и потому не предназначены для массовой оцифровки документов. Оборудование медленно сканирует, и требует большой подготовительной работы: аккуратно положить оригинал, открыть-закрыть крышку и т.д. Сканеры этого класса рекомендуется применять, когда потоки минимальны.

Другая крайность — высокопроизводительные документные суперсканеры, такие как робот ЭЛАР СКАМАКС и похожие модели Fujitsu, Kodak, Canon. Они специально созданы для обработки огромных массивов документов со скоростью свыше 100 страниц в минуту. Их выбирают крупные министерства и ведомства, где вал документов, в частности, федеральные налоговые и таможенные органы.

И есть третья категория оборудования из разряда «золотая середина» — сканеры рабочей группы. Они обладают средней производительностью (до 50-60 страниц в минуту) и отличаются двумя основными признаками. Первый — простота конструкции, второй — относительная дешевизна. Для того чтобы работать на них не требуется специальных навыков. Единственная проблема — их не так легко встроить в IT-инфраструктуру заказчика, поскольку необходимо специальное программное обеспечение, которое не поставляется вместе с устройствами такого класса.

Сканеры рабочей группы широко представлены на рынке. Из лидеров категории можно назвать модели Fujitsu, Kodak, Canon, Epson. У оборудования каждой их этих компаний есть свои плюсы и минусы, более или менее критичные при выборе.

МОДИФИКАЦИЯ ПОД ЗАКАЗЧИКА

Производители идут по пути расширения предложения специализированных моделей: под каждую задачу — свой сканер. В дополнение к этому они пытаются строить на базе сканера комплексные решения и предлагать заказчику не просто «коробку», а систему, выполняющую конкретную функциональную задачу госзаказчика. Слово — представителю компании Canon.

Сергей Котеневский, менеджер по развитию бизнеса группы DIMS:

«Линейка сканеров рабочей группы Canon включает четыре модели. У каждой из них есть своё конкурентное преимущество: минимальная площадь, занимаемая на столе, или возможность работы с более плотными видами бумаги, или высокая скорость сканирования. Заказчик всегда может выбрать из этого пула модель под свои запросы.

Если говорить о предложениях, которые мы делаем государственному заказчику, то после принятия закона об электронных торгах, во-первых, большинство конкурсов стало проводиться в электронном формате, а во-вторых, в них участвуют только «коробки», а не комплексные решения, как это было до принятия закона. Для заказчика я не вижу в этом очевидных плюсов, для производителя тоже. Нам интереснее разрабатывать решение и с ним выходить на рынок, чем конкурировать в «коробках», например, с азиатскими производителями. Надо понимать, что с ними оборудование ведущего бренда, произведённое в Японии, конкурировать ценой зачастую не может».Как видим, за интеграционный подход, при котором сканер приобретается не просто как устройство, а как часть комплекса по оцифровке документов, интегрированная с общей IT-системой организации, выступают и сами вендоры.

Крупные поставки сканеров, как правило, реализуются в виде проектов. А что такое проект? Это большие комплексные работы, которые проводит компания-интегратор, встраивая в существующую IT-инфраструктуру заказчика новое оборудование. Именно поэтому выбор сканера часто делает не само госучреждение, а интегратор, который внедряет то или иное IT-решение.

НЕ СКАНЕР, А ЦЕНТР ОЦИФРОВКИ

Сканеры служат базой для создания центров оцифровки. В этом случае велика роль интегратора в процессе выбора оборудования. Кроме общих критериев, таких как качество, долговечность и надёжность, им учитываются: удобство сервисного обслуживания, интеграционные возможности и уровень программного обеспечения. Какие моменты, описывающие этот набор параметров, наиболее критичны?

Если говорить о сервисе, то большое значение имеют схема техподдержки («под замену», «с заменой на время ремонта» или «полная замена в случае крупной неполадки») и количество сервисных центров в разных регионах РФ. Шансы производителя, имеющего развитую сеть сервисных центров, выше, особенно если интегратор не федерального, а регионального уровня. В этом случае вендор сможет напрямую оказывать сервисные услуги заказчику.

Второй важный момент — срок принятия решений в компании. Когда интегратор начинает прорабатывать те или иные проекты, ему необходимо быстро получать информацию из штаб-квартиры вендора. В идеале — процесс не должен затягиваться более чем на 2-3 дня. За это время интегратор должен согласовать с заказчиком все детали проекта и подтвердить как собственные обязательства, так и обязательства производителя. Столь же критичен и срок поставки. Приобретая оборудование, российские заказчики, как правило, не готовы долго ждать поставки.

При оценке интеграционных возможностей устройства учитывается, насколько активно вендор готов помогать интегратору в процессе внедрения сканера в общую инфраструктуру, которую тот строит. Допустим, строится электронный архив, и нужно, чтобы отсканированный документ автоматически его пополнял. Если вендор готов проработать такую возможность, интегратору проще сделать выбор в пользу его устройства.

С точки зрения программного обеспечения важны максимально широкие возможности сканеров в работе с образами (улучшение качества, отсечение цветов, встроенные функции по распознаванию штрихкодов или OCR-распознаванию текста и др.).

Во внимание также принимается показатель себестоимости сканирования одного условного листа, характеризующий полную стоимость решения, которое поставляется и в течение нескольких лет будет поддерживаться.

СМОТРИМ, ВЫБИРАЕМ…

Теперь о том, как выбор оборудования осуществляется на практике. Корпорация ЭЛАР реализовала крупный проект по созданию системы электронного архива мировой юстиции Ямало-Ненецкого АО. Основная задача, которую предстояло решить, — построение на базе ЕСМ-платформы Cаперион мощной инфраструктуры с единым хранилищем электронных документов и взаимодействующими между собой подсистемами мировых судей (31 участок). Система была интегрирована с центрами оцифровки, при выборе оборудования для которых проводилось всестороннее тестирование.

Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации ЭЛАР: «Мы проводили отбор не просто по формальным параметрам — мы устроили на нашем производстве тестовую лабораторию, где испытывали самые разные сканирующие устройства. Что нас интересовало? Прежде всего, высокое качество образов, производительность, надёжность работы при нестандартной нагрузке (от пиковой до нуля), удобство, простота интеграции с ПО.

При выборе оборудования для нас была важна не только скидка, которую производитель предоставляет дистрибьютору, мы учли все аспекты, в том числе инсталляционный пакет, принципы сервисного обслуживания, максимальный охват техподдержки, быстрота взаимодействия с центральным офисом. В результате под задачи данного проекта мы выбрали Canon DR-M140 и затем защитили своё решение перед заказчиком».

Если перед госучреждением стоит задача сканирования документов, его должен интересовать не сканер, а центр оцифровки, который позволит эффективно переводить «бумагу» в электронный вид.

Для начала заказчику следует решить: самостоятельно или с привлечением интегратора он будет действовать. Если выбран второй вариант, необходимо определиться с организацией и в дальнейшем обязательно прислушиваться к советам её специалистов.

В этой связи последняя рекомендация: чтобы интегратор не ошибся с выбором устройства, госзаказчику важно не ошибиться с выбором интегратора. Правильный IT-партнёр сможет гарантировать, что оборудование для центра оцифровки будет успешно интегрировано с его платформой, и вся система долгие годы будет работать как единый организм.

Популярные статьи