Электронное государство начинается… со сканера?

Российские регистрационные органы активно включились в процесс формирования инфраструктуры электронного правительства. Однако, приступив к наполнению своих информационных систем сведениями в электронном виде, ЗАГСы столкнулись с проблемой оцифровки фондов актовых записей.

Здесь речь идёт не о том, чтобы отсканировать сотню или даже тысячу папок с документами. Фонды органов ЗАГС, формировавшиеся с 1917 года по настоящее время, представляют собой наиболее сложный и крупный архивный бумажный массив (наряду с фондами государственных архивов), и их оцифровка — один из самых трудоёмких этапов на пути к предоставлению госуслуг в электронном виде.

Создание электронных ресурсов зачас­тую осуществляется силами самих работников ЗАГСов, совмещающих сканирование материалов с основной деятельностью. Оцифровка документов для наполнения информационных систем в таких условиях может затянуться на годы, если максимально не ускорить этот процесс и не повысить эффективность работы сотрудников. Важную роль в решении этой задачи играет правильный выбор специализированного сканирующего оборудования, отвечающего нескольким важным требованиям.

Качество

Начнём с главного — обеспечения высокого качества скан-образов. Некачественные, нечёткие электронные образы документов плохо поддаются обработке и, находясь в поисковой базе, могут быть неверно распознаны или не распознаны вовсе. Соответственно, результаты выдачи будут нерелевантными запросам, функциональность информационной системы ЗАГС существенно снизится, как снизится в конечном итоге эффективность предоставления электронных госуслуг в целом. Поэтому в технических характеристиках сканирующего оборудования должно значится оптическое разрешение не ниже 400 dpi и полная автоматическая фокусировка.

Помимо этого, оборудование должно подходить для работы с разнообразными материалами — от новых одностраничных документов до ветхих, объёмных книг, обеспечивая качественное сканирование вне зависимости от формата подлинника.

Точность

Начнём с главного: сканирование таких документов, как актовые книги, обязывает к максимальной точности, ведь именно от неё в конечном итоге зависит корректность оказания госуслуг. Не должно быть пропущено ни одной страницы, ни одной записи. С одной стороны это исключает использование автоматических систем пролистывания, с другой — требует высокого разрешения оптической системы сканера, способной распознать угасающий текст, заметки на полях, записи, "вшитые" в корешок книг.

Помимо этого, оборудование должно подходить для работы с разнообразными материалами — от новых одностраничных документов до ветхих, объёмных книг, обеспечивая качественное сканирование вне зависимости от формата и толщины подлинника.

Скорость

Практика перевода российскими органами ЗАГС фондов в электронный вид подсказывает, что эффективным считается сканирование, позволяющее получать 2,5-3 тысячи цифровых образов (как листов, так и разворотов) в день. Для обеспечения такого объёма сканер должен обладать высокой производительностью, которая достигается за счёт мгновенной автофокусировки, возможности постоянного предпросмотра в режиме реального времени и скорости сканирования, не превышающей 5 секунд.

Удобство

Как уже отмечалось, зачастую рядовые сотрудники, не обладающие специальной квалификацией, самостоятельно переводят фондовую документацию в электронный вид. Простота и удобство этого процесса во многом зависит от комплектации сканера. Минимум подвижных деталей и встроенное программное обеспечение сокращают до минимума механические операции и ручной ввод настроек.

Безопасность

Помимо основной цели — оказания госуслуг в электронном виде, оцифровка архивов органов ЗАГС способствует сохранению целостности фондов, помогает избежать ветшания и разрушения документов. С другой стороны, двигаясь в этом направлении, существует опасность нанесения ущерба оригиналу ещё на этапе сканирования. Чтобы этого не произошло, необходимо минимизировать механическое воздействие на оригинал, исключить ультрафиолетовое и инфракрасное излучение, а также нагрев от дополнительного освещения и сканирующих элементов. Продуманная комплектация и технология работы позволят избежать при сканировании разрушения корешка, ветшания бумаги, потускнения текста и других нарушений.

Готовое решение

Последнее обозначенное требование, но не последнее по значению — оснащение сканера собственной операционной системой (ОС). Стоит отметить, что наличие автономной ОС положительно влияет на все вышеперечисленные процессы и в разы повышает их эффективность. Например, предустановленный комплекс программных функций ОС сканера выполняет автоматическую обработку изображений (от выравнивания и исправления изгиба корешка до "поднятия" угасающего текста), что значительно улучшает качество электронных образов. С другой стороны, исключается последующая «ручная» обработка полученных изображений, не требуется привлечение квалифицированного персонала, и экономится время.

Сканер с собственной ОС не требует подключения к дополнительной управляющей станции. Это позволяет оператору полностью сосредоточиться на оцифровке и контролировать процесс непосредственно со встроенного монитора сканера. Помимо этого, сканер с ОС используется как сетевое устройство, что позволяет управлять им дистанционно и сохранять созданные цифровые образы на любой компьютер, доступный в сети.

Несложный выбор

В настоящий момент на рынке представлено два типа сканеров, на которых можно оцифровать сшитые документы: хорошо знакомые всем — планшетные, и специализированные планетарные сканеры.

Достоинства первого типа сканеров — планшетных, исчерпываются низкой стоимостью. Подобное оборудование абсолютно непригодно для поточного сканирования, с помощью которого достигаются необходимые объёмы электронных изображений для своевременного наполнения информационных систем. Длительное позиционирование документа, предварительное сканирование для предпросмотра и окончательная оцифровка на планшетном сканере занимают до 5 минут на получение одного цифрового образа. Неотъемлемой частью работы с планшетным сканером является постобработка полученного скан-образа для улучшения качества изображения. Если учесть, что для этого используют дополнительную станцию и ПО, то привлечение неквалифицированных операторов к процессу сканирования исключается.

Специалисты, столкнувшиеся с задачей оцифровки в своих организациях, приводят примеры из практики, когда некоторые, особо ветхие или ценные документы, просто не допускались к сканированию на планшетном сканере, потому что это расценивалось как нарушение правил хранения. Нагрев, активная система освещения, отсутствие приспособлений для бережного раскрытия сшитых документов, если не разрушали оригиналы, то наносили им серьёзный ущерб.

Планшетные сканеры изначально не приспособлены для промышленного сканирования, в их спектр задач не входит обеспечение поточного процесса и безопасности оригиналов.

Для эффективного выполнения объёмных заказов, таких как оцифровка фондов ЗАГС, необходимо специализированное сканирующее оборудование. В отличие от общедоступных моделей, такие сканеры не только удовлетворяют всем требованиям, перечисленным выше, но и обладают рядом уникальных функций.

Фокус на планетарный сканер

Планетарные сканеры предназначены для бесконтактной поточной оцифровки различного рода сброшюрованных документов, имеющих жёсткий корешок или плотную сшивку, ветхих и нестандартных материалов. Чтобы не повредить «проблемный» оригинал, а также качественно и быстро оцифровать его, сканеры оснащаются специальными приспособлениями — так называемыми «книжными колыбелями», с изменяемым углом наклона от 120 до 180 градусов.

Бесконтактный способ сканирования полностью исключает механическое воздействие на оригиналы, гарантируя их сохранность. Современные оптические системы обеспечивают высокое качество получаемых электронных образов при любом состоянии оригинала за счёт оптического разрешения до 600 dpi. Светодиодная система подсветки, встроенная в корпус сканирующей камеры, исключает влияние ультрафиолетового и инфракрасного излучения на сканируемый объект.

Можно сделать вывод, что совокупность технического функционала планетарных сканеров отвечает всем требованиям, предъявляемым к сканирующему оборудованию, и в итоге — представляет собой эффективное решение задачи по переводу бумажных документов в электронный вид.

Стоит отметить, что даже идеальное устройство требует обслуживания. Поставщики сканирующего оборудования должны гарантировать заказчикам проведение ремонтных и профилактических работ в сервисных центрах не только в городах федерального значения, но и регионах. Простой техники, цена которой сопоставима со стоимостью бюджетных иномарок, существенно снижает эффективность процесса перевода документов в электронный вид, а значит, сказывается на работе организации в целом. Современное решение этой проблемы — удалённый мониторинг работы сканера. Например, для сканеров ЭЛАР ПланСкан используется технология "ЭЛАР ТелеСервис", которая позволяет проводить диагностику работы сканера, осуществлять ремонт и настройку, обновлять программное обеспечение удалённо.

Установка планетарного сканера — всего лишь малая деталь в формировании инфраструктуры электронного общества. Скан-образы документа ещё надо распознать, атрибутировать и адресно разместить в информационных системах. Но от этой детали зависит эффективность всего процесса.