Второй этап лоскутной автоматизации? Спасибо, нет

Тема проникновения процессного подхода в российский бизнес очень популярна в последнее время. Согласно данным исследования Software AG, IDC Россия и портала ИТ-директоров Global CIO, бизнес-процессы так или иначе уже описаны в 77% отечественных компаний, а внедрением процессного подхода в течение 1-6 лет занимается 48% респондентов. Российские организации предпочитают автоматизировать свои бизнес-процессы с помощью систем электронного документооборота: так высказались 53 % опрошенных. Как отмечают авторы отчёта, особенно трепетное отношение к автоматизации канцелярии является типичной особенностью отечественного бизнеса.

Долгое время управление документами и информацией действительно сводилось к использованию систем для автоматизации организационно-распорядительного документооборота (ОРД). Однако участники того же исследования в числе наиболее важных для анализа и оптимизации называют бюджетирование, продажи, управление персоналом и другие процессы. И компании рискуют снова выбрать путь лоскутной автоматизации, уже второй в их истории, оптимизируя такие разные направления деятельности как, инженерно-техническая, конструкторская, бухгалтерская или канцелярская, с помощью различных IT-инструментов. В том же отчёте Software AG и IDC Россия отмечается, что самое распространённое количество IT‑систем в отечественном бизнесе — от 8 до 15. Это утверждают 28 процентов участников опроса. Ещё 17% говорят, что у них до 50 эксплуатируемых систем.

Функционал систем электронного документооборота (СЭД), которые позволяют управлять карточкой документа, но не имеют встроенных средств управления потоками работ, ролями пользователей и так далее, современной организации уже не интересен.

Призванная наладить процессно-ориентированный документооборот, СЭД должна включать в себя автоматизацию процессов обработки всех видов документопотоков. Обеспечивать автоматизацию функций подготовки проекта документа, согласования, подписания, регистрации, совместной работы, контроля и учёта исполнения, а также классификацию хранения документов. Реализовывать контроль исполнительской дисциплины, формирования отчётности и так далее.

Помимо автоматизации ОРД, в оптимизации нуждаются бизнес-процессы, поддерживающие основную деятельность организации, например, бухгалтерский учёт и управление персоналом, а также уникальные процессы — управление кредитными досье в банках или геологической документацией на добывающем предприятии. Последние автоматизировать с помощью даже самого продвинутого СЭД невозможно. Кроме того, сегодня в деятельности организаций всё больше возрастает роль мультимедийного контента (видео, графика, Web-контент), для работы с которым также требуются системы более высокого класса.

Организациям, перед тем как решить эти задачи, предстоит ответить на вопрос: готовы ли они внедрять отдельные системы, нацеленные на автоматизацию сугубо функциональных подразделений и расширять тем самым количество "жителей" своего IT‑зоопарка? Тем более, что сегодня рынок предлагает платформы, на основе которых можно создать единое информационное пространство организации, в полную силу используя наличие актуальной и доступной информации, как структурированного, так и неструктурированного типа. Современные системы управления корпоративным контентом, ECM, также обладают существенной Business Process Management (BPM) функциональностью: инструменты моделирования в таких системах не требуют от пользователя специальной подготовки и позволяют создавать маршруты лю­бой сложности, настраивать бизнес-процессы, задавать временные рамки и отслеживать результаты каждого шага, поддерживать работу и с типовыми маршрутами, и со специализированными. С помощью такого "констуктора" можно построить как управление бухгалтерской "первичкой" в крупном промышленном холдинге, так и исполнение поручений в госучреждении.

Основное преимущество ECM — это их маштабируемость. Ориентируясь на подразделение, которое более всего сегодня нуждается в автоматизации бизнес-процессов, и реализуя эту задачу, организация всегда оставляет за собой возможность расширить действие системы. Например, после автоматизации бухгалтерии, перейти к кадрам. По такому пути пошли в ОАО "Сибирская угольно-энергетическая компания", где по результатам эксплуатации электронного архива в финансовом управлении, было принято решение о масштабировании системы на кадровые подразделения и интеграцию с модулем SAP HR. Российский фонд фундаментальных исследований, построивший электронных архив так же, как и ОАО "СУЭК", на платформе САПЕРИОН, помимо управления бухгалтерской документацией, автоматизировал работу с проектами, личными делами экспертов, а также соз­дал комплекс систем видеоконференц-связи и просмотра архивных записей ­аудио-видео протоколов.

Крупные ECM-платформы, такие как САПЕРИОН или FileNet рассматривают весь корпоративный контент в неразрывной связи с его бизнес-процессами. На них строит­ся самый важный источник информации на предприятии или в госструктуре, а пользователями являются не только сотрудники, но и другие информационные системы. В этом существенное отличие ECM от СЭД, которые, как правило, служат сугубо изолированным целям, автоматизируя только канцелярию, или только канцелярию и ОРД. Что касается подрядчика, то при выборе компании, которая будет ставить систему, следует ориентироваться на количество успешных практик внедрения аналогичных платформ.