Особенности СЭД для муниципалитетов: практика внедрения и модернизация

СЭД для муниципального органа власти — это инструмент уменьшения трудовых и финансовых издержек, связанных с бумажным делопроизводством, а также повышения эффективности деятельности и включения в систему оказания электронных госуслуг и межведомственного взаимодействия через СМЭВ.

Автоматизация внутренней деятельности организаций в России носила долгие годы стихийный характер. Во многих муниципалитетах устанавливались различные программные продукты, в том числе самописные, предназначенные для автоматизации работы с документами, контроля исполнения поручений и обеспечения перехода на электронный документооборот. Сама по себе система может вполне справляться с задачами в рамках одного конкретного муниципалитета или департамента. Но на сегодняшнем уровне технологий и задач, возникают более масштабные цели — переход на электронное межведомственное взаимодействие и предоставление госуслуг в электронном виде.

Наиболее правильный способ полноценного перехода на электронный документооборот — внедрение СЭД «с нуля». Для того чтобы приступить к внедрению, прежде всего необходимо выбрать современный программный продукт, который будет отвечать задачам автоматизации, легко интегрироваться с любыми внешними сервисами и иметь готовые коннекторы к СМЭВ. Задача несколько усложняется, если СЭД в организации уже установлена и используется, но работает исключительно как система по учёту и регистрации документов. В таком случае необходимо предусмотреть интеграцию существующей системы с новой или перенос данных.

Перед началом реализации проекта по внед­рению (модернизации) системы электронного документооборота (СЭД) необходимо проведение экспертизы. В рамках экспертизы необходимо обследовать текущее состояние процессов делопроизводства и документооборота организации, определить, в каких форматах и как хранятся документы, какие процессы автоматизированы. В работе на первом этапе принимают участие аналитики и руководитель проекта внедрения, а также, если необходимо, сотрудники «ключевых» подразделений учреждения, специалисты ИТ-департамента. Затем наступает период пробной эксплуатации системы, когда основной задачей является выявление и устранение неучтённых малоэффективных механизмов делопроизводства.

Следующий этап — перенос документов из старой системы в новую СЭД. Работы включают в себя наполнение классификаторов и справочников, перенос всех карточек документов. Один из самых ответственных моментов — создание конвертора, который всегда проектируется индивидуально. Нехватка одной цифры в поле или неправильный перенос могут привести к потере документа, который, возможно, уже никогда не найдётся.

Поскольку работа муниципального органа власти не может прерываться, а подписанные сегодняшним числом документы должны быть этим же днём внесены в систему, все процедуры по модернизации необходимо проводить при действующей СЭД. Это можно доверить лишь специалистам с большим опытом исполнения подобных проектов, так как необходимо установить новую систему электронного документооборота и интегрировать её в СМЭВ и извлечь из старой системы всю информацию, загрузить её в новую СЭД и оградить пользователей от работы в двух системах параллельно. Важно отметить, что проекты по внедрению и модернизации СЭД всегда требуют от исполнителей высочайшей квалификации. Экономия на специалистах экспертного уровня, как показывает практика, ведёт к сбоям в работе системы и, как следствие, всей организации.

Результатом работ по внедрению (модернизации) СЭД должна стать полноценная система, которая настроена под процессы организации, интегрированная с системой межведомственного взаимодействия, с внутренними базами данных и учётными системами, порталами госуслуг и муниципальным порталом.

В качестве примера, рассмотрим особенности практики внедрения СЭД на примере проектов в органах власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры: проект по модернизации СЭД в администрации г. Когалым и проект по модернизации СЭД в Департаменте здравоохранения региона.

Цель проекта в администрации г. Когалыма — повысить эффективность управленческой деятельности работников мэрии города, обеспечить руководителей подразделений и специалистов актуальной и достоверной информацией, а также сократить затраты на формирование и обработку консолидированных отчётов по исполнению документов.

Исполнителем проекта по итогам открытого конкурса стала корпорация ЭЛАР.
Для максимальной отдачи от внедрения электронного документооборота и снижения таким образом общих затрат на обеспечение эффективного делопроизводства, развитие СЭД было решено строить на основании предварительного комплексного обследования. В результате экспертизы специалистами ЭЛАР был подготовлен детализированный отчёт и рекомендации по оптимизации процессов делопроизводства в администрации города. Проведено обновление базового программного обеспечения СЭД, установлены дополнительные опции ПО, осуществлено наполнение справочников и настроены права доступа пользователей. Уже через месяц СЭД в администрации г. Когалыма была запущена в работу. Специалистами ЭЛАР было организовано и проведено комплексное обучение сотрудников администрации в соответствии с пользовательским функционалом.

На основе рекомендаций ЭЛАР администрацией города были принят ряд управленческих решений, необходимых для ускорения процессов делопроизводства и планового перехода на безбумажный документооборот. Речь идёт, например, о приравнивании протокола просмотра в СЭД к подписи в бумажном журнале, делегировании полномочий должностных лиц, преимущественном использовании во внутренней деятельности только электронных документов. Так, значительная часть входящих документов сканируется, и их последующее движение осуществляется только в электронном виде. Аналогично, Главой города Когалыма рассматриваются все документы в рамках внутренней переписки.

Проведённая работа позволила не только определить оптимальную, с организационной и финансовой точки зрения, конфигурацию системы для автоматизации всех необходимых управленческих процессов, но и сократить сроки внедрения СЭД.

Комментирует Тимофей Кузнецов, начальник управления по информационным ресурсам администрации г. Когалым: «Перед нами стояла задача повысить эффективность использования имеющейся системы, так как частично решение уже было внедрено. Благодаря реализованному проекту удалось автоматизировать жизненный цикл обработки всех поступающих и принимаемых муниципалитетом документов, что позволило ускорить принятие решений и сократить время отработки запросов граждан».

Цель проекта в Департаменте здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры — обеспечение информационного взаимодействия между всеми подведомственными учреждениями здравоохранения, а также их централизованное подключение к ЕСЭД Правительства. Дело в том, что в ХМАО создана и функционирует единая система документооборота Правительства и органов исполнительной власти округа, к которой подключен и Департамент здравоохранения. Однако к системе не имели доступа лечебные учреждения, которым в большинстве случаев и адресована поступающая информация.

Началом проекта стало проведённое экспертами ЭЛАР комплексное обследование, определившее технические и организационные требования к внедрению. Для создания СЭД было решено применить программные продукты «ДЕЛО», на которых построена и единая система документооборота Правительства ХМАО, что позволило упростить последующую интеграцию. Были автоматизированы процессы согласования и совместной подготовки документов. Кроме того, в систему было решено добавить модули сканирования и полнотекстового распознавания для перевода в электронный вид и возможности работать с текстом документов, изначально оформленного в бумажном виде. Сегодня СЭД здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа уже интегрирована с единой системой документооборота Правительства региона, и объединила все 65 учреждений здравоохранения округа: окружные больницы, диспансеры, станции переливания крови, дома ребенка и перинатальные центры, а также профильные отделы муниципалитетов. При этом, все данные системы хранятся централизовано, в Департаменте здравоохранения, а доступ учреждений к ним осуществляется удалённо — для этого сотрудникам достаточно авторизоваться через веб-браузер.

Таким образом, СЭД не только решила задачу гарантированной оперативной доставки документов, полученных Департаментом здравоохранения через единую систему документооборота ХМАО, до конкретного медицинского учреждения-получателя. Она также позволила сократить сроки обработки входящих документов от внешних организаций и контрагентов, уменьшить время подготовки и согласования внутренней переписки и исходящих документов, а также ввести единый стандарт работы с документами, обеспечивающий их управляемость и доступность.

Профессиональное отношение к внедрению и выбор современной программной платформы позволили создать комплексную систему электронного документооборота, которая повысила эффективность информационного и документационного обеспечения всей системы здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

Систему электронного документооборота муниципалитета можно рассматривать как полноценный инструмент управления организации. Но для достижения успеха важно помнить, что современная СЭД — не только и не столько учёт движения документов. СЭД сегодня — это поддержка процессов управления электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания и утверждения до хранения и последующего уничтожения. Система электронного документооборота способна обеспечить возможность автоматизации предоставления госуслуг в электронном виде электронного межведомственного взаимодействия. Но все эти возможности так и останутся таковыми, если просто купить популярный программный продукт и внедрить его, не меняя и не оптимизируя процессы делопроизводства и документооборота. Поэтому любой проект по СЭД начинается с экспертизы, аналитики и выработки рекомендаций. Продолжение работ, — перенос информации или интеграция системы в СМЭВ, — также задачи нетривиальные. Это значит, что на каждом этапе создания в муниципальном органе власти системы электронного документооборота нужно быть уверенным в высокой квалификации, знаниях и опыте компании, которая выполняет данные работы. 