Как построить электронное правительство, если граждане по-прежнему предпочитают бумагу?

Переходу на электронное взаимодействие государственных структур с гражданами и организациями мешает огромный поток документов, обращений и заявлений в бумажном виде, которые продолжают поступать в ведомства.

Федеральное законодательство обязало все госучреждения обеспечивать заявителей государственными услугами в электронном виде, а для этого обмениваться документами и информацией в электронной форме. С 1 января 2012 г. во всех ведомствах должен быть обеспечен безбумажный внутренний документооборот.

Однако реальная ситуация складывается таким образом, что госуслугами в электронном виде сейчас пользуется лишь 6 % населения страны — такие данные обнародовал фонд "Общественное мнение" (ФОМ). Более того, только 40 % россиян имеют доступ в Интернет, и пока нет ни одной государственной структуры, которая бы полностью перевела свою деятельность на электронный документооборот.

Ведомства, наделённые обязанностью принимать заявления и обращения в электронном виде, продолжают получать значительные объёмы документов на бумаге, поскольку граж­дане имеют на это право. В результате даже при качественно организованном электронном рабочем процессе, чиновники вынуж­дены параллельно обрабатывать информацию с бумажных носителей. Дополнительной проб­лемой при переходе на полностью безбумажный документооборот является также разнообразие форматов электронных документов.

В госорганы поступают рукописные документы на бумаге, отправленные по факсу, по почте или курьерской доставкой. Во-вторых, документы, подготовленные в офис­ных пакетах, распечатанные на принтере и также полученные по факсу, по почте, через курьера или по ­e-mail. В-третьих, сведения, которые приходят после заполнения формы на Портале или подготовленные с помощью специализированного клиентского ПО. Таким образом, госструктуры вынуждены обрабатывать разнородный поток входящей информации — неструктурированные электронные документы, структурированные электронные и бумажные (подготовленные в специальной программе) документы и, наконец, неструктурированные бумажные.

Очевидно, что госорганам необходимо работать только с унифицированными и классифицированными электронными документами, которые сопровождены всеми необходимыми для идентификации и принятия решений реквизитами. Унифицировать поток входящей документации возможно только на этапе, когда она поступает в организацию, то есть оказывается в экспедиционной службе ведомст­ва. Электронные документы ре­гистрируются стандартным способом, ­бумажная информация на бланках оцифровывается, распознаётся и загружается в систему.

Что касается неструктурированного потока писем и обращений на бумаге, то они также должны быть отсканированы, а затем отправлены на участок ретроконверсии — здесь вручную будет вбиваться информация в индексные поля. В результате из экспедиции документ выходит в электронном виде — его электронный образ прикреплён к учётной карточке, а бумажный оригинал сразу отправляется в архив. Таким образом, уже на этапе обработки входящей документации осуществляется переход на внутренний безбумажный документооборот.

Следующая важная задача, стоящая перед госструктурами, — создание условий для формирования более структурированного потока входящей документации.

Ведомствам, чья деятельность связана с приё­мом и обработкой отчётности от юридичес­ких лиц, целесообразно разработать и утвердить её стандартизированные формы и заказать разработку специализированного локального программного модуля. Такой модуль, доступный через Портал госоргана и снабжённый обновляемыми справочниками, позволит контрагентам заполнять отчётные формы в интерактивном режиме, а затем их распечатывать (для подписания уполномоченным лицом).

Важной особенностью прог­раммы должна стать надпечатка на каждой странице двумерного штрихкода (стандарт PDF417), способного закодировать до 2000 символов и содержащего в себе всю отчётную информацию, идентифицирующие реквизиты и текстовые комментарии. Обработка подготовленных таким образом отчётов (в т.ч. многостраничных) сведётся к сканированию штрихкодов и автоматическому занесению всех необходимых сведений в информационную систему. Так, после первого же этапа обработки, бумажные отчёты могут быть направлены в архив и востребованы, только когда потребуются юридически значимые документы. Сотрудники, занятые обработкой отчётности, будут использовать информацию из базы данных.

Когда граждане и юрлица подают в ведомства заявления, чтобы зарегистрировать или получить разрешение на какую-либо деятельность, госорганы вправе создать для этого удобные инструменты. Например, разработать стандартизированные формы заявлений, которые содержат базовые реквизиты заявителя, тематику запроса по принципу "нужное подчеркнуть" и другую значимую информацию, которая может быть формализована. Вместе с тем в бланке заявления необходимо преду­смотреть поля для описания других, неформализованных документов пакета: количество документов, количество листов и т.д.

Такой бланк заявлений можно распространять через Портал ведомства, чтобы после предварительной регистрации гражданин или организация могли получить бланк с уникальным штрихкодом. Специалисты ведомства будут обрабатывать входящую документацию такого типа, отсканировав бланк заявления и остальные документы пакета. Сведения с бланка попадут в базу данных, а электронные копии неформализованных документов будут проиндексированы по информации из бланка и "привязаны" к заявлению.

Поскольку вся информация будет поступать в информационные системы госорганизации в типовом электронном виде, сопровождаться реквизитами, которые её идентифицируют, поток входящей документации станет унифицированным. В свою очередь, максимально стандартизировав бумажные документы, ведомство сможет значительно упростить процесс их обработки.

В настоящее время государство реализует целый комплекс мер, направленных на наращивание возможностей для взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде (совершенствование законода­тельства, создание инфраструктуры, формирование электронных информационных ресурсов и т.д.). Одновременно федеральным и региональ­ным ведомствам предстоит решить задачи по максимальной формализации административных процедур при исполнении профильных функций. В частнос­ти, стандартизировать процессы обработки информации, поступающей от юридических лиц и граждан.