Инструмент административной реформы

В числе главных мер по совершенствованию госуправления в России — автоматизация административных процедур органов исполнительной власти всех уровней. Процедуры отработки межведомственных запросов и обращений граждан, подготовки и исполнения ведомственных поручений, отчётности и т.д. должны быть оптимизированы с помощью соответствующих программных и технических средств .

Региональная администрация, государственный архив и загс — вот «три кита», на плечи которых ложится едва ли не большая часть нагрузки по обработке запросов граждан и организаций, в том числе в рамках межведомственного взаимодействия.

Для выполнения целевых функций перед органами исполнительной власти и учреждениями регионов стоит задача соблюдения сроков отработки запросов (административных регламентов), чего можно добиться с помощью оперативного доступа к необходимой информации в электронном виде.
На повышение качества отработки внутренних и межведомственных запросов и обращений граждан «работают» абсолютные результаты поиска, что реализуемо также исключительно в цифровом виде.

Безбумажные технологии учёта, хранения и использования документов дают возможность повысить контроль над процессами работы с документами (в т.ч., контроль над исполнительской дисциплиной), сокращать материальные расходы и трудозатраты при работе с документами. В Республике Саха (Якутия) региональной государственной программой «Развитие информационного общества» на 2012-2016 годы предусмотрено решение этих задач с применением соответствующих ИТ-инструментов.

В 2013 году в республике была организована поэтапная работа по созданию автоматизированной системы хранения и управления документами в Администрации Президента и Правительства, Управлении ЗАГС и Национальном архиве.

В рамках первого этапа в Архиве Администрации Президента и Правительства на базе ECM-платформы Саперион развёрнута система электронного архива, состоящая из модуля текущего ввода, хранилища электронных копий документов, подсистем обработки и доступа, администрирования и автоматизации архивного дела.

Подсистема текущего ввода предназначена для перевода в электронный вид бумажных нормативных и организационно-распорядительных документов, их индексирования и помещения электронных копий в хранилище. Последнее обеспечивает систематизированное хранение документов различных форматов, включая структуру и сохранение всех версий документа. Подсистема обработки и доступа отвечает за поиск, просмотр и редактирование данных об электронных документах и их атрибутов, в т.ч. за организацию взаимосвязи между документами, что позволяет компетентно и быстро отвечать на межведомственные запросы.

Ведение номенклатуры и управление электронными и бумажными документами, выходящими из оперативного оборота и размещаемыми в номенклатурных делах подразделений и в архиве, обеспечивается подсистемой автоматизации архивного дела. Эта подсистема облегчает рутинный труд госслужащих за счёт того, что упрощаются систематизация документов и дел и формирование отчётности. Подсистема также даёт возможность автоматически отслеживать сроки хранения в соответствии с Типовыми и ведомственными Перечнями документов. Наконец, специалисты могут в любой момент получить полную и актуальную информацию о местонахождении документов и текущем состоянии регистрационных данных.

На втором этапе проекта создан и загружен в электронный архив информационный ресурс, состоящий из базы данных и графических образов Постановлений Правительства, Указов и Распоряжений Президента и вице-президента Республики Саха (Якутия).

На начало 2014 года обработано и загружено в систему электронного архива 88 287 документов.

В настоящий момент к электронному архиву имеют доступ все сотрудники архива администрации Президента и Правительства Якутии. Возможности редактирования, печати и других действий с документами зависят от прав каждого конкретного пользователя в системе. Соответствующие разделы электронного архива наполнены также индексной информацией и копиями организационно-распорядительных, кадровых, бухгалтерских документов.

Поскольку одним из основных источников документов является система электронного документооборота, были проведены работы по интеграции электронного архива с АдмСЭД. Это дало возможность пользователям СЭД автоматически сохранять электронные образы документов и их реквизиты в электронном архиве.

Реализация проекта и переход на использование электронных информационных ресурсов позволили автоматизировать работу сотрудников Архива Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) — именно они являются основными пользователями системы. Только за неполный месяц специалистами Архива система была использована для работы более чем с 5 000 документов.

Значительно повысился контроль над процессами работы с документами, сократились материальные расходы и трудозатраты, стопроцентно соблюдаются все регламенты по внутренним и межведомственным запросам и обращениям граждан.

Развитием проекта стало развёртывание системы электронного архива в Управлении ЗАГС и Национальном архиве Республики Саха (Якутия). Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами в учреждениях и обеспечивает создание, учёт, хранение документов, создание научно-справочного аппарата, использование хранящихся в архиве документов, ведение списков подразделений с указанием ответственных за передачу документов в архив.

В настоящее время для Национального архива Республики Саха выполнены работы по переводу в электронный вид более 1 100 архивных описей и загрузке индексной информации и копий документов (37 587 страниц) в АИС «Архивный фонд».

Доступ к информационному ресурсу имеют все пользователи Национального архива региона.

Также выполнены работы по оцифровке и загрузке в ведомственную информационную систему 334 699 записей актов гражданского состояния — о рождении, смерти, заключении и расторжении брака, и установлении отцовства. В результате проекта сотрудники Управления ЗАГС получили оперативный доступ к большему объёму сведений, которые необходимо представлять в электронном виде в органы исполнительной власти и органы ЗАГС других регионов.